Tilitoimistopalvelut

Tarjouspyynnön kohteena ovat Kotkan tapahtumakeskus Oy:n kirjanpito-, palkanlaskenta-, tilinpäätös- ja verotuspalvelut. Palvelutuottajalta edellytetään aktiivista, proaktiivista ja sitoutunutta toimintaa taloushallinnon kumppanina. Kotkan tapahtumakeskus Oy on osa Kotkan kaupunkikonsernia ja valittavan palvelutuottajan tulee sitoutua tuottamaan kirjanpitoaineisto konsernitilinpäätökseen annetun aikataulun mukaan (toimitetaan tytäryhtiöille vuosittain etukäteen). Sopimus alkaa 1.9.2022 ja on voimassa toistaiseksi 3 kk irtisanomisajalla

Tarjouspyynnön kohteena ovat Kotkan tapahtumakeskus Oy:n kirjanpito-, palkanlaskenta-, tilinpäätös- ja verotuspalvelut. Palvelukokonaisuuteen sisältyy seuraavat palvelut: - Ostolaskujen käsittely ja ostoreskontran täsmäytys:  Palvelutuottajan tehtävänä on tuottaa Tilaajalle tehokas ja sujuva ostolaskujen käsittely- ja hyväksymisprosessi. Palveluun sisältyy ostolaskujen sähköinen vastaanotto ja skannauspalvelu, hyväksymiskierron valvonta, maksatus eräpäivänä ja ostolakujen säilytys kirjanpitolain edellyttämän ajan. Tilaaja asiatarkastaa ja hyväksyy ostolaskut ja palvelutuottaja tiliöi laskut. Laskujen oikeellisuuden tarkastaminen ja epäselvyyksien korjaaminen kuuluu Tilaajalle.  Hankittavaan palveluun sisältyy ostoreskontrapalvelut kokonaisvaltaisesti (esim. toimittajatietojen ylläpito, maksatus eräpäivänä, hyvityslaskujen käsittely jne) - Myyntilaskutus (tarvittaessa) ja myyntireskontran täsmäytys:  Tapahtumaliiketoiminnan myyntilaskutus tapahtuu tilavarausjärjestelmässä tehdyllä laskulla. Tiedot välittyvät rajapinnan kautta taloushallinnon järjestelmään, josta lasku lähtee asiakkaalle. Tilaaja vastaa laskujen oikeellisuudesta ja lähettämisestä. Tarvittaessa palvelutuottajalta voidaan ostaa apua myyntilaskutukseen erillisveloituksen mukaan.  Tilaaja vastaa asiakasrekisterin ylläpidosta  Palvelutuottaja huolehtii siitä, että tehokkaan ja ajantasaisen reskontrapalvelun kautta maksut kohdistuvat myyntireskontrassa oikeille maksajille ja laskuille. Kokonaisvaltainen palvelu sisältää Tilaajan saamien viitesuoritusten pankkinoudot, niiden ja tiliotteiden tulojen kohdistamisen myyntireskontraan ja maksukehotus- ja perintäajoista. Käytäntö perintätoimenpiteistä sovitaan erikseen ja palvelutuottaja laskuttaa palvelusta hinnaston mukaisen korvauksen. - Maksuliikenne:  Palveluun sisältyy Tilaajan kokonaisvaltainen maksuliikenteen oikea-aikainen ja turvallinen maksaminen. Tilaaja luovuttaa palvelutuottajalle pankkitiliensä käyttöoikeuden - Kuukausikirjanpito, tilinpäätös ja veroilmoitus  Palvelutuottaja tuottaa Tilaajalle kirjanpitoa, tilinpäätöstä ja verotusta koskevat palvelut kokonaisvaltaisesti. Palveluun sisältyy esim. tilikauden aloitustoimenpiteet, tilikauden aikainen kirjanpito, tiliotteiden käsittely kirjanpitoon, alv-laskenta ja -ilmoitukset, poistolaskelmat, veroilmoituksen tekeminen, tilinpäätösjaksotukset, tilikauden päättäminen, tilinpäätöslaskelmat ja -liitteet, tilikartan ja kirjaussuunnitelman ylläpito, aineiston säilyttäminen määräysten mukaisesti. - Budjetointi ja raportointi  Palvelutuottaja huolehtii siitä, että Tilaajalla on käytössään taloushallinnon järjestelmän tarjoamat raportointi- ja budjetointipalvelut. Raporteista käytettävissä pitää olla vähintään tulos, tase, päivä- ja pääkirja sekä kuita mahdollisia yhtiön talouden tilaa kuvaavia raportteja ja tunnuslukuja. - Palkanlaskenta  Palvelutuottaja vastaa seuraavista palkanlaskennan palveluista noudattaen Tilaajan käyttämää työehtosopimusta:  henkilötietojen perustaminen ja ylläpito  palkanlaskenta ja rekisterien ylläpito  palkkojen maksatus  palkkalaskelmat ja -todistukset  kuukausittaiset ja vuosittaiset ilmoitukset verohallintoon ja vakuutusyhtiöihin  tilikauden aikaiset jaksotukset  lomapalkkajaksotukset  kokouspalkkioiden maksatus  matkalaskujen maksatus  Kela-hakemukset