Tietopyyntö: Tilapalveluiden kunnossapidon ohjelmoinnin ja töiden toteuttamisen työnohjausjärjestelmä

TÄMÄ EI OLE ENNAKKOILMOITUS, HANKINTAILMOITUS TAI TARJOUSPYYNTÖ VAAN TIETOPYYNTÖ MARKKINOIDEN KARTOITTAMISEKSI Espoon kaupungin Tilapalvelut-liikelaitoksella ("Hankintayksikkö") on tarve korvata kunnossapitotyön työohjausjärjestelmä uudella ratkaisulla. Suunnitteilla olevaan hankintaan sisältyy tietojärjestelmä, jolla toteutetaan kunnossapidon työnohjaukseen, töiden portfolionhallintaan, tilaukseen ja laskutukseen liittyviä toimenpiteitä. Suunniteltuun hankintaan sisältyy lisäksi järjestelmän tuki- ja ylläpitopalvelut, järjestelmän ja palveluiden käyttöönotto ja sovitus Hankintayksikön tarpeisiin sekä mahdolliset jatkokehityshankkeet muuttuvien tarpeiden myötä. Hankintayksikkö etsii ensisijaisesti SaaS-palveluna toimitettavaa valmisohjelmistolla/-ohjelmistoilla toteutettua ratkaisua, jolla voidaan tukea kiinteistöjen kunnossapidon keskeisiä prosesseja mahdollisimman pitkälle järjestelmän valmiiden toimintojen avulla tai konfiguroiden. Tällä tietopyynnöllä kartoitetaan markkinoiden vastaavuutta järjestelmätarpeeseen sekä kutsutaan potentiaalisia tarjoajia osallistumaan suunnitteilla olevasta hankinnasta käytävään markkinavuoropuheluun. Tietopyynnön vastauksissa sekä myöhemmin käytävässä markkinavuoropuhelussa kartoitetaan muun muassa: - kuinka kattavasti markkinoilla tarjolla olevat valmisohjelmistot tukevat Hankintayksikön liiketoimintaprosesseja joko suoraan tai konfiguroiden, - millaisin vaihtoehtoisin ratkaisuin Hankintayksikön toimintojen tarpeet voidaan täyttää ja millaisia parhaita käytäntöjä alalla on tunnistettu, - minkälaisia järjestelmän tuki- ja ylläpitopalveluita markkinat tarjoavat, sekä - millaisia referenssitoimituksia voidaan hyödyntää tavoitteiden asetannassa. MARKKINAVUOROPUHELUN AIKATAULU Markkinavuoropuhelua käydään alustavasti kahdessa vaiheessa; elokuussa ja lokakuussa 2022. Hankintayksikkö varaa oikeuden kutsua tietopyyntövastausten perusteella 5-6 toimittajaa vuoropuhelun ensimmäiseen vaiheeseen 22.-26.8.2022, jonka tavoitteena on täsmentää hankinnan sisältö ja keskeiset reunaehdot. Varsinaiset markkinavuoropuhelukutsut on tavoitteena toimittaa 1.7.2022 mennessä valituille toimittajille. Vuoropuhelut käydään ensisijaisesti Teams etäkokouksina. Markkinavuoropuhelun toinen vaihe käydään sähköisesti ja avataan kaikille tietopyyntöön vastanneille. Toisen vaiheen vuoropuhelu käydään alustavan tarjouspyynnön sisällöstä, vaatimusmäärittelyistä sekä sopimusehdoista. Hankintayksikkö varaa oikeuden lisävuoropuheluihin markkinakartoituksen edetessä. Hankintayksikön tavoitteena on käynnistää varsinainen kilpailutus marraskuussa ja käyttöönottoprojekti viimeistään 1.3.2023 siten, että uusi järjestelmä saadaan vuoden 2023 lopussa käyttöön. TIETOPYYNTÖÖN VASTAAMINEN Tämän tietopyynnön ”Liite 1, Tietopyyntöön vastaaminen” sisältää lyhyen yhteenvedon järjestelmän toiminnallisista tarpeista sekä kysymyksiä, joihin toimittajia pyydetään vastaamaan. Toimittajilta pyydetään tietopyynnön vastauksena yhteenveto tarjottavissa olevasta ratkaisustaan kattaen vastaukset liitteessä 1 oleviin kysymyksiin. Hankintayksikkö kutsuu vastauksen pohjalta erilliseen elokuussa 2022 järjestettävään markkinavuoropuheluun toimittajia, joiden tarjoamat ratkaisut vastaavat kattavimmin Hankintayksikön tarpeet ja muodostavat edustavan otannan markkinoista. Vastaukset tietopyyntöön toimitetaan sähköpostitse osoitteeseen hankinta@espoo.fi 17.6.2022 klo 12:00 mennessä. Vastaus tulee otsikoida selkeästi esim. ”Tietopyyntö - Tilapalveluiden kunnossapidon ohjelmoinnin ja töiden toteuttamisen työnohjausjärjestelmä - ilmoittautuminen [Yrityksen nimi]”. Vastaaminen tietopyyntöön ei sido yritystä tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle.