Järjestelmä opiskelijoiden asiakirjojen käsittelemiseen massatoimintona

Oulun Ammattikorkeakoulu Oy (jäljempänä Hankintayksikkö) toteuttaa suorahankintana lisämoduulin asiakirjojen luomiseen ja lähettämiseen massatoimintona. Lisäksi otteet ja dokumentit voidaan lähettää tietoturvallisesti myös opiskelijoiden opiskeluoikeuden päättymisen jälkeen. Lisämoduuli hankitaan hankintayksikön käytössä olevaan ATOMI - Automatisoitu opintotoimisto -palveluun. Hankintayksikkö käyttää Peppi-opiskelijatietojärjestelmää, josta haetaan opiskelijoiden henkilö- ja arviointitiedot. Hankintayksiköt noudattavat arkkitehtuurivalinnoissaan Peppi-yhteensopivia tuotteita kansallisen yhteentoimivuuden vuoksi. Osana ATOMI - Automatisoitu opintotoimisto -palvelua hankittava MASSA - dokumenttien massaluonti ja -lähetys -moduuli on yhteensopiva Peppi-opiskelijatietojärjestelmän kanssa. Hankinnan kokonaisarvo sisältää nyt tehtävän sopimuksen arvon sekä mahdolliset myöhemmin toteutettavat lisähankinnat.

Teknisestä syystä vain Studyo Oy voi toteuttaa hankinnan. Hankintayksikön selvitysten perusteella ei ole olemassa järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta (40 § 1 mom. 2). Tässä hankinnassa soveltuu myös Hankintalain 41 § Suorahankinta lisätilauksissa, koska kyseessä on aikaisempaan hankintaan liittyvä lisätilaus, jonka tarkoituksena on aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittainen korvaaminen tai laajentaminen. Toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen tavaran hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta tai suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia käytössä ja kunnossapidossa. Sen lisäksi, mitä 1 momentissa säädetään, hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, kun kyseessä on alkuperäisen toimittajan kanssa tehtävä uusi rakennusurakkasopimus tai palveluhankinta, joka vastaa aikaisemmin tehtyä rakennusurakkaa tai palveluhankintaa. Hankintayksikössä on käytössä Peppi -koulutuksen toiminnanohjausjärjestelmä, johon erityyppisiä liitännäisohjelmistoja toimittaa enemmän kuin yksi toimittaja. Peppi-järjestelmään on tavoitteena hankkia liitännäisohjelmisto, jolla voidaan luoda ja lähettää opiskelijoille asiakirjoja massatoimintona. Ohjelmiston tulee toimia saumattomasti Peppi-järjestelmän kanssa, jossa tiedot syntyvät. Selvitysten perusteella Peppi-järjestelmään liitännäisohjelmistoja toimittavista yrityksistä Studyo Oy on ainoa, jolla on hankintayksikön käytössä olevaan ATOMI – Automatisoitu opintotoimisto -palveluun liitettävissä oleva massatoiminto, MASSA - dokumenttien massaluonti ja -lähetys -moduuli. Muiden toimittajien vastaavia järjestelmiä ei ole suunniteltu toimimaan korkeakouluympäristössä siten, että ne tukisivat opiskelijahallinnan kokonaisprosessia.