Toiminnanohjausjärjestelmä

Hankinnan kohteena ovat SaaS-palveluna toimiva toiminnanohjausjärjestelmä, joka koostuu seuraavista osa-alueista 1. Taloushallinto Järjestelmäkokonaisuuden tulee sisältää kaikki seuraavat osakeyhtiön taloushallinnon osa-alueet: kirjanpito, käyttöomaisuuden hallinta, osto- ja myyntireskontra – sisältäen laskujen kierrätyksen, edelleenlaskutus liitteineen (ostojen sekä työtuntien edelleenlaskuttaminen lisättynä määritellyllä katteella), budjetointi ja raportointi. 2. Materiaalihallinto ja hankinnasta maksuun – toiminnallisuus Osa-alue sisältää kaikki varastotoimintoon vaadittavat toiminnallisuudet sekä verkko-kauppa¬toiminnot sisäisille ja ulkoisille asiakkuuksille. Järjestelmässä voidaan tehdä tilaus, tilauksen tarkistus ja vastaanotto, poikkeamatilanteiden ja reklamaatioiden hallinta sekä ostolaskun kierto ja automaattinen täsmäytys tilaukseen nähden joko itsessään järjestelmässä tai taloushallinnon järjestelmän puolella tai mikäli lasku ei perustu tilaukseen, laskun hyväksyminen, jonka jälkeen lasku menee maksuun. Myyntitapahtumat siirtyvät automaattisesti laskutukseen. Hankittavan järjestelmän avulla hallitaan TeeSe Botnia Oy Ab:n talous- ja materiaalihallinnon prosesseja mahdollisimman pitkälle sähköistettyjen työnkulkujen kautta. Uuden järjestelmäkokonaisuuden odotetaan helpottavan prosessien läpivientiä helppokäyttöisten selainpohjaisten ja mobiiliskaalautuvien käyttöliittymien sekä lisääntyvän automaation avulla. Ohjelmasta tulee saada raportteja hankinnan johtamiseksi ja mittaamiseksi. Prosessin tulee myös toimia SaaS-periaatteella ja siinä tulee olla mobiilitoiminnot vähintäänkin hankintaehdotusten hyväksyntä, tavaran/palvelun vastaanotto- ja laskun asiatarkastus- ja hyväksyntäominaisuuksille. Hankintaan arvioidaan sisältyvän joka osa-alueen kohdalla - järjestelmän käyttöönotto- ja toimitusprojekti - järjestelmän käyttöoikeus - järjestelmän tuki- ja ylläpitopalvelut - järjestelmään liittyviä asiantuntijapalveluita Kaikkiin osa-alueisiin sisältyy ko. osa-alueen raportointivaatimuksia. Hankittavan järjestelmän on liittymärajapintojen avulla pystyttävä keskustelemaan muiden TeeSe Botnian järjestelmien kanssa siten, että tietoja käsitellään aina yhden tallennuksen periaatteella. Liittymärajapinnat tehdään tapauskohtaisesti joko erillisliittyminä tai hyödyntämällä palveluväyläratkaisua. Järjestelmän käyttöoikeuksien on toimittava roolipohjaisesti, joka mahdollistaa tietojen näkymisen ja käsittelyn rajaamisen kunkin käyttäjän työroolin mukaiseksi. Mikäli hankittava järjestelmä koostuu erillisistä ratkaisuista, on näiden keskusteltava tarvittavilta osiltaan keskenään. Maksatusaineisto tulee voida siirtää ulkoiseen maksatusjärjestelmään. Taloushallinnon sisäisten järjestelmäintegraatioiden toteutus on sisällytettävä käyttöönoton hintaan. Erikseen hinnoiteltava integraatiot nykyisiin lähdejärjestelmiin, mm. Aromi14, CleanNet, Cloudia ja LogiApps. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa alustava käyttöönoton projektisuunnitelma, huomioiden TeeSen projektiaikataulun sekä palvelukuvaus, joka sisältää myös rajapinta- ja integraatio-kuvauksen.

Hankinnan kohteena ovat SaaS-palveluna toimiva toiminnanohjausjärjestelmä, joka koostuu seuraavista osa-alueista 1. Taloushallinto Järjestelmäkokonaisuuden tulee sisältää kaikki seuraavat osakeyhtiön taloushallinnon osa-alueet: kirjanpito, käyttöomaisuuden hallinta, osto- ja myyntireskontra – sisältäen laskujen kierrätyksen, edelleenlaskutus liitteineen (ostojen sekä työtuntien edelleenlaskuttaminen lisättynä määritellyllä katteella), budjetointi ja raportointi. 2. Materiaalihallinto ja hankinnasta maksuun – toiminnallisuus Osa-alue sisältää kaikki varastotoimintoon vaadittavat toiminnallisuudet sekä verkko-kauppa¬toiminnot sisäisille ja ulkoisille asiakkuuksille. Järjestelmässä voidaan tehdä tilaus, tilauksen tarkistus ja vastaanotto, poikkeamatilanteiden ja reklamaatioiden hallinta sekä ostolaskun kierto ja automaattinen täsmäytys tilaukseen nähden joko itsessään järjestelmässä tai taloushallinnon järjestelmän puolella tai mikäli lasku ei perustu tilaukseen, laskun hyväksyminen, jonka jälkeen lasku menee maksuun. Myyntitapahtumat siirtyvät automaattisesti laskutukseen. Hankittavan järjestelmän avulla hallitaan TeeSe Botnia Oy Ab:n talous- ja materiaalihallinnon prosesseja mahdollisimman pitkälle sähköistettyjen työnkulkujen kautta. Uuden järjestelmäkokonaisuuden odotetaan helpottavan prosessien läpivientiä helppokäyttöisten selainpohjaisten ja mobiiliskaalautuvien käyttöliittymien sekä lisääntyvän automaation avulla. Ohjelmasta tulee saada raportteja hankinnan johtamiseksi ja mittaamiseksi. Prosessin tulee myös toimia SaaS-periaatteella ja siinä tulee olla mobiilitoiminnot vähintäänkin hankintaehdotusten hyväksyntä, tavaran/palvelun vastaanotto- ja laskun asiatarkastus- ja hyväksyntäominaisuuksille. Hankintaan arvioidaan sisältyvän joka osa-alueen kohdalla - järjestelmän käyttöönotto- ja toimitusprojekti - järjestelmän käyttöoikeus - järjestelmän tuki- ja ylläpitopalvelut - järjestelmään liittyviä asiantuntijapalveluita Kaikkiin osa-alueisiin sisältyy ko. osa-alueen raportointivaatimuksia. Hankittavan järjestelmän on liittymärajapintojen avulla pystyttävä keskustelemaan muiden TeeSe Botnian järjestelmien kanssa siten, että tietoja käsitellään aina yhden tallennuksen periaatteella. Liittymärajapinnat tehdään tapauskohtaisesti joko erillisliittyminä tai hyödyntämällä palveluväylä¬ratkaisua. Järjestelmän käyttöoikeuksien on toimittava roolipohjaisesti, joka mahdollistaa tietojen näkymisen ja käsittelyn rajaamisen kunkin käyttäjän työroolin mukaiseksi. Mikäli hankittava järjestelmä koostuu erillisistä ratkaisuista, on näiden keskusteltava tarvittavilta osiltaan keskenään. Maksatusaineisto tulee voida siirtää ulkoiseen maksatusjärjestelmään. Taloushallinnon sisäisten järjestelmäintegraatioiden toteutus on sisällytettävä käyttöönoton hintaan. Erikseen hinnoiteltava integraatiot nykyisiin lähdejärjestelmiin, mm. Aromi14, CleanNet, Cloudia ja LogiApps. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa alustava käyttöönoton projektisuunnitelma, huomioiden TeeSen projektiaikataulun sekä palvelukuvaus, joka sisältää myös rajapinta- ja integraatio-kuvauksen.