Digitalisering av Åbo Akademis biblioteks kortkatalog

Åbo Akademis bibliotek har en kortkatalog för litteratur i bibliotekets samlingar. Katalogkorten ska skannas och maskinskriven text ska textigenkännas (OCR) och en del handskriven text ska transkriberas. Där det finns text på båda sidorna ska bägge skannas. Kvalitetskrav anges för textigenkänning och bildkvalitet.

1. Beskrivning av projekt Åbo Akademis bibliotek har en kortkatalog för litteratur i bibliotekets samlingar. Katalogkorten ska skannas och maskinskriven text ska textigenkännas (OCR) och en del handskriven text ska transkriberas. Där det finns text på båda sidorna ska bägge skannas. Kvalitetskrav anges för textigenkänning och bildkvalitet. Antalet kort är omkring 215 000 (men det kan vara flera eller färre kort). Korten transporteras säkert av leverantören från Åbo och förvaras säkert under arbetet. Planen är att efter inskanning och textigenkänning lägga ut de sökbara kortfilerna på nätet så att de kan användas av bibliotekets kunder och personal. Efter processering och komplettering av datan kommer textmaterialet att överföras (i beställarens regi) till Marc XML och efter komplettering föras in i bibliotekssystemet Ex Libris Alma. Korten arkiveras hos beställaren. Arbetet kan inledas omedelbart. Samarbetsspråket kan vara svenska, finska eller engelska. 2. Beskrivning av materialet som ska digitaliseras Korten är överlag i gott skick. Vissa har lite luddigt i övre kanten. Texten på korten är övervägande maskinskriven men några kort är helt handskrivna och en del av de maskinskrivna har handskrivna detaljer. Kortens storlek är ca 125mm x 75 mm. Katalogen består av kort i lådor (bokstäverna L-Ö). Antalet kort är enligt uppskattning ca 215 000 st. (Beställaren förbinder sig inte till antalet som är en uppskattning: det kan vara flera eller färre.) De flesta kort har text på båda sidorna och där text finns på baksidan skannas på båda sidorna. Ett urval kort finns att laddas ner här (beställaren garanterar inte att urvalet är helt representativt): https://web.abo.fi/library/kortkat/ (länken finns också längst ner i denna anbudsförfrågan) Leverantören är välkommen att bekanta sig med korten under Boktornets öppettider. Det är möjligt att få utmönstrade kort att prova med. Ifall man vill utnyttja möjligheten att prova kort bör man anmäla sitt intresse till Yrsa Neuman (yrsa.neuman@abo.fi) senast 18.7.2022 kl. 9:00 via e-post. Rubriken ska vara "Digitalisering av Åbo Akademis biblioteks kortkatalog". I e-posten ska meddelas leveransadress och kontaktperson. Korten skickas till angiven leveransadress efter anmälningstiden. Leverantören bör skicka tillbaka korten direkt efter testet. 3. Processbeskrivning Beställaren plockar ut de kort som ska skannas. (Klart) Leverantören överenskommer om avhämtning av korten med beställarens kontaktperson. Korten avhämtas av leverantören i Åbo (i sina lådmoduler, som packas och skyddas av leverantören) och transporteras och förvaras säkert. Inskanningsarbete, OCR, postprocessering utförs. Korten packas av leverantören efter behandling i samma ordning som de kommit. Kvalitetskontroll av filerna och att korten ordnats rätt i lådorna görs av leverantören. Rapport ges till beställaren. Filerna levereras till beställaren. Korten återbördas till beställaren. Beställaren kvalitetskontrollerar inom 12 månader från den dagen korten returnerats.

I händelse av att inget av anbuden uppfyller kraven i anbudsförfrågan enligt upphandlingsenhetens önskemål, eller i händelse av att villkoren under det konkurrensutsatta anbudsförfarandet ändras så att upphandlingsenheten inte kan använda resultaten av anbudsförfarandet kan upphandlingsenheten helt eller delvis avbryta upphandlingen.