Kanta-Hämeen maakunnan kokonaisvastuullinen kuljetuspalvelu

Kanta-Hämeen kunnat ja kuntayhtymät (jatkossa kunnat) hakevat palveluntuottajaa toteuttamaan maakunnallista kokonaisvastuullista kuljetuspalvelua (Makupa), joka vastaa vammaispalvelulain, sosiaalihuoltolain sekä sairaaloiden, terveyskeskusten ja muiden laitosten kiireettömien kuljetusten tuottamisesta kokonaisuudessaan. Sopimuksen palvelukokonaisuus sisältää henkilökuljetusten tilausten vastaanoton, yhdistelyn, välityksen, kuljetuspalvelujen järjestämisen ja valvonnan sekä maksuliikenteen ja raportoinnin. Hankintaan liittyen on tehty yhteistoimintasopimus, jossa osapuolina ovat Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymä, Hattulan kunta, Hausjärven kunta, Hämeenlinnan kaupunki, Janakkalan kunta, Lopen kunta, Riihimäen kaupunki, Riihimäen seudun terveyskeskuksen kuntayhtymä (jatkossa terveyskeskus) sekä Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (jatkossa sairaanhoitopiiri). Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö) toimii yhteistoimintasopimuksen mukaisesti vastuukuntana hankinnassa mukana olevien kuntien ja kuntayhtymien puolesta. Tilaajien toimivallanjakoa tullaan kuvaamaan tarkemmin tarjouspyynnön liitteeksi laitettavaan tilaajan ja kuljetuspalvelukeskuksen väliseen sopimukseen (tämä on osallistumispyyntö eli osallistumispyynnön liitteenä ei ole kyseistä sopimusta). Tilaajalla (jatkossa myös tilaajaosapuolet) tarkoitetaan edellä kuvatun yhteistoimintasopimuksen osapuolia. Kuljetuspalvelukeskuksen ja liikenteenharjoittajien on huomioitava, että sosiaali- ja terveydenhuollon (jatkossa sote) uudistuksen myötä hankittava kokonaisuus saattaa siirtyä kuljetusten osalta hyvinvointialueen järjestämisvastuulle. Tällöin hankintaan liittyvä sopimus siirtyy kunnilta hyvinvointi-alueelle hyvinvointialue-uudistuksen ohjeistuksen mukaisesti. Hankinnassa ovat ei-sitovana optiona muut mahdolliset kuljetukset siltä varalta, jos uudistus ei toteudu ollenkaan tai suunnitellussa aikataulussa. Hankintamenettelynä on hankintayksikön osallistumispyynnön liitteessä kuvaama neuvottelumenettely. Neuvotella voidaan kaikista sellaisista asioista, joita ei ole erikseen nimenomaisesti merkitty pakollisiksi vähimmäisvaatimuksiksi; kuitenkaan soveltuvuusvaatimuksista (ESPD-lomakkeessa ja Muut ehdot -kohdassa olevat vaatimukset) ei neuvotella. Hankintayksikkö valitsee osallistumishakemusten perusteella 3-6 ehdokasta neuvottelukierrokselle/-kierroksille. Sopimuskumppaniksi valitaan neuvottelumenettelyssä yksi palveluntuottaja. Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa ehdokkaan osallistumishakemusasiakirjoissaan antamat tiedot ennen päätöksen ehdokkaiden valinnasta tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, ehdokas suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hankinnan arvo oli vuonna 2019 noin 3,4 miljoonaa euroa. Kyseessä on arvio, joka ei sido hankintayksikköä. Kokonaisarvo on arvioitu siten, että vuosiarvo olisi kolme miljoonaa euroa, mutta vuosiarvo voi olla enemmän tai vähemmän.

Palveluntuottaja vastaa korkealaatuisesta palvelusta tilaajalle koko hankittavan palveluketjun osalta. Palveluketjun osat ovat matkojen tilaus, yhdistely, välitys, kuljetuspalvelujen järjestäminen ja valvonta, maksuliikenne ja raportointi. Palveluntuottaja voi käyttää alihankintaa kaikkien em. tehtävien hoitamiseen; kuitenkaan koko hankintaa ei saa antaa alihankkijoiden toteutettavaksi. Kokonaisvastuullinen palvelumalli antaa mahdollisuuden palveluntuottajalle toteuttaa hankittava palvelu operatiivisen toiminnan osalta haluamallaan tavalla. Samoin teknisen toteutuksen yksityiskohdat palveluntuottaja voi toteuttaa suunnittelemallaan tavalla. Palvelun toteuttamisessa on huomioitava asiakkaiden erityistarpeet sekä kuljetusten luotettavuus, täsmällisyys ja oikea-aikaisuus. Palvelun tulee toimia moitteettomasti riippumatta viikonpäivästä, vuoden tai vuorokauden ajasta. Palveluntuottajalla voi olla omia autoja ja kuljettajia ja/tai palveluntuottaja voi hankkia kuljetukset tekemällä yksittäisten liikenteenharjoittajien tai yhteenliittymien kanssa sopimuksia kuljetusten hoitamisesta. Palveluntuottajan on huomioitava, että liikenteenharjoittajia tulee kohdella yhdenvertaisesti ja tasapuolisesti. Yhteistoimintasopimuksen lisäksi hankintaa koskee Hämeenlinnan kaupunginhallituksen päätös (KH 19.4.2021 § 216) koskien Kanta-Hämeen maakunnan kokonaisvastuullisen kuljetuspalvelun hankinnan kilpailutusperiaatteita. HANKINNAN TAVOITTEET Hankinnan tavoitteena on kohtuuhintainen toimiva ja luotettava kuljetuspalvelu. Hankinnan tavoitteena on parantaa asiakaspalvelua, yhdenmukaistaa kuljetuspalvelukäytäntöjä, edistää digitalisaatiota Kanta-Hämeen maakunnan alueella ja hillitä matkakustannusten kasvua yhdistelemällä matkoja maksajatahosta riippumatta. HUOM! Ehdokkaille korostetaan sitä, että osallistumishakemus kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen osallistumishakemusten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun osallistumishakemuksen/tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. ehdokkaasta/tarjoajasta johtuvasta syystä osallistumishakemuksen/tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet osallistumishakemukset/tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

Kaikki ilmoitetut arvot ovat arvioita, jotka eivät sido Hämeenlinnan kaupunkia eivätkä muita tilaajaosapuolia. Tarjouskilpailu aloitettiin keväällä 2021 pyytämällä osallistumishakemuksia Kanta-Hämeen maakunnan kokonaisvastuullisesta kuljetuspalvelusta (HML/3938/02.08.02/2020). Kaupungin hankintapäällikkö on tehnyt päätöksen ehdokkaiden valinnasta kesäkuussa 2021 (viranhaltijapäätös 33 / 22.6.2021). Osallistumishakemuksen jätti seitsemän yritystä, joista neljä valittiin jatkoon ja neuvottelukierroksille. Valittujen ehdokkaiden kanssa käytiin kolme neuvottelukierrosta. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus HILMA-ilmoituskanavassa 14.5.2021 (2021-073441) ja Euroopan unionin virallisessa lehdessä 17.5.2021 (2021/S 094-248592). Hankintamenettely on kuvattu osallistumispyyntöasiakirjoissa. Hankintamenettely on osittain EU-hankintojen neuvottelumenettelyjen kaltainen. Tarjouspyyntö julkaistiin 13.12.2021 Lounais-Suomen Taxidata Oy:lle, Menevä Oy:lle, Taksi Helsinki Oy:lle ja Tampereen Aluetaksi Oy:lle. Tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla Tarjouspalvelu-portaalissa. Tarjouspyynnöstä esitettiin kysymyksiä ja niihin vastattiin Tarjouspalvelu-portaalin kautta. Hankintaan liittyen on tehty yhteistoimintasopimus, jossa osapuolina ovat Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymä, Hattulan kunta, Hausjärven kunta, Hämeenlinnan kaupunki, Janakkalan kunta, Lopen kunta, Riihimäen kaupunki, Riihimäen seudun terveyskeskuksen kuntayhtymä ja Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä. Hämeenlinnan kaupunki toimii yhteistoimintasopimuksen mukaisesti vastuukuntana (isäntäkuntana) hankinnassa mukana olevien kuntien ja kuntayhtymien puolesta. Yhteistoimintasopimuksen mukaisesti hankinnassa mukana olevat kunnat ja kuntayhtymät valtuuttavat Hämeenlinnan kaupungin tekemään kaikki isäntäkuntasopimuksessa tarkoitettuja hankintoja koskevat päätökset niiden puolesta. Tähän hankintaan ei sovelleta ns. puhtaiden ajoneuvojen lainsäädäntöä, koska hankintailmoitus on julkaistu ennen elokuuta 2021.

Sopimuskausi on kolme vuotta + optio kaksi vuotta.