Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:n CRM-järjestelmän hankinta

Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy on Mikkelin kaupungin, Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun ja LUT-yliopiston omistama alueellinen kehitysyhtiö ja osa Mikkelin kaupunkikonsernia. Tavoitteenamme on lisätä Mikkelin elinvoimaa auttamalla yrityksiä menestymään. Yhtiön toiminta pitää sisällään yrityspalvelut, toimintaympäristön kehittämisen ja matkailun edistämisen ja CRM-käyttäjämäärä on 36-38 henkilöä. Vaihtelu vuosittain on yleensä luokkaa +- 5 hlöä. Tämän kilpailutuksen kohteena on yhtiön CRM-järjestelmän hankinta toistaiseksi voimassaolevalla hankintasopimuksella. Hankintaan liittyvä vuoropuhelu aloitettiin kesäkuussa 2022 tietopyynnöllä (markkinakartoitus) ja sitä jatketttin elokuussa markkinavuoropuhelutilaisuudella. Kilpailutuksen kohde on SaaS-palveluna hankittavan monipuolinen ja kattava CRM.järjestelmä. CRM-järjestelmä on kehitysyhtiön toiminnan kannalta kriittinen järjestelmä. HUOM! Jos voittaneen tarjoajan palvelukuvaus tai projektisuunnitelma eivät ole tilaajan kannalta riittävän kattavia, tilaaja voi vaatia dokumenttien täydentämistä ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. Kattavan palvelukuvauksen ja projektisuunnitelman laatiminen on ehdoton ehto palvelun hankinnan aloittamiselle ja hankintasopimuksen allekirjoittamiselle.

Tarkempi kuvaus Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:n nykytilanteesta ja hankinnan kohteesta liitteessä 1 CRM Nykytilanne ja lähtökohdat. Vaatimusmäärittely liitteessä 2 Vaatimusmäärittely. Tarjouspyynnön / tilaajan liiteet: Liite 1: CRM Nykytilanne ja lähtökohdat Liite 2: Vaatimusmäärittely (pakolliset ja valinnaiset ominaisuudet) (palautetaan täytettynä tarjouksen yhteydessä) Liite 3: Asiakaspalautteen arviointi tarjoajan nimeämistä referenssikohteista Liite 4: Referenssitiedot tarjoajan asiakkaiden palautteen arviointiin nimettävistä asiakkaista (palautetaan täytettynä tarjouksen yhteydessä) Liite 5: Referenssiasiakkaan arviointilomake (tarjoaja toimittaa tilaajan valitsemille referenssiasiakkaille, jotka lähettävät sen suoraan tilaajalle) Liite 6: Demotilaisuudesta ja sen arvioinnista Liite 7: Referenssitiedot määrälliseen ja laadulliseen arviointiin (palautetaan täytettynä tarjouksen yhteydessä) Liite 8: Palvelukuvauksen pohja (Palvelukuvauksen runko/pohja täytettäväksi)(palautetaan täytettynä tarjouksen yhteydessä) Liite 9: ICT-Projektisuunnitelmapohja (Käyttöönottoprojektin projektisuunnitelman runko täytettävksi)(palautetaan täytettynä tarjouksen yhteydessä) Liite 10: Sopimusluonnos Liite 11: Tietoturvallisuussopimus Liite 11.1 Salassapito- ja tietoturvasitoumus Liite 11.2 Henkilötietojen käsittelyn vaatimukset Liite 11.3 Tietoturvallisuustasot hankinnoissa (.xlsx) Liite 11.3.1 Yleiset tietoturvavaatimukset toimittajille Liite 11.4 Henkilötietojen kuvaus_seloste käsittelytoimista (.xlsx) Liite 11.5 Tietoturvaloukkausten selvittäminen Liite 11.6 Yhteyshenkilöt täytettynä (palautetaan täytettynä tarjouksen yhteydessä) Liite 12 JIT 2015 JHS 166 liite 1 Tarjoukseen liitettävät tarjoajan täyttämät liitteet: Liite I: Referenssikuvaus soveltuvuusvaatimuksen täyttymiseksi (vapaamuotoinen lomake siten että vaatimuksen täyttyminen ilmenee doumentista)(Tarjouspyynnön kohta "Soveltuvuusvaatimukset") Liite II: Vaatimusmäärittelyn ei-pakolliset ominaisuudet (tilaajan toimittama liite "Vaatimusmäärittely" täytettynä)(Tarjouspyynnön kohta "Hankinnan kohteen kriteerit") Liite III: Referenssitiedot asiakaspalautteen arvioimiseksi (Tilaajan Liite 4) Liite IV: Referenssitiedot määrälliseen ja laadulliseen arviointiin (Tilaajan Liite 7) Liite V: Palvelukuvaus (Tilaajan liite 8) Liite VI: ICT-Projektisuunnitelma (Tilaajan liite 9) Liite VII: Tietoturvallisuussopimuksen liite 1.6. Yhteyshenkilöt täytettynä)(Tilaajan liite 11.6)