Kirjanpito- ja palkanlaskentapalveluiden hankinta

Fingo ry on suomalaisten kehitysjärjestöjen kattojärjestö, jossa työskentelee noin 50 henkeä. Toimintaa rahoitetaan pääasiassa eri lähteistä saatavilla julkisilla avustuksilla. Tarjouspyynnön kohteena ovat järjestön kirjanpito- ja palkanlaskenta-, tilinpäätös- ja verotuspalvelut. Palveluntarjoajalta edellytetään kokemusta järjestöasiakkaiden ja hanketoiminnan tarpeista, proaktiivista otetta ja sitoutumista toimintojen kehittämiseen kumppanina. Sopimus alkaa 1.9.2022 ja on voimassa toistaiseksi 3 kk irtisanomisajalla.

Tällä tarjouspyynnöllä kilpailutetaan Fingo ry:n kirjanpito-, palkanlaskenta-, tilinpäätös- ja verotuspalvelut. Palveluntarjoajalta edellytetään kokemusta järjestöasiakkaiden ja erityisesti hanketoiminnan tarpeista, proaktiivista otetta ja sitoutumista toimintojen kehittämiseen kumppanina. Palvelukokonaisuuden tulee tukea järjestön toiminnan seuranta-, raportointi- ja ennakointitarpeita, huomioiden toimintaan saatujen eri rahoittajien asettamat kriteerit. Kirjanpitojärjestelmänä on tällä hetkellä Procountor- järjestelmä. Jos kyseessä ei ole yksi järjestelmä, jossa hoidetaan kaikki toiminnot, niin rajapintojen pitää toimia saumattomasti yhteen. Eduksi on mikäli järjestelmäkokonaisuuteen kuuluu HR-järjestelmä. Kirjanpitopalveluiden kokonaisuus Palvelutuottajan tehtävänä on tuottaa Fingolle tehokas ja sujuva laskujen käsittely- ja hyväksymisprosessi. Palveluun tulee sisältyä osto-, matka- ja kululaskujen sähköinen vastaanotto ja skannauspalvelu, tarvittaessa manuaalinen tallennus, hyväksymiskierron valvonta, maksatus eräpäivänä ja laskujen säilytys lainsäädännön edellyttämän ajan. Fingo asiatarkastaa ja hyväksyy laskut ja kohdentaa ne oikeille seurantakohteille, ja palvelutuottaja tiliöi laskut. Laskujen oikeellisuuden tarkastaminen ja epäselvyyksien korjaaminen kuuluu Fingolle. Palveluun tulee sisältyä ostoreskontrapalvelut kokonaisvaltaisesti (mm toimittajatietojen ylläpito, maksatus eräpäivänä, hyvityslaskujen käsittely). Palveluun tulee sisältyä kokonaisvaltainen maksuliikenteen hoito ja oikea-aikainen ja turvallinen maksaminen. Palveluntarjoaja huolehtii matkakulujen tulorekisteri-ilmoituksista. Kirjanpitojärjestelmänä on tällä hetkellä Procountor- järjestelmä. Myyntilaskutus ja myyntireskontran hoitaminen Palveluun sisältyy myyntilaskutuksen ja myyntireskontran hoitaminen. Fingo vastaa asiakasrekisterin ylläpidosta. Suurempien myyntilaskutuserien tiedot voidaan välittää tiedostona palveluntuottajalle laskutusta varten. Maksumuistutus- ja perintätoimenpiteiden käytännöstä sovitaan erikseen. Julkaisutoiminnan osalta tilaajarekisterin hoitaminen ja laskutukseen liittyvät toiminnot on ulkoistettu kolmannelle taholle. Kuukausikirjanpito, tilinpäätös ja verotuspalvelut Palveluntuottaja tuottaa Fingolle kirjanpitoa, tilinpäätöstä ja verotusta koskevat palvelut kokonaisvaltaisesti. Palvelu sisältää tilikauden aloitustoimenpiteet, tilikauden aikaisen kirjanpidon kuukausittaisine täsmäytyksineen, tiliotteiden käsittelyn, alv-laskennan ja -ilmoitukset, veroilmoituksen laatimisen, tilinpäätösjaksotukset ja tilikauden päättämistoimet, tilinpäätöslaskelmat ja -liitteet sekä aineiston säilyttämisen määräysten mukaisesti. Tilikartta ja kirjaussuunnitelma laaditaan yhdessä Fingon kanssa ja niiden ylläpito kuuluu palveluntuottajalle. Budjetointi ja raportointi Palveluntuottaja huolehtii siitä, että Fingolla on käytössään toimivat raportointi- ja budjetointipalvelut, budjetin toteuman ja ennusteen seurannan tulee olla reaaliaikaista ja käyttäjälähtöistä. Fingo vastaa budjetin laatimisesta ja tilikauden aikaisista päivityksistä. Talouden seuranta perustuu seurantakohderakenteeseen, joita on käytössä tällä hetkellä 6 tasoa. Fingon tilikausi on 1.1.-31.12. Hankerahoitukseen liittyy useita erillisiä raportointimääräaikoja, joihin raportointi tapahtuu yhteistyössä Fingon kanssa. Hankkeiden määrä vaihtelee vuosittain. Palveluntarjoaja tuottaa tarvittavat Tilastokeskuksen raportit. Palveluntuottaja vastaa seuraavista palkanlaskennan palveluista: • henkilötietojen perustaminen ja ylläpito • palkanlaskenta ja rekisterien ylläpito • palkkojen maksatus • palkan vähennykset (esim. lounasedun omavastuu) • palkkalaskelmat ja -todistukset • kuukausittaiset ja vuosittaiset ilmoitukset verohallintoon, vakuutusyhtiöihin, työnantajaliittoon sekä Elinkeinoelämän keskusliittoon • tilikauden aikaiset jaksotukset • lomapalkkajaksotukset • Kela-hakemukset Palkanmaksu tapahtuu kk 15 päivä. Palkkakirjanpidon tulee noudattaa samaa laskentakohderakennetta kuin muun kirjanpidon. Yksittäinen palkka voi jakautua useammalle seurantakohteelle.