Museoviraston asiakirjojen digitointipalvelu

Hankintasopimuksen tavoitteena on Museoviraston valikoitujen kortistojen, kokoelmakortistojen, luetteloiden ja irtolehtien sekä piirustusten digitointi. Aineistot ovat ainutlaatuisia kulttuuriperintöaineistoja. Digitointi ei tähtää aineistojen hävittämiseen. Hankinta jakaantuu kolmeen pakettiin: Paketti 1: Kortistot (noin 170 000 korttia) Paketti 2: Rakennetun ympäristön piirustukset (noin 18 000 kpl) Paketti 3: Luettelot ja muu aineisto (kansiossa olevia irtolehtiä noin 35 000 kpl, A4 ja Folio- kokoisia luetteloita noin 70 kpl, 10 digitoitavaa kirjaa) Lisätietoja aineistosta asiakirjassa Hankinnan kohteen kuvaus (Liite 1). Kilpailutukseen osallistujille tarjotaan mahdollisuus aineistojen katselmukseen 23.8.2022 klo 13-15 osoitteessa Sturenkatu 2a, 00510 Helsinki. Katselmukseen osallistuminen ei ole pakollista, eikä se ole edellytys tarjouksen jättämiselle. Ilmoittautumiset katselmukseen tulee tehdä viimeistään torstaina 18.8. sähköpostitse osoitteeseen heli.rautanen@museovirasto.fi. Paketin 2 osalta tavoiteltu aloitus on alkusyksystä 2022, muiden pakettien osalta toteutus vuosien 2022-2023 aikana. Paketin 2 osalta sovitaan erikseen digitoitavien piirustusten määrä vuodelle 2022 (digitointia toteutetaan sovitulla määrällä vuosittain). Tavoite vuoden 2022 osalta on noin 9000 kpl rakennetun ympäristön piirustusta. Valitun toimittajan kanssa suoritetaan koe-erä aineistojen digitoinnista, jonka aikana täsmennetään aineistojen nimeäminen sekä muut digitointiprosessin yksityiskohdat.

Hankinnan tavoitteena on valikoitujen kortistojen, kokoelmakortistojen, luetteloiden ja irtolehtien sekä piirustusten digitointi. Aineistot ovat ainutlaatuisia kulttuuriperintöaineistoja. Digitointi ei tähtää aineistojen hävittämiseen. Digitointimenetelmän valinta on tehtävä niin, etteivät alkuperäisaineistot vaurioidu prosessin aikana. Tiedostot on nimettävä ennalta sovitulla tavalla. Aineistojen järjestys tulee säilyä koko digitointiprosessin ajan ja ne tulee palauttaa samassa järjestyksessä. Aineistoihin eikä niiden suojamateriaaleihin saa tehdä mitään merkintöjä. Digitoinnin laatu ja toteutustapa Erikoisaineistojen digitoinnissa tulee noudattaa voimassa olevia Kansallisarkiston määrityksiä arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin (2021) (Liite 2). Ks. erikoisaineistojen määritelmä ko. dokumentista (esim. piirustukset, kartat ja sidokset, joissa sidosten tietosisältö esitetään aukeamittain). Vaikka Museoviraston aineistojen digitointi ei tähtää aineistojen hävittämiseen, tulee silti muiden kuin erikoisaineistojen digitoinnissa noudattaa Kansallisarkiston vaatimuksia hävittämiseen tähtäävään digitointiin (2019) (Liite 3). Konekirjoitettua tekstiä sisältäville aineistolle on aina tehtävä OCR, muille aineistoille tehdään OCR, mikäli se on aineistolle mahdollista tehdä. Asiasta sovitaan aina tapauskohtaisesti erikseen tilaajan kanssa Museovirastolle toimitetaan digitoinnin jälkeen valmiit tiedostot systemaattisesti nimettyinä, ennalta sovitussa hakemistorakenteessa, joka määritellään aineistokohtaisesti (esim. piirustuksissa rakenne voi muodostua seuraavasti: kunta, kohde ja piirustuksen signum sovitussa muodossa kohdekohtaisessa kansiossa esim. Temmes, Temmeksen kirkko, KYP841430001). Digitointiprosessissa tulee tuottaa erilliset käyttö- ja tallekappaleet. Tallekappaleet tulee aina tuottaa Kansallisarkiston määritysten mukaan. Käyttökappaleen tarkempi muoto sovitaan tarvittaessa aineistokohtaisesti, käytännössä se on useimmiten PDF/A. Ainoa poikkeus on piirustukset, joista tuotetaan vain yksittäinen tallekappale, ei erillisiä käyttökappaleita. Tallekappaleet toimitetaan sekä yksittäin että tietyistä aineistoista lisäksi zip-paketteina erillisten ohjeistusten mukaisesti. Aineiston pakkaaminen, kuljetus, järjestys Palveluntarjoajaa pyydetään ehdottamaan, miten aineistojen pakkaaminen ja kuljetukset järjestettäisiin. Kokonaishinnan tulee sisältää kuljetukset. Palveluntarjoaja voi toteuttaa aineistojen pakkaamisen ja kuljettamisen alihankintana. Aineistojen pakkaamisessa ja kuljetuksissa tulee huomioida aineistojen turvallinen käsittely, esim. piirustuslaatikot tulee kantaa vaakatasossa. Aineistojen järjestys tulee säilyä samana koko digitointiprosessin ajan ja palauttaa Museovirastolle samalla tavoin pakattuna. Museovirasto voi pakata aineistot myös itse, piirustusten osalta toimittajan/toimittajalta hankittuihin laatikoihin. Ensisijaisena vaihtoehtona kuitenkin on, että palveluntarjoaja pakkaa aineistot Museoviraston tiloissa erikseen sovittavalla tavalla. Hinnoittelussa pyydetään erittelemään em. toimenpiteiden sekä piirustuksille soveltuvien kuljetuslaatikoiden hinnat. Aineisto tulee käsitellä Suomessa, niitä ei voi viedä Suomen ulkopuolelle eikä digitointia voi suorittaa ulkomailla. Aineisto on kansallisomaisuutta, eikä sitä voi siirtää ulkomaille. Hankintapaketit Paketti 1: Kortistot Paketti 2: Rakennetun ympäristön piirustukset Paketti 3: Luettelot ja muu aineisto Kaikkien työpakettien digitointi toteutetaan Kansallisarkiston erikoisaineistojen määritysten mukaisesti pois lukien Digitointiprosessissa muodostettava siirtopaketti. (luku 7 vuoden 2021 määräyksestä ja luvut 6-7 vuoden 2019 määräyksestä)