TIETOPYYNTÖ: TILT – Tilatietojärjestelmän hankinta

Kaupunkiympäristön toimiala (KYMP) on hankkimassa uutta tilatietojärjestelmää korvaamaan nykyisin koekäytössä oleva poistuva järjestelmä. Tilatietojärjestelmällä hallitaan rakennushankkeen aikana rakennushankkeen tilaohjelmaa sekä tilojen toiminnallisia ja teknisiä vaatimuksia; ja tilojen suunnitelma- ja toteumatietoja. Järjestelmän tietoja voidaan myös hyödyntää tilojen ylläpidossa. Tarve järjestelmälle on todettu sekä KYMP:n hankeyksiköissä että asiakastoimialoilla. Tämä ei ole hankintailmoitus eikä osallistumispyyntö, vaan mahdollisille toimittajille osoitettu tietopyyntö, jolla pyritään kartoittamaan markkinoita ennen hankintailmoituksen julkaisemista. Tietopyyntöön vastaamalla potentiaalisilla toimittajilla on mahdollisuus kommentoida hankinnan kuvausta ja alustavia tarjouspyyntömateriaaleja ja vastata hankintayksikön kysymyksiin. Hankintayksikkö voi ottaa tietopyynnön kautta saatuja tietoja huomioon tarjouspyynnön laatimisessa. Hankinnasta kiinnostuneita toimittajia pyydetään tilaamaan tietopyynnön materiaalit sähköpostitse osoitteesta kymp.hankinnat@hel.fi. Pyydämme lähettämään vastaukset ja mahdolliset kommentit materiaaleista 13.5.2022 mennessä sähköpostitse osoitteeseen kymp.hankinnat@hel.fi. Pyydämme ilmoittamaan, mikäli tietopyyntöön antamanne vastaus sisältää liikesalaisuuksia tai muuta salassa pidettävää tietoa. Pyydämme yksilöimään ja merkitsemään ko. tiedot selvästi viestin yhteydessä. Hankintayksikkö pyrkii julkaisemaan hankintailmoituksen kesäkuussa 2022. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa. Mikäli tietopyynnössä kuvattu hankinta päätetään toteuttaa, se saattaa poiketa sisällöltään tai hankintamenettelyn valinnan osalta tietopyynnön sisällöstä. Tietopyyntöön vastaaminen ei sido mahdollista toimittajaa, eikä ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei vaikuta mahdollisen toimittajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tietopyyntöön vastaamisesta ei makseta korvausta.

Hankinnan tavoitteena on saada tilatietojärjestelmä kattavasti ja yhtenäisesti käyttöön kaupunkiympäristön toimialan rakennushankkeissa, joiden käyttäjinä ovat Helsingin kaupungin muut toimialat; kasvatuksen ja koulutuksen toimiala (KASKO), sosiaali- ja terveystoimiala (SOTE) sekä kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala (KUVA). Arvioidut määrät rakennushankkeista, joissa järjestelmä tulisi olemaan käytössä, ovat seuraavat: - KASKO: yhteensä noin 220 hanketta - SOTE: yhteensä noin 66 hanketta - KUVA: yhteensä noin 25 hanketta - MUUT: yhteensä noin 37 hanketta YHTEENSÄ: noin 348 hanketta Uuden järjestelmän käyttöönotolla tavoitellaan seuraavia hyötyjä: - Yhteinen tilaprosessi Kympin ja asiakastoimialojen välillä toimii paremmin. Asiakastoimialoilla on alusta, jolla ne laativat tilaohjelman ja tiloihin liittyvät toiminnalliset vaatimukset yhtenäisessä muodossa. Kymp käyttää samaa alustaa teknisten vaatimusten kirjaamiseen ja omiin tarkasteluihinsa. Kympin asiakastyytyväisyys nousee. - Rakennushankkeiden tiedonhallinta paranee. Hankkeen alussa tilojen toiminnalliset ja tekniset vaatimukset ovat suunnittelijoilla heti käytettävissä. Hankkeen aikana suunnitelmia ja vaatimuksia voidaan verrata yhteismitallisesti. Hankkeen lopussa tilatiedot vastaavat toteumaa. - Tilatietojen hyödyntäminen ylläpidossa mahdollistuu. Tilatietojärjestelmässä olevia tilatietoja on mahdollista käyttää ylläpito- ja tilahallintajärjestelmissä suoraan tai siirtää ne automaattisesti. - Osaaminen tilatietojen hyödyntämisessä kasvaa. BIM-kyvykkyysanalyysissa pisteet nousevat. Vuonna 2019 toteutetussa markkinakartoituksessa ylätason vaatimuksia järjestelmälle kuvattiin seuraavasti: "Tietopyynnön tarkoituksena on saada tietoa rakennushankkeiden (erityisesti koulut ja päiväkodit) tilojen teknisten ja toiminnallisten vaatimusten määrittelyä ja suunnittelua tukevien ohjelmistopalveluiden markkinatarjonnasta. Ohjelmistopalvelun käyttötarkoitus olisi vaatimustilakorttien, tilakorttien, huoneselosteiden ja huonekortti/tilanhallintakorttien korvaaminen tietomallinnukseen perustuvalla ja tietokantapohjaisella SaaS-ohjelmistopalvelulla. Palvelun tulisi perustua tietomallinnukseen (BIM) ja tietojen siirron järjestelmään/järjestelmästä tulisi olla mahdollista IFC-standardin mukaisesti. Järjestelmän tavoite on korvata suuri määrä manuaalista tiedon keruuta, muuntamista, siirtämistä ja vertailua eri tahojen välillä rakennussuunnitteluprosessin aikana. Samalla tilavaatimusten hallinta yhdenmukaistuu ja selkeytyy." Tarkempi kuvaus hankinnasta sekä toimittajille osoitetut kysymykset toimitetaan kiinnostuneille toimittajille pyynnöstä (ks. tarkemmat ohjeet yllä kohdassa "II.1.4) Lyhyt kuvaus").