Tilitoimisto-, palkanlaskenta ja taloushallintopalvelut - Kontiolahti

Hankinnan kohteena on Kontiolahden kunnan kehittämisyhtiö Kontionloikka Oy:n sekä kunnan yrityskiinteistöyhtiö Kontiolahden Yrityspalvelu Oy:n tilitoimisto-, palkanlaskenta ja taloushallintopalvelut. Kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta toteutetaan neuvottelumenettelynä sopimuskaudelle 1.1.2023 - 31.12.2025 + optio toistaiseksi voimassa olevasta sopimuksesta. Hankinnan sopimuskumppaniksi valitaan toimija, jolla on laajin ja kattavin osaaminen hankinnan kohteen mukaisten palveluiden tuottamisesta sekä kustannustehokas hinnoittelu.

Hankinnan kohteena on Kontiolahden kunnan kehittämisyhtiö Kontionloikka Oy:n sekä kunnan yrityskiinteistöyhtiö Kontiolahden Yrityspalvelu Oy:n tilitoimisto-, palkanlaskenta ja taloushallintopalvelut. Kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta toteutetaan neuvottelumenettelynä sopimuskaudelle 1.1.2023 - 31.12.2025 + optio toistaiseksi voimassa olevasta sopimuksesta. Kontionloikka ja Kontiolahden Yrityspalvelu Oy ovat molemmat osa Kontiolahden kuntakonsernia. Yhtiöt työskentelevät tiiviissä yhteistyössä Kontiolahden kunnan elinvoiman ja yritysmyönteisyyden edistämiseksi. Molemmilla yhtiöillä on operatiivisessa toiminnassaan sama henkilökunta ja yhteiset toimitilat Kontiolahden kunnantalolla. Kontionloikka Oy:n palveluksessa on henkilöstöä 3-8 htv:ta hankesalkun arvosta riippuen ja Kontiolahden Yrityspalvelulla 1 htv:ta. Yhtiöillä ei ole erillistä taloushallinnosta, laskutuksesta ja palkanlaskennasta vastaavaa henkilöä, vaan nämä palvelut on ulkoistettu tilitoimistolle. Tilitoimisto on molemmille yhtiöille tärkeä kumppani. Taloushallintaan liittyviä palavereita järjestetään säännöllisesti 1-2 kertaa kuukaudessa yhdessä valitun sopimuskumppanin kanssa. Pääasiassa palaverit järjestetään paikanpäällä tilaajan tiloissa Kontiolahdella, mutta erikseen sovittaessa tapaamiset voidaan järjestää myös etäyhteydellä. Tällä tarjouspyynnöllä haetaan yhtä toimijaa / sopimuskumppania, joka pystyy hoitamaan tiiviissä yhteistyössä yhtiöiden henkilökunnan kanssa molempien yhtiöiden tilitoimisto-, palkanlaskenta ja taloushallintopalvelut. Tilitoimiston tulee olla auktorisoitu tilitoimisto sopimuskauden alkaessa. Valittavalla toimijalla tulee olla kyky ja resurssit vastata usein pikaisellakin aikataululla molempien yhtiöiden operatiivisessa toiminnassa ilmeneviin tarpeisiin. Tälläisiä ovat erityisesti Kontiolahden Yrityspalvelun kiinteistöpuolella uusien vuokrasopimuksien laatimiseen liittyvät kustannuslaskelmat ja Kontionloikan puolella esimerkiksi hankkeiden raportointiin ja maksatukseen liittyvät selvitykset. Tästä syystä vähimmäisvaatimuksena palvelun vasteajalle on se, että jokainen toimeksianto tulee käynnistää 24 tunnin kuluessa sen vastaanottamisesta. Hankinnan sopimuskumppaniksi valitaan toimija, jolla on laajin ja kattavin osaaminen hankinnan kohteen mukaisten palveluiden tuottamisesta, osaavin henkilökunta sekä kustannustehokas hinnoittelu. Tarkempia tietoja hankinnan kohteesta (mm. osto- ja myyntilaskujen lukumäärät, asiakkuudet jne.) tarjouspyynnön liitteistä. Molemmilla hankintayksiköillä on käytössään Netvisor -taloushallintojärjestelmä, joten valittavalla toimijalla tulee olla kokemusta ko. järjestelmän käytöstä tai kyky ottaa käyttöön kyseinen järjestelmä sopimuskauden alkaessa. Muut ehdot ja kriteerit: - Tarjoukset liitteineen tulee jättää tilaajalle määräaikaan mennessä Hankintailmoitukset.fi kanavalla. Hintatiedot pyydetään erillisellä sähköisellä lomakkeella neuvottelumenettelyn aikana tarjouksen kuvauksen mukaisesti. -Hankintayksikkö voi tarvittaessa pyytää tarjouksen jättäneiltä lisäselvityksiä hankinnan kohteeseen tai tarjoajan toimintaan liittyen. -Tarjous ja sen kaikki liitteet tulee laatia suomen kielellä ja niiden tulee olla sitova ja voimassa 31.12.2022 saakka. -Jätetyt tarjoukset ovat lähtökohtaisesti julkisia. Mikäli tarjoaja kokee, että jokin asia kuuluu liikesalaisuuksien piiriin, tulee tällainen asiakirja merkitä selvästi maininnalla: sisältää liikesalaisuuksia. -Alihankkijoiden käyttö on sallittua, mahdolliset alihankkijat on nimettävä tarjouksen jättövaiheessa. Tarjoaja vastaa alihankkijoiden työstä kuin omastaan. Vastaavat tilaajavastuulain mukaiset selvitykset on toimitettava myös alihankkijoiden osalta. Alihankkijaa koskevat samat soveltuvuusvaatimukset, kuin tarjoajaa. -Tilaaja pidättää oikeuden hyväksyä tai hylätä jätetyt tarjoukset. Hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty kaikkia pyydettyjä selvityksiä. -Tarjous ei saa olla ehdollinen. -Tarjoaja luovuttaa tilaajan ja kohdeyrityksen käyttöön kaiken tämän hankinnan aikana toteutettavan materiaalin ja sitoutuu raportoimaan pyydettäessä palvelun toteuttamisesta. -Tarjoajan tulee sitoutua toteuttamaan palvelua samoin hinta- ja toimitusehdoin 31.12.2025 saakka. -Tilaaja ei korvaa tarjousten tekemisestä aiheutuvia kustannuksia. -Hankinnasta laaditaan hankintasopimus. -Tilaaja hankkii tällä tarjouspyynnöllä kuvattuja palveluita tarpeen mukaan eikä sitoudu mihinkään minimitilauksiin. -Hankinnan ennakoitu arvo ylittää palvelujen hankintaan määritellyn kansallisen kynnysarvon. - Palvelua tuotetaan suomenkielellä. Tarjousten arviointi Hankintayksikön asiantuntijat arvioivat tarjoukset. Tarjouksien laadullinen arviointi tapahtuu kaksivaiheisesti: 1. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 2. Tarjousten laadullinen ja sisällöllinen arviointi. Tarjouskilpailuista voidaan sulkea pois hankintalain mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjouskilpailusta voidaan lisäksi sulkea pois tarjoajat, joita koskee jokin muu hankintalain mukainen poissulkemisperuste. Hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa 2014 (JYSE 2014 palvelut) asiakirjassa määriteltyjä palveluehtoja. Lisätietokysymykset ja tarjouksen jättäminen tapahtuvat Hankintailmoitukset.fi kautta tarjouspyynnön mukaisesti määräaikoihin mennessä. Neuvonta ja opastus Tarjouksen jättämiseen liittyvää maksutonta neuvontaa tarjoaa Business Joensuu Oy:n hankintaneuvontapalvelut. Yhteydenotot yritysasiantuntija Pinja Konttinen, p. 0400 378 777 tai pinja.konttinen@businessjoensuu.fi