Tilavaraus- ja asiakkuudenhallintajärjestelmän hankinta Kouvolan kaupungin Kotoutumisen edistämisen palveluille sekä Kulttuuri- ja kokoustalojen myynnille

Kouvolan kaupunki pyytää tarjouksia tilavaraus- ja asiakkuudenhallintajärjestelmän hankintaan Kouvolan kaupungin Kotoutumisen edistämisen palveluille sekä Kulttuuri- ja kokoustalojen myynnille. Järjestelmä toteutetaan Microsoft Dynamics -ympäristöön. Kouvolan kaupunki hankkii konsulttityötä Microsoft Dynamics -ympäristöön liittyen seuraavanlaisten kokonaisuuksien osalta: - Lisensoinnin asiatuntijatehtävät (lisenssit hankkii asiakas) - Ympäristön rakentaminen ja konfigurointi - Järjestelmäkokonaisuuden (tilavaraus, asiakkuudenhallinta ja kotouttamispalvelut) toteuttaminen - Käyttöönotto ja koulutus - Jatkuva tuki- ja kehittämispalvelu yhden (1) vuoden määräaikaisena järjestelmän käyttöönotosta lukien. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Työ aloitetaan välittömästi hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Hankintasopimuksen allekirjoitus ajoittuu arviolta lokakuun alkupuolelle.

Hankittavan järjestelmän tulee sisältää asiakkuudenhallinta -moduuli, tilavarausjärjestelmä -moduuli, kulttuuri- ja kokoustalojen myynti -moduuli, kotouttamispalvelut -moduuli sekä raportointi -toiminnallisuuden (Power BI) koskien kaikkia edellä lueteltuja moduuleja. Asiakkuudenhallinta -moduulia käyttävät sekä Kulttuuri- ja kokoustalot että Kotouttamispalvelut asiakkuuksiensa hallintaan. Kulttuuri- ja kokoustalojen myynti -moduuli mahdollistaa talojen myyntiprosessin alusta loppuun sisältäen mahdollisuuksien ja liidien tuottamisen, tarjouksen ja tilauksen tekemisen, muun markkinoinnin/asiakaspalvelun/yhteydenpidon asiakkaaseen sekä laskutuksen. Kotouttamispalvelut -moduuli mahdollistaa alkukartoitusten tekemisen, käyntitietojen kirjaamisen ja kotouttamissuunnitelmien luomisen joko yksittäisille henkilöille ja kokonaisille perheille. Tilavaraus -moduuli on organisaation sisäiseen käyttöön eli tilavarauksia tulee tekemään ainoastaan Kouvolan kaupungin henkilökunta. Tilavarausjärjestelmän kautta tulee olla mahdollista hallinnoida varauksia. Tilaajan suunnittelema rakenne järjestelmälle on tarkemmin esitelty tarjouspyynnön liitteissä 1 ja 2. Kaikkien moduulien tarkemmat toiminnalliset vaatimukset on lueteltu "Hankinnan kohteen kriteerit" -kohdan osa-alueessa "Toiminnalliset vaatimukset". Käyttöönottoprojekti sisältää tilojen (Kuusankoskitalo ja Kouvolatalo) ja palvelujen luomisen järjestelmään ja erilaisten integraatioiden ja yhteysohjelmien rakentamisen Tilaajalle sekä Tilaajan ja sen palvelukumppanien välille. Hankintaan sisältyy myös järjestelmän käyttökoulutukset sekä jatkuva tuki- ja kehittämispalvelu yhden (1) vuoden määräaikaisena järjestelmän käyttöönotosta lukien. Lisäksi mahdollisuus optiona toistaiseksi voimassaolevaan jatkuvaan tukipalveluun kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla.

Liite 1 CRM -järjestelmän arkkitehtuurikaavio päivitetty selkeämmäksi sisäisten ja ulkoisten rajapintojen sekä laskutustoiminnallisuuden osalta. Liite 6 Sopimusluonnos päivitetty vastaamaan tarjouspyynnössä esitettyä moduulien tuotantokäyttöön valmistumisen aikatauluvaatimusta.