"Baltic Sea Science Congress" kongressin järjestäminen

Hankinnan kohteena on "Baltic Sea Science Congress" kansainvälisen kongressin järjestäminen elokuussa 2023 Helsingissä. Kongressin osallistujamäärä on noin 300 henkilöä. Palvelupakettiin kuuluu: - nettisivijen teko - abstraktien käsittely - osallistujayhteydet - majoitusjärjestelyt - tapahtuman budjetointi ja maksuliikenne - tapahtuman käytännön järjestelyt - osallistujamateriaalit, esitteet ja muut painotuotteet - posterisessioiden järjestäminen - tapahtuman toteutusten järjestelyt - iltaohjelman järjestelyt

Toimittajan tehtävänä on järjestää Tapahtuma nimeltä Baltic Sea Science Congress 2023 Ajankohta 28.8-1.9.2023 Paikka Helsinki Arvioitu osallistujamäärä noin 300 henkilöä Arvioitu abstraktien määrä noin 200 Järjestävä organisaatio Suomen ympäristökeskus Tapahtuma on kansainvälinen Tapahtuman järjestämistapa: paikan päällä Tapahtumaan sisältyy: luentoja yhdessä salissa (plenary) rinnakkaissessioita 3 kpl posteritilaisuus 2 kpl posterit koko ajan esillä konferenssin aikana. Iltatilaisuus/ dinner ja ohjelma (1 kpl) Retki (R/W Aranda, Helsinki) – 1 kpl Taloushallinto Toimittaja laatii budjetin yhteistyössä SYKEn kanssa. Toimittaja hoitaa tapahtuman maksuliikenteen (luottokorttimaksun kerääminen osallistujilta, talousseuranta, lopputilitys). Toimittaja kerää osallistumismaksun ja iltatilaisuusmaksun ja tilittää ne SYKElle. Osallistumismaksun suuruus on n. 350 € / osallistuja ja iltatilaisuusmaksu on n. 70 € / osallistuja. Tehtävään kuuluu osallistumismaksujen vastaanottaminen, kirjaaminen ja kontrollointi ja peruuttavien osallistujien rahapalautukset. Käytettävät maksutavat ovat verkkopankki (kotimaiset), luottokortti (Visa, MasterCard, EuroCard, Amex) tai laskutus. Osallistujilta ei voi periä maksutapalisää, mutta tarjoaja saa laskuttaa nämä jälkikäteen Suomen ympäristökeskukselta. Annetun yksikköhinnan tulee sisältää luottokunnan provisiot yms. maksut, jotka ovat etukäteen tiedossa. Normaalista poikkeavat lisäkulut voidaan laskuttaa jälkikäteen Suomen ympäristökeskukselta. Osallistumismaksulla katetaan koittavat kulut tilasta ja ruokailuista, jotka tilitetään SYKElle. Osallistujayhteydet Toimittaja valmistelee sähköisen ilmoittautumislomakkeen SYKEn avustuksella ja laatii siihen ohjeistuksen, sekä vastaa kyselyihin. Majoitusjärjestelyt: Toimittaja valitsee sopimushotellit ja hoitaa yhteydenpidon tapahtuman hotellien kanssa (tarjouspyynnöt, kiintiövaraukset, majoitukseen liittyvät ohjeistus). Osallistujat hoitavat ja maksavat itse varauksen suoran hotelliin. Kongressin nettisivujen toteutus, sisältöjen syöttäminen sekä ylläpitäminen hankkeen ajan. Sivujen päivitys arviolta 4 kertaa. Abstraktit ja esitykset Toimittaja vastaanottaa abstraktit sekä tallentaa ja toimittaa ne SYKElle. Hyväksytyt abstraktit kootaan verkkosivuille ohjelman mukaisesti abstraktikirja- muodossa. https://conferences.au.dk/fileadmin/user_upload/BSSC2021/BSSC_2021/AbstractbookBSSC2021.pdf Lopullisten esitysten vastaanotto ja tallentaminen, sekä saattaminen esittäjille käytettäväksi kongressitilaisuudessa. Yleisorganisointi Tiloihin ja posteritilaisuuteen (2 sessio) liittyvät järjestelyt ja ylläpito kokouksen aikana ( aikataulut, koristelut, opasteet, ilmoittautumis- ja infopisteet, esityksien ohjaaminen, fasilitointi, posteritaulut toimitus ja asentaminen, posterin vastaanotto) Yhteydenpito kutsuttujen luennoitsijoiden kanssa (5 hlö) liittyen käytännön järjestelyihin (matkajärjestelyt, majoitus, av-tarpeet, materiaalit). Syke maksaa luennoitsijoiden matkakulut. Osallistujille jaettavan, käytännön järjestelyihin liittyvän materiaalin laatiminen ja/ tai hankkiminen (kassin pakkaaminen, käsiohjelman taitto ja tulostus, nimilappujen/ tarrojen tekeminen, lipukkeet, ohjeet, kartat yms.) Sosiaalisen illan ja siihen liittyvän oheisohjelman suunnittelu yhdessä SYKEn kanssa. Ohjelman käytännön järjestelyt. SYKE valitsee tilat ja maksaa ruokailun iltatilaisuusmaksulla. Retken järjestelyt, 30.8. 2023: opastus ja tarpeen mukaan kuljetus Kongressipaikalta tutkimisalus Arandalle (Kauppatori, Helsinki)

Pyrimme vastaamaan lähetettyihin uusiin kysymyksiin torstaihin 29.9.2022 klo 16 mennessä.

Tarjouspyyntöön tehtiin mm. seuraavat muutokset; - Uusi kysymysten jättämisen määräaika 28.9 klo 12.00 - SYKEn vastaukset uusiin kysymyksiin 29.9. klo 16.00 - Tarjousten järttämisen määräaika 6.10. klo 12.00 - Osallistujien määrä on päivitetty 350:stä 300:aan. - Rinnakkaissessioiden määräksi voidaan olettaa 3 kpl (2-4 sijaan) - Posteritilaisuuksia on 2 kpl (1-2) - Icebreaker -tilaisuus poistettu tästä hankinnasta - Hankinnan kuvaus päivitetty Hinta-osio jaettiin erillisiin osiin: o Osallistumismaksujen kerääminen 300 osallistujalta. Toimittajan palvelun hinta per henkilö. Palvelu sisältää maksun vastaanottamisen, kirjaamisen, maksujen seurannan ja maksunpalautusten käsittelyn esim. peruutustapauksissa. o Taloushallinnon hoitamisen hinta: Budjetin laatiminen yhteistyössä SYKEn kanssa, talousseuranta. o Kongressin nettisivujen toteutus, sisältöjen syöttäminen sekä ylläpitäminen hankkeen ajan ( päivitys 4 kerta) o Toimittaja laatii sähköisen ilmoittautumislomakkeen ja ilmoittautumisohjestuksen ja vastaa ilmoittautujien kyselyihin. Syötä tähän kokonaishinta palvelulle. o Abstraktien vastaanotto, tallentaminen ja toimittaminen SYKElle (arvio 200 kpl) . Hyväksyttyjen abstraktien kokoaminen verkkosivuille ohjelman mukaisesti abstraktikirja- muodossa o Lopullisten esitysten vastaanotto, tallentaminen ja saattaminen käytettäväksi kongressitilaisuudessa o Majoitusjärjestelyjen organisointi: Toimittaja valitsee sopimushotellit ja hoitaa yhteydenpidon tapahtuman hotellien kanssa (tarjouspyynnöt, kiintiövaraukset, majoitukseen liittyvät ohjeistus). Osallistujat hoitavat ja maksavat itse varauksen suoran hotelliin. o Osallistujille jaettavan, käytännön järjestelyihin liittyvän materiaalin laatiminen ja/ tai hankkiminen (kassin pakkaaminen, käsiohjelman taito ja tulostus, nimilaput/ tarrat tekeminen, lipukkeet, ohjeet, kartat yms.) o Sosiaalisen iltaohjelman suunnittelu ja ohjelman käytännön järjestelyt. SYKE valitsee tilat ja maksaa ruokailun iltatilaisuusmaksulla. o Tiloihin ja kahteen posterisessioon liittyvät järjestelyt ja ylläpito kokouksen aikana ( aikataulut, koristelut, opasteet, ilmoittautumis- ja infopisteet, esityksien ohjaaminen, fasilitointi, posteritaulut toimitus ja asentaminen, posterin vastaanotto) o Muut mahdolliset kulut