Rekrytointijärjestelmän hankinta ohjelmistopalveluna

Hankinnan kohteena on rekrytointijärjestelmä Jyväskylän yliopiston käyttöön. Hankinnan tavoitteena saada moderni, käyttäjäystävällinen rekrytointijärjestelmä niin hakijan kuin yliopiston käyttäjien kannalta. Tavoitteena on edelleen sujuvoittaa rekrytointiprosesseja ja parantaa hakijakokemusta kattavalla, osittain automatisoidulla hakijaviestinnällä mukaan lukien palaute hakijalle rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen. Rekrytointijärjestelmän käyttötarkoituksena on erilaisten rekrytointiprosessien hallinnointi, työpaikkailmoitusten julkaisu sekä Jyväskylän yliopistossa avoinna oleviin työtehtäviin hakeminen. Lisäksi järjestelmää hyödynnetään sekä viranomaisille tarvittavaan että sisäiseen raportointiin. Rekrytointiprosessien hallinnointiin kuuluu pääpiirteissään työpaikkailmoitusten julkaisu, hakijaviestintä, hakijoiden arviointi, sekä tarvittavien valmisteluasiakirjojen käsittely ja kokoaminen valinnan tekemiseksi. Rekrytointijärjestelmän kautta työnhakijat hakevat yliopistolla avoinna olevia työpaikkoja ja voivat halutessaan antaa CV:nsa käytettäväksi muihinkin rekrytointitarpeisiin määräajaksi. Rekrytointeja hallinnoivat yliopiston rekrytointeihin osallistuvat tahot, joihin voi joissain tilanteissa kuulua myös organisaation ulkopuolisia henkilöitä.

Hankinnan kohteena on rekrytointijärjestelmä Jyväskylän yliopiston käyttöön. Hankinnan tavoitteena saada moderni, käyttäjäystävällinen rekrytointijärjestelmä niin hakijan kuin yliopiston käyttäjien kannalta. Tavoitteena on edelleen sujuvoittaa rekrytointiprosesseja ja parantaa hakijakokemusta kattavalla, osittain automatisoidulla hakijaviestinnällä mukaan lukien palaute hakijalle rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen. Rekrytointijärjestelmän käyttötarkoituksena on erilaisten rekrytointiprosessien hallinnointi, työpaikkailmoitusten julkaisu sekä Jyväskylän yliopistossa avoinna oleviin työtehtäviin hakeminen. Lisäksi järjestelmää hyödynnetään sekä viranomaisille tarvittavaan että sisäiseen raportointiin. Rekrytointiprosessien hallinnointiin kuuluu pääpiirteissään työpaikkailmoitusten julkaisu, hakijaviestintä, hakijoiden arviointi, sekä tarvittavien valmisteluasiakirjojen käsittely ja kokoaminen valinnan tekemiseksi. Rekrytointijärjestelmän kautta työnhakijat hakevat yliopistolla avoinna olevia työpaikkoja ja voivat halutessaan antaa CV:nsa käytettäväksi muihinkin rekrytointitarpeisiin määräajaksi. Rekrytointeja hallinnoivat yliopiston rekrytointeihin osallistuvat tahot, joihin voi joissain tilanteissa kuulua myös organisaation ulkopuolisia henkilöitä. Hakuilmoitukset julkaistaan automaattisesti aina Jyväskylän yliopiston verkkosivuilla ja intrassa, TE-toimiston verkkosivuilla ja kansainväliset tehtävät Academic Positions -verkkosivuilla. Rekrytoinneissa käytetään videohaastatteluita ja tavoitetilassa videohaastattelutyökalua käytetään rekrytointijärjestelmän sisällä. Videohaastattelua käytetään joko pienelle jatkoon päässeelle valitulle joukolle tai hakuilmoituksessa pyydettynä kaikilta hakijoilta esittelyvideona. Jyväskylän yliopiston rekrytoinneille on tyypillistä, että valmisteluun osallistuu useita henkilöitä tai siihen valitaan erillinen valmisteluryhmä. Akateemisissa rekrytoinneissa voidaan myös käyttää ulkopuolista akateemista arviointia osana prosessia. Yleistä on myös, että hakemuksiin kuuluu useita, isojakin, liitetiedostoja, kuten tieteellistä työtä kuvaavaa dokumentaatiota. Avoimessa, julkisessa haussa yliopistolla on vuosittain noin 300-400 tehtävää, työhakemusten määrä on yli 5000 vuodessa. Käyttäjärooleja on erilaisia ja käyttäjiä eri rooleissa on vaihteleva määrä (esim. rekrytoijia/HR-asiantuntijoita n. 20 ja rekrytoivia esimiehiä yli 200). Rekrytointijärjestelmän mukana ei hankita muuta henkilöstötietojärjestelmää, vaan kyseessä on erillinen järjestelmä, jonka tulee olla integroitavissa muihin järjestelmiin.