Langaton kokousjärjestelmä 2022

Imatran kaupunki käynnistää kokousjärjestelmään liittyvän hankintamenettelyn neuvottelumenettelynä. Kiinnostuneita alan toimijoita pyydetään jättämään neuvottelumenettelyyn osallistumishakemus. Neuvottelumenettelyyn valitaan hakemuksen ehdot täyttävät ehdokkaat. Kyseessä on langaton kokousjärjestelmä, jossa on yhteensä 50 henkilökohtaista kokouslaitetta ja tarvittavat ohjelmistot. Sopimuskaudeksi on arvioitu kaksi vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuisi toistaiseksi voimassa olevana 12 kk irtisanomisajalla tilaajan niin päättäessä. Hankinta ylittää kansallisen kynnysarvon.

Tarjouspyynnön kohteena on langaton kokousjärjestelmä, jossa: -N. 45 osallistujaa + puheenjohtaja ja tekninen sihteeri sekä varalaitteet, yhteensä 50 erillistä henkilökohtaista kokouslaitetta -Langattomat kojeet, joissa on akku, mikrofoni, kaiutin, sekä tarvittavat ominaisuudet osallistua kokoukseen, esim. äänestys, puheenvuoropyyntö, sähköinen tunnistautuminen sekä muut yleiset ominaisuudet. -Kokousjärjestelmän sovellus, johon tulee pystyä määrittämään Imatran valtuuston kokouskäytännöt esim. sallittujen puheenvuorojen pituudet, avoinna olevien mikrofonien määrät, repliikkipuheenvuorot, asialistat, jne., eri näkymät oltava mahdollisia (liitteenä kuvaus kokouksen etenemisestä). -Keräysvaunu, johon kojeet voidaan kerätä lataukseen, säilytykseen, sekä kuljetukseen. -kokousjärjestelmän tulee sisältää automaattisesti ohjautuvia kameroita , ohjain- ja videomixerin , käsin ohjattavia videokameroita, sekä järjestelmä mahdollistaa kokouksen streamauksen livenä verkkoon -Streamia varten oltava mahdollista muokata omat graafiset ilmeet, synkata puhuja(nimi) ja kuva, asialistat oltava synkassa streamin kanssa, on pystyttävä tuomaan puhujapöntön kuva streamiin sekä saliin ja kuva on saatava myös erillisestä tietokoneesta streamiin. -Nimenhuuto / läsnäoloilmoittautuminen (kokousosallistujan päätelaitteesta ilmoittautumismahdollisuus ja järjestelmä kerää kokonaistilanteen kokouksesta, läsnäolijat nähtävillä nimittäin kokouksen aikana) -Kokousraportit ja kirjalliset tositteet (läsnäolijat, puheenvuorot pykälän kohdalla / kesto/ järjestys / nimi, äänestyksistä raportit kuka äänesti, mitä äänesti pl. suljettu lippuäänestys, jossa vain lopputulos on todennettavissa) -Suljettu lippuäänestys sähköisesti ja avoin äänestys oltava mahdollisia -Etäosallistuminen oltava mahdollista ja samaan järjestelmään päästävä tableteilla sekä tietokoneilla. Sopimuskaudeksi on arvioitu kaksi vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuisi toistaiseksi voimassa olevana 12 kk irtisanomisajalla tilaajan niin päättäessä. Valintaperuste on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.