Keskustakirjasto Oodin vartiointi– ja turvallisuuspalvelut v. 2023–2024 (optiokausi v. 2025–2026)

Helsingin kaupunki, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala, pyytää tällä tarjouspyynnöllä ja sen liitteillä tarjoustanne keskustakirjasto Oodin paikallisvartiointi-, piirivartiointi- ja hälytysvalvontapalveluista ja erikseen tilattavia lisäpalveluista ajalle 1.1.2023–31.12.2024 ja mahdolliselle yhdelle (1) kahden (2) vuoden optiokaudelle 1.1.2025–31.12.2026, joiden käyttöönotosta hankintayksikkö päättää erikseen ennen sopimuskauden päättymistä. Keskustakirjasto Oodin vartiointi– ja turvallisuuspalveluiden keskeisimpiä tavoitteita ovat: –hallita henkilö- ja toimitilaturvallisuuteen liittyviä riskejä –parantaa asiakkaiden ja henkilökunnan turvallisuuden tunnetta ja viihtyvyyttä –tuottaa toissijaisia asiakaspalveluun liittyviä palveluita oman henkilökunnan resurssien tukena (mm. neuvonta, opastus ja muut asiakaspalvelutehtävät). Vartiointi– ja turvallisuuspalvelujen tuottamisesta solmittavalla sopimuksella varmistetaan, että: a) Vartiointi– ja turvallisuuspalveluita toteutetaan jatkuvasti korkealla tasolla laadullisesti b) Tilaaja ja Toimittaja sitoutuvat molemminpuoliseen toiminnan kehittämiseen c) Asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan sovittujen vaatimusten mukaisesti d) Turvallisuuspalveluiden seuranta, vaikuttavuuden todentaminen ja hallinta on vaivatonta Keskustakirjasto Oodin vartiointi- ja turvallisuuspalveluita valitaan tuottamaan yksi palveluntuottaja. Palvelun tuottamiseen vaadittava henkilötyömäärä on kaksi (2) päätoimista vartijaa kohteessa keskustakirjasto Oodin aukioloaikojen puitteissa huomioiden kohteen avaamiseen ja sulkemiseen kuluva ylimääräinen aika. Kohteessa tulee olla myös nimettynä kohde-esihenkilö, joka työskentelee kohteessa vakituisena vartijana päätoimisesti. Hankinnan tarkempi kuvaus on kuvattu hankinnan kohteen kuvauksessa liitteessä 1 Palvelukuvaus. Palvelukuvaus on salassa pidettävä liite, jonka saa pyydettäessä osoitteesta kuva.hankinnat@hel.fi. Tarjoajille on tarjouspyynnön mukaisesti varattu mahdollisuus tutustua tämän hankinnan kohteena olevaan kiinteistöön vko 33–34/2022. Tapaamisen voi sopia Kari Lämsän kanssa kari.lamsa@hel.fi tai p. 050 304 6069. Tutustuminen kohteeseen on vapaaehtoista eikä tutustumatta jättäminen estä tarjouskilpailuun osallistumista. Tämä tarjouspyyntö on hankintalain (1397/2016) § 25 liitteen E 5–15 mukainen kaikille avoin erityisiä palveluja koskeva hankinta.

Oodiin hankintaan turvallisuuspalveluiden kokonaisuus, joka sisältä seuraavat osat: 1.Paikallisvartiointipalvelu 2.Hälytysvartiointipalvelu 3.Piirivartiointipalvelu 4.Erikseen tilattavat lisäpalvelut (esim. järjestyksenvalvonta tapahtumissa) Kohteen kuvaus turvallisuuden näkökulmasta: Oodi on kirjastorakennus (noin 10 000 m2), joka sijaitsee Helsingin keskustassa Kansalaistorin vieressä. Arvioimme kävijämääräksi sopimuskauden aluksi noin 8000 kävijää päivässä. Rakennus on vilkas kohtaamispaikka erilaisille kirjastopalveluiden käyttäjille. Ympäristössä on paljon tapahtumia mikä voi heijastua myös kirjaston turvallisuuteen. Rakennus on varustettu nykyaikaisilla turvallisuusteknisillä järjestelmillä. Ennen palveluntuotannon aloittamista toimittaja nimeää kohteessa toimivan palveluntuotannosta vastaavan henkilön (kohdevastaava). Tilaaja ja palvelutuotannosta vastaava henkilö järjestävät kohteessa ennen palvelutuotannon käynnistämistä palaverin, jossa käydään läpi palvelun tuottamiseen liittyvät käytännön järjestelyt sekä kohteen tilat ja erityispiirteet. Palveluntuottaja sitoutuu toteuttamaan palvelun sen edellyttämällä ammattitaidolla ja huolellisuudella, sovitun sisältöisenä ja laatuisena, riittävällä kalustolla ja välineistöllä, noudattaen lainsäädäntöä sekä hyvää ammattitapaa ja ottaen huomioon tämän sopimuksen tarkoitus ja tavoitteet.

Sopimus palvelun toteuttamisesta tehdään liitteenä toimitetun sopimusmallin mukaisesti (Liite 3 Palvelusopimusluonnos) siten, että siihen voidaan tehdä vähäisiä muutoksia Tilaajan tarpeen mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen selvitetään yhdessä valituksi tulleen palveluntuottajan kanssa ne palvelut ja niiden palveluiden laajuus ja muoto, jotka käynnistetään välittömästi sopimuksen alusta lukien. Hinta on kiinteä ensimmäiset 24 kuukautta, jonka jälkeen sopijapuolet voivat ehdottaa palvelun yleistä kustannuskehitystä vastaavaa hinnanmuutosta Jyse 2014 Palvelut (päivitysversio huhtikuu 2022) ehtojen mukaisesti. Hankintaan sovelletaan Helsingin kaupunginhallituksen ohjetta harmaan talouden torjunnasta (kansliapäällikkö 20.10.2018/205 §; jäljempänä "harmaan talouden ohje").

II.1.5) Arvioitu kokonaisarvo ei sido tilaajaa, vaan on arvio. II.1.6) Osia koskevat tiedot * Sopimusta ei voida jakaa osiin, koska tarve koordinoida osien eri sopimuskumppaneita voisi vaarantaa sopimuksen asianmukaisen toteuttamisen, lisäksi hankinnan jakamisesta syntyvä eri osien yhteensopimattomuus tai sen riski. II.2.7) Sopimuksen kesto on kokonaisaika sisältäen optiokauden.