Tietopyyntö / markkinakartoitus: Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:n CRM- ja HR-järjestelmien hankinta

Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy on Mikkelin kaupungin, Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun ja LUT-yliopiston omistama alueellinen kehitysyhtiö ja osa Mikkelin kaupunkikonsernia. Tavoitteenamme on lisätä Mikkelin elinvoimaa auttamalla yrityksiä menestymään. Yhtiön toiminta pitää sisällään yrityspalvelut, toimintaympäristön kehittämisen ja matkailun edistämisen ja henkilöstömäärä on n. 40 hlöä. Valmistaudumme kilpailuttamaan sekä CRM- että HR-järjestelmän vuoden 2022 aikana. Hankintaan liittyvä vuoropuhelu on tarkoitus käydä kesäkuussa 2022, mutta jo sitä ennen tämän tietopyynnön tavoitteena on kartoittaa markkinaa ja saada esille huomioon otettavia seikkoja tarjouspyynnön/-pyyntöjen valmisteluun ja kerätä alustavaa informaatiota tulevasta hankinnasta. Tietopyynnön seurauksena ei järjestetä ei järjestelmien esittelytilaisuuksia. Tietopyynnön sisältämä informaatio voi muuttua julkaistavaan lopulliseen tarjouspyyntöön. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa eikä tarjoajan tarvitse tehdä tarjousta, vaan vastata tietopyyntöön ohjeistetulla tavalla. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei ole este tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön annettuun vastaukseen ei voi vedota myöhemmin tarjousten vertailussa. Tietopyynnön kohteen kuvaus Pyydämme tietoa markkinoilla olevista, käyttötarkoitukseen soveltuvista järjestelmistä. Tämän toiveen täyttää esim. tuote-esite ja tarjottavan palvelun kuvaus. Toiveita CRM-järjestelmälle: - asiakasrekisterin (ts. yritysrekisterin) ylläpito ja asiakkuuksien hallinta - julkinen yritys- ja palvelurekisteri - sähköposti-integraatio - yritysten muutosten automaatio (lopettaneet, aloittaneet) - monipuolinen ja älykäs haku - tontti- ja toimitilarekisterin ylläpito - hakutoiminnot - käyttöoikeuksien jakaminen organisaation ulkopuolelle - karttaintegraatio - tapahtumahallinta - ilmoittautumisten ja osallistujien hallinta - palautteen kerääminen - uutiskirjeiden lähettäminen & vastaanottajien integraatio - monipuoliset raportointi- ja tiedonkeruumahdollisuudet - valmius vastaanottaa tietosisältö Excel-muodossa - toimii pilvipalveluna - mobiili-käyttöliittymä Toiveita HR-järjestelmälle: - sähköinen työajanseuranta - uuden EU-ohjelmakauden rahoituksen kriteerit täyttävä tuntikirjaus - mahdollisuus kirjata työaika selitteineen kustannuspaikoittain - työajanseurantojen sähköinen allekirjoitusmahdollisuus - jo hyväksytyn kirjauksen korjaus / hyväksynnän poistaminen, muokkaus, hyväksyminen - excel-muotoinen raportointi, jossa sarakkeina mm. aika, kustannuspaikka, selite ja hyväksyntä - lomien anominen ja hyväksyntä - lomien automaattinen kirjautuminen työajanseurantaan - lomapäivien näkyminen työntekijälle - mahdollisuus tarkastaa yhdestä paikasta koosteena kuinka monella henkilöstöstä on kk:n ajalta kirjaukset tehty / tekemättä ja miltä päiviltä? - mahdollisuus asettaa vanhat työntekijät passiivisiksi (ei pakko poistaa) ei rajaa passiivisten työsuhdeteiden määrälle - kustannuspaikkakohtainen haku - muiden poissaolojen hallinta - työsuhteen elinkaaren hallinta: perehdyttäminen, koulutukset, kehityskeskustelut, varhaisen välittämisen malli ja näihin liittyvät asiakirjat ja raportit - tarvittaessa yhteys Procountor-järjestelmään - osaamisen kartoittaminen ja seuranta (optio) CRM- ja HR-järjestelmien keskinäisen integraation/tietojen siirtämisen mahdollisuus on eduksi järjestelmien toimittajille. Olisi hyödyllistä, jos asiakasaktiviteetin CRM-kirjaus muodostaisi samalla tuntikirjauksen HR-järjestelemään. Lisäksi kysymme näkemystänne seuraavista asioista: 1. Onko yrityksellänne kiinnostusta osallistua CRM-tarjouskilpailuun? 2. Onko yrityksellänne kiinnostusta osallistua HR-järjestelmän tarjouskilpailuun? 3. Ovatko hankinnan kohteen kuvauksessa mainitut toiveet sellaisia, että yrityksenne kykenee ne täyttämään? Jos ei, miltä osin haluaisitte vaatimuksia muutettavan? 4. Mikä on näkemyksenne siitä, olisiko tilaajan kannalta parempi, että järjestelmät kilpailutettaisiin yhdessä vai erikseen? Miten perustelette vastauksen? 5. Mitä muuta palautetta haluatte antaa tietopyynnön perusteella? Tietopyyntöön vastaaminen Tietopyyntöön vastaavan toimijan on ilmoitettava, ovatko vastauksessa annetut tiedot julkisia vai liikesalaisuutta. Pyydämme vastaamaan tähän tietopyyntöön 10.6.2022 klo 12.00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen maarit.randelin@mikseimikkeli.fi, kiitos!.