Kaiku24: HR-järjestelmä

Hankinnan kohteena on Kaiku24:n HR-järjestelmäkokonaisuus SaaS-palveluna. Hankinta sisältää SaaS-palvelun lisäksi järjestelmän käyttöönottoprojektin mukaan lukien integraatioiden toteutuksen muhin HR-järjestelmään liittyviin järjestelmiin (TyövuoroVelho ja Mepco) sekä pääkäyttäjäkoulutukset. Ehdoton edellytys on, että hankittava HR-järjestelmä soveltuu sujuvasti ja luotettavasti kunta-alan sosiaali- ja terveydenhuollon työ- ja virkaehtosopimuksen (Sote-sopimus/KVTES Sote-toimialalta) sisällön soveltamiseen työsuhteen elinkaaren prosesseissa.

Kaiku24:lla ei ole tällä hetkellä käytössä kattavaa henkilöstöhallinnon järjestelmää. Tämän vuoksi Kaiku24:lla on tarve ja tavoite hankkia nykyaikainen HR-järjestelmä, joka tukee HR-prosesseja ja mahdollistaa toiminnallisuudet koko työntekijän elinkaaren työsuhteen aloituksesta työsuhteen päättymiseen. HR-järjestelmä on niin henkilöstön, esihenkilöiden kuin HR:n yhteinen työkalu. Se on ennen kaikkea kuitenkin yksi HR:n tärkeimpiä työkaluja. HR-järjestelmän avulla HR pystyy hallinnoimaan kaikkia HR-prosesseihin ja työsuhteen elinkaaren hallintaan liittyvät asioita. HR- järjestelmään kootaan kaikki henkilöstöön liittyvät perustiedot, joka on asianosaisille saatavilla heidän käyttöoikeuksien mukaan ja GDPR-rajoitteet huomioiden. Hankittava HR-järjestelmä integroituu palkkajärjestelmä (tällä hetkellä Netvisor, mutta Mepcon käyttöönotto on käynnissä) ja TyövuoroVelhoon, jossa suunnitellaan henkilöstön työvuorot. Toimiva ja laadukas HR-järjestelmä ei ainoastaan hyödytä HR:ää, mutta on myös oleellinen työkalu henkilöstölle ja siten suorassa vaikutuksessa henkilöstön tyytyväisyyteen. Hankinnan kohteena on SaaS-palvelu, joka käsittää henkilöstöhallinnon keskeiset toiminnallisuudet, jotka on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Tarjottavan ohjelmistopalvelun tulee olla Tilaajan tarpeisiin soveltuva, käyttövalmis HR-ohjelmistopalvelu. Hankinta sisältää SaaS-palvelun lisäksi järjestelmän käyttöönottoprojektin mukaan lukien integraatioiden toteutuksen muihin HR-järjestelmään liittyviin järjestelmiin (TyövuoroVelho ja Mepco) sekä pääkäyttäjäkoulutukset. Ehdoton edellytys on, että hankittava HR-järjestelmä soveltuu sujuvasti ja luotettavasti kunta-alan sosiaali- ja terveydenhuollon työ- ja virkaehtosopimuksen (Sote-sopimus/KVTES Sote-toimialalta) sisällön soveltamiseen työsuhteen elinkaaren prosesseissa. Rekrytointijärjestelmä ei sisälly HR-järjestelmän hankinnan laajuuteen tässä vaiheessa, mutta mahdollisuus rekrytointijärjestelmän integroimiseen tulevaisuudessa tulee olla. Myös kehityskeskustelujen ja suorituksen johtamisen hallinnoinnin mahdollisuus tulee huomioida tulevaisuudessa. Kaiku24:n tarkoituksena on solmia sopimus HR-järjestelmästä yhden palveluntuottajan kanssa. Hankinnan tuloksena on Kaiku24:n vaatimukset täyttävä, ja jopa ylittävä HR-järjestelmä, joka helpottaa HR:n työskentelyä, varmistaa palkanlaskennan toimivuuden sujuvalla yhteydellä työvuorosuunnittelusta palkanmaksuun mahdollisimman laajalla automaatiolla. HR-järjestelmän tulee tuottaa monipuolisesti raportteja eri käyttäjärooleille. HR-järjestelmältä edellytettävät toiminnallisuudet on kuvattu tämän tarjouspyynnön liitteenä olevassa Excelissä.