Tietopyyntö; Perehdytysjärjestelmä

Tämä on tietopyyntö, joka ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö. Tietopyynnön tarkoituksena on kerätä hankinnan kohdetta koskevaa tietoa tulevaa kilpailutusta varten. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys mahdolliseen myöhempään kilpailutukseen osallistumiselle. Tulevan kilpailutuksen onnistumisen varmistamiseksi olisi kuitenkin tärkeää, että tarjoajat antaisivat hankintayksikölle mahdollisimman laajasti pyydettyjä tietoja. Tietopyyntö ei velvoita Istekki Oy:tä toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä tai sen liitteissä kuvatulla tavalla ja tarjouskilpailu voidaan myös jättää toteuttamatta. Tällä tietopyynnöllä selvitetään sähköisen perehdytysjärjestelmien markkinatilannetta, toiminnallisia ja teknisiä ominaisuuksia, toimittajien hinnoitteluperiaatteita sekä hintatasoa. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyynnön tekemisestä tai mahdollisiin tietopyyntöön liittyviin esittelytilaisuuksiin osallistumisesta. Tietopyynnön kohteena on sähköinen perehdytysjärjestelmä, jolla voidaan perehdyttää Istekin asiakkaiden työtekijöitä verkossa. Istekki Oy tulee tarjoamaan järjestelmää palveluna asiakasomistajilleen, joita ovat mm. muodostuvat hyvinvointialueet. Tavoitteena on, että järjestelmä vastaa Istekin asiakkaiden mm. hyvinvointialueiden, kuntien ja kuntayhtymien tarpeita. Tärkeää on yhtenäinen, toimintavarma ja käyttöönottovalmis perehdytysjärjestelmä, jossa hyvällä käytettävyydellä voidaan säästää työaikaa. Tietopyynnöllä kartoitetaan toimittajien valmiuksia tarjota ratkaisuja, jotka sisältävät tarvittavat toiminnallisuudet sekä järjestelmäriippumattomat rajapinnat organisaation muihin tietojärjestelmiin. Mahdollisesti tulevan hankinnan laajuus sekä hankinnan osapuolet täsmentyvät tietopyynnön ja tarjouspyynnön valmistelun edetessä. Saatujen vastausten perusteella Istekki valitsee 3–5 yritystä esittelemään ratkaisuaan noin kahden tunnin tapaamisessa, joka toteutetaan Teamsin välityksellä Istekin ja valitun vastaajan kesken elokuussa 2022. TIETOPYYNTÖÖN VASTAAMINEN Pyydämme antamaan vastaukset erillisellä liitteellä esitettynä. Tietopyynnön kysymykset on esitetty liitteellä ”Tietopyyntökysymykset”. Voitte liittää vastaukseenne myös esitteitä. Pyydämme liittämään tietopyyntövastaukset ja mahdolliset esitteet Tietopyynnön kohdassa ”Kysymys”; ”Liitä tietopyyntövastaukset” ja ”Liitä esite / esitteet”. Tietopyyntövastaukset sekä mahdolliset esitteet tulee palauttaa 5.8.2022 kello 12.00 mennessä Hilman (hankintailmoitukset.fi) kautta.

Hankinnan kohteena on sähköinen perehdytysjärjestelmä, jota käytetään perehdytysten hallinnointiin. Järjestelmässä käydään läpi esimerkiksi uuden työntekijän työtehtävät, työsuhteeseen liittyvät asiat (esim. työaika, koeaika, palkka), työpisteet, työturvallisuuteen liittyvät asiat. Järjestelmä mahdollistaa perehdytyksen seurannan ja raportoinnin koko perehdytysprosessin ajan. Järjestelmään tehdyn perehdytysmateriaalin avulla uusi henkilö oppii toimimaan organisaation tavoitteiden mukaisesti. Sähköiseen järjestelmään siirtyminen mahdollistaa sen, että perehtyminen voi alkaa heti ensimmäisenä päivänä ja perehtymistä voi jatkaa omaan tahtiin. Sähköinen järjestelmä mahdollistaa myös kuva, - ja videomateriaalin liittämisen perehdytysmateriaaliin. Hankintaan sisältyy myös mm. seuraavat palvelut: ohjelmistopalvelu, toimitusprojekti, valmisohjelmistojen ylläpito ja tuki, tuki-, koulutus-, konsultointi-, integraatio- ja kehittämispalvelut. JÄRJESTELMÄÄN LIITTYVÄT TARPEET Seuraavassa on toimintaympäristössä tunnistettuja toiminnallisia ja teknisiä tarpeita, joihin haetaan ratkaisua ja joita pyydetään käyttämään toiminnallisuuden ja hinnoittelumallin kuvaamisessa. Käyttöympäristö Perehdytysjärjestelmän käyttäjiä ovat hyvinvointialueiden, sairaanhoitopiirien, kuntien, kuntayhtymien ja omistajien strategisten kumppanien uudet ja vanhat työntekijät. Ensivaiheessa järjestelmä otetaan käyttöön Pohjois-Savon hyvinvointialueella. Toiminnalliset tarpeet Perehdytysjärjestelmä kattaisi mm. seuraavat toiminnallisuudet: • Perehdytysjärjestelmän tulee olla valmis suomenkielinen ja suomen kielellä dokumentoitu ratkaisu • Järjestelmä on vuorovaikutteinen, jossa voidaan käydä keskusteluja, tehdä tehtäviä ja seurata niiden etenemistä • Perehdytysjärjestelmä tukee tiedon rakenteista kirjaamista • Erilaajuisia käyttäjärooleja ja -oikeuksia • Järjestelmä on käytettävissä mobiilisti • Ammattinimikkeen mukaisia perehdytyssuunnitelmia • Perehdytyssuunnitelma tulee koostua perehdytystehtävistä • Perehdytystehtäviin voidaan liittää dokumentteja, audiotiedostoja ja videoita • Mallisuunnitelmat perehdytysprosessista, joita on mahdollisuus kopioida, muokata ja poistaa • Järjestelmään tulee olla mahdollista tehdä ja muokata erilaisia mallisuunnitelmia perehdytysprosessista • Järjestelmän kautta seurataan uusien henkilöiden osalta perehdytyskurssin suorittamista määräajassa • Automaattinen sähköpostiviestin lähettäminen perehdytyssuunnitelmaan nimetyille henkilöille • Järjestelmä tukee urapolkua • Järjestelmän rajapinta on avattavissa • Järjestelmä on integroitavissa henkilöstö- ja taloushallinnon järjestelmiin, identiteetinhallintaan ja tiedolla johtamisen ratkaisuihin • Raportointi.

Istekki Oy on suomalainen, kasvava ja kehittyvä noin 1000 työntekijän informaatioteknologian ja terveyden ja hyvinvoinnin teknologian asiantuntijaorganisaatio. Istekki toimii omistaja-asiakkaisiinsa nähden sidosyksikkönä, joka toteuttaa hankintoja omaa palvelutuotantoaan varten. Istekki Oy ei siten ole yhteishankintayksikkö. Yhtiömme vuoden 2021 liikevaihto oli 153 M€. Tarjoamme omistaja-asiakkaillemme strategista kumppanuutta, kilpailukykyisiä palveluja ja asiantuntijayhteisön, jolla on laajaa ydinosaamista julkishallinnon ja terveydenhuollon teknologia-ratkaisuista. Toimimme valtakunnallisesti vahvana sosiaali- ja terveydenhuollon alan organisaatioiden ja kuntien palveluintegraattorina. Visionamme on olla tärkeimmän työn arvostettu mahdollistaja tuottaessamme palveluja yli 60:lle omistaja-asiakkaallemme ympäri Suomen. Istekin suurimmat toimipisteet sijaitsevat Kuopiossa, Tampereella, Jyväskylässä ja Oulussa.