Sähköinen äänestysratkaisu

Kansallisen kilpailullisen neuvottelumenettelyn kautta haemme Suomen evankelis-luterilaisen kirkon käyttöön sähköistä äänestysratkaisua, jolla voidaan järjestää avoin äänestys tai suljettu lippuäänestys joko varsinaisella kokouspaikalla tai kokonaan sähköisessä kokouksessa tai hybridikokouksessa kirkkolain ja kirkkojärjestyksen säännösten mukaisesti. Kirkon keskusrahasto hoitaa kilpailutuksen, ja seurakuntataloudet ja muut kirkon organisaatiot voivat halutessaan hyödyntää tulevaa puitejärjestelyä. Tavoitteena kilpailutusprosessissa on tarjota kaikille potentiaalisille toimijoille yhtäläiset mahdollisuudet osallistua kilpailutukseen hankintalain tasapuolisuuden, syrjimättömyyden, avoimuuden ja suhteellisuuden vaatimusten mukaisesti. Hankinnan kohde täsmentyy kansallisen kilpailullisen neuvottelumenettelyn kuluessa.

Äänestysratkaisua käyttäisivät niin halutessaan evankelis-luterilaisen kirkon yli 350 seurakuntaa toimielimiensä eli kirkkovaltuustojen, kirkkoneuvostojen ja johtokuntien päätöksenteossa. Lisäksi ratkaisu voitaisiin ottaa käyttöön seurakuntayhtymien vastaavissa toimielimissä, Kirkkohallituksessa, tuomiokapitulien istunnoissa, hiippakuntavaltuustojen kokouksissa, kirkolliskokouksen ja sen valmistelevien toimielinten kokouksissa. Käyttötarpeen ja käyttökertojen sekä käyttöajankohtien arviointi etukäteen on hyvin vaikeaa. Esimerkiksi jonkin seurakunnan kirkkoneuvostolla voisi olla tarve käyttää esim. äkillisen sairastapauksen aiheuttaman etäosallistumisen takia kokouksessaan äänestyssovellusta yhdessä kokouksessa useassa äänestyksessä. Ja seuraavan kerran sähköisen äänestämisen tarve tulisi esim. puolen vuoden päästä ennalta sovitusti etäkokouksessa. Ratkaisun tulee olla sillä tavalla erillinen järjestelmä (“stand-alone"), että sen käyttö ei edellytä tarjoajan mahdollisten muiden järjestelmäarkkitehtuuriin kytkettyjen toiminnallisuuksien käyttöä, kuten esim. asianhallintajärjestelmän käyttöä. Tämä kilpailutus ei koske neljän vuoden välein järjestettäviä maanlaajuisia seurakuntavaaleja. Ratkaisun tulee pystyä täyttämään seuraavat tarpeet ja tavoitteet: - Avoin äänestys päätöksentekoa varten (äänestäjän kannanotto ilmenee ajantasaisesti muille äänestäjille) - Suljettu lippuäänestys, jossa vaalisalaisuus säilyy eli ääntä ja sen antajaa ei tule pystyä näkemään eikä yhdistämään myöhemminkään - Äänestysesityksen syöttäminen äänestyksen vastausvaihtoehtojen yhteyteen - Tulokset äänestyksestä ja vaalista - Kokoussihteerin työkalut ml. äänestyksen luominen, äänien syöttäminen käsin ja raportti äänestyksen tuloksesta siirrettävässä formaatissa - Äänestysratkaisun käyttöönoton ja äänestyksen luomisen tulee voida tapahtua nopeasti - Äänestäjämassan tietojen tuominen järjestelmään nopeasti kertaluontoisesti myös etukäteen (isoin n. 100 äänestäjää) - Äänestäjän tunnistaminen (kaksivaiheinen tai vahva) - Mahdollisuus varmistaa, että kukaan ei pysty äänestämään useita kertoja - Hinnoittelumallin tulee olla äänestysratkaisua käyttävän organisaation kannalta tarkoituksenmukainen, käyttipä organisaatio ratkaisua usein tai harvoin Ratkaisulta vaadimme seuraavaa: - Suomen- ja ruotsinkielinen käyttöliittymä - Käyttöohjeet sekä käytön tuki vähintään suomeksi - Käytettävyystestauksella todennettavissa oleva helppokäyttöisyys - Saavutettavuus WCAG 2.1 - Ratkaisun tulee olla käytettävissä erilaisilla laitteilla, käyttöjärjestelmillä ja selaimilla (kannettavat tietokoneet ja älypuhelimet) - Palvelun tulee sijaita EU/ETA:n alueella Lisäksi muita tässä vaiheessa tunnistettuja mahdollisia tarpeita: - Kokousasiakirjojen (asialistan, esityslistan ja sen liitteiden) vieminen järjestelmään - Avoin vastausvaihtoehto suljetussa lippuäänestyksessä (”nimen kirjoittaminen äänestyslippuun”) - Ilmoitus siitä, onko äänestystulos syntynyt määräenemmistöllä (esim. 3/4 äänistä tai 2/3 äänistä + puolet kaikista jäsenistä kannattaa) - Ruotsinkielinen käytön tuki - Sähköinen päätöksentekomenettely ja sen raportti - Käyttöliittymän brändättävyys (logo, kuvitus, värit) Kirkon tarpeita palvelevan ratkaisun näkökulmasta on hyvä tiedostaa, että äänestyskäytäntö muistuttaa pitkälti kunnissa käytössä olevia käytäntöjä. Tarjottavassa ratkaisussa on otettava huomioon asian käsittelyä ja päätöksentekoa koskeva lainsäädäntö ja muut lainsäädännölliset vaatimukset kuten tietoturvaa ja tietosuojaa koskevat vaatimukset. Kirkkolaissa on viitattu kirkkoa koskevaan muuhun yleiseen lainsäädäntöön, joka tulee ottaa myös huomioon. Tällaisia ovat esimerkiksi hallintolaki, digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annettu laki, kielilaki, EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki. Huomioon tulee ottaa myös tiedonhallintalain vaatimukset.

Linkit Kirkkolakiin (1054/1993) ja Kirkkojärjestykseen (1055/1993) löytyvät kohdasta Linkit. Ratkaisun on täytettävä myös tulevan lainsäädännön vaatimukset, jotka ilmenevät ehdotuksesta uudeksi kirkkolaiksi HE 108/2022 vp (eduskunta.fi) ja kirkolliskokouksen hyväksymästä uudesta kirkkojärjestyksestä Kirkkojärjestys 20.12.2021 (evl.fi). Linkit edellä mainittuihin löytyvät myös kohdasta Linkit.