Someron kaupunkikonsernin omistamien vuokra-asuntojen ja liiketilojen isännöintipalvelujen hankinta

Someron kaupunki pyytää tarjouksia kaupunkikonsernin omistamien vuokratalojen ja liiketilojen isännöintipalveluiden kokonaisvaltaisesta hoitamisesta 1.1.2023 alkaen (tavoite).

Hankinnan kohteena on Someron kaupunkikonsernin omistamien vuokratalojen ja liiketilojen isännöintipalvelut. Someron kaupunki omistaa (100 %) vuokrattavia asunto-osakkeita yhteensä 41 kpl, muita vuokrattavia asuntoja 23 kpl, ARA vuokra-asuntoja 36 kpl. Lisäksi Someron kaupunki omistaa kolme liikekiinteistöä, joissa on 10 liiketilaa. Kaupunkikonserniyhtiöt Kiint. Oy Somerasunnot omistaa ARA vuokra-asuntoja 195 kpl ja Kiint. Oy Jukolantie 3, kolme vuokrattavaa liiketilaa. Asuntoja on yhteensä 295 kpl ja liiketiloja 13 kpl. Someron kaupungin 100 % omistamat asunnot/kiinteistöt • Someron kaupungin omistamat asunto-osakkeet 41 kpl ja muut vuokrattavat asunnot 23 kpl yht. 64 kpl • Someron kaupungin omistamat Sairaalatien 6 ARA vuokrakohteet - asunnot 36 kpl • Someron kaupungin omistamat liiketilat 3 kpl, yhteensä 10 vuokrakohdetta Someron kaupunkikonserniin kuuluvat yhtiöt • Kiint. Oy Somerasunnot – ARA vuokratalo ja vuokrattavat asunnot 195 kpl • Kiint. Oy Jukolantie 3 liikekiinteistö, vuokrattavia liiketiloja 3 kpl Nykyinen isännöintipalvelu on voimassa 31.12.2022 asti (alustava). Isännöintiin liittyvät tehtävät toteutetaan tiiviissä yhteistyössä yhtiöiden hallituksen, kaupungin teknisen toimen, kaupunginhallituksen, konsernijohdon ja kaupungin osoittaman kiinteistönhoitoyrityksen ja muiden viranhaltijoiden kanssa. Hankintatarpeen kuvaus Tilikausi: kalenterivuosi Tositteiden lukumäärä: ostolaskut n. 1560 kpl/vuosi Kulujen seuranta kohteittain: jokaisella taloyhtiöllä on oma kustannuspaikka (esim. Someroasun-noilla on 15 kustannuspaikkaa) Lainahallinta: 10 kpl, 2 kertaa vuodessa, kohdis-tuu useammalle kustannuspaikalle Huoneistojen lukumäärä: 295 kpl Liikehuoneistojen määrä: 13 kpl Palvelunkuvaus Laaja Isännöintipalvelu, joka sisältää isännöinnin ja vuokrareskontran kokonaisvaltaisen hoidon. Tehtävänkuvaus: Vuokrakohteiden kohdeluettelo LIITE 1, Vastuunjakotaulukko LIITE 2 ja Hankinnan kriteerit LIITE 4. - Asuntohakemukset tulevat Isännöitsijälle. Isännöitsijä tekee vuokrapäätökset. Asukkaiden valinnan asuntoihin ja valituille ilmoittamisen hoitaa isännöitsijä. Asukasvalintaa voidaan joissain kohteissa ohjata kaupungin taholta. - Kohteiden vuokrankorotukset ovat pääsääntöisesti maaliskuussa. - Tilintarkastajana tulee käyttää Someron kaupunkikonsernin tilintarkastus-yhteisöä - Asuntojen/liiketilojen näytöt toteuttavat Someron Talkkarit Oy isännöitsijän pyynnöstä. Someron Talkkarit Oy hoitaa myös yhtiöiden taloautomatiikan valvonnan ja kiinteistöjen sopimuksenmukaista hoitoa. Huoltopyynnöt isännöitsijä kirjaa Tarmo-järjestelmään tehtäväksi. -Someron kaupungin tilakeskus tarkastaa asuntojen kunnon ennen uudelleen vuokrausta sekä teettää tarvittavat kunnostustyöt tarvittaessa. - Isännöitsijä valmistelee yhtiön hallituksen kokousasiat ja toimii kokousten sihteerinä. Kokouksia on ollut vuositasolla noin 8 kpl (ko. määrä kokouksia on sisällytettävä tarjoushintaan). Isännöinti edellytetään hoidettavan hyvää isännöintitapaa noudattaen. Isännöintipalveluun sisältyy arkisin toimipisteen aukioloaikoina myös avain-palvelu – tarvittaessa myös muuna aikana, jos viranomainen tarvitsee oven avauksen lisäksi isännöintiin liittyviä tietoja. Edellytämme, että isännöinti ja siihen liittyvä asiakaspalvelu hoidetaan Somerolla tarkoitukseen varatusta toimipisteestä. Asiakaspalvelua tulee tarjota arkisin täysiaikaisesti klo 9–15. Edellytämme myös, että tarjouksessa isännöinnin ja asiakaspalvelun vastuuhenkilöiksi nimettävät työskentelevät päätoimisesti kyseisessä toimipisteessä Somerolla.