Tietopyyntö: ERM+HSEQ-järjestelmä

TÄMÄ EI OLE HANKINTAILMOITUS TAI TARJOUSPYYNTÖ VAAN TIETOPYYNTÖ MARKKINAKARTOITUSTA JA TEKNISTÄ VUOROPUHELUA VARTEN: Tämän tietopyynnön avulla kartoitetaan markkinoita ja saadaan hankintaa koskevaa tietoa. Hankintayksikkö ei aloita tarjouskilpailua Tietopyynnön julkaisulla, vaan mahdollinen hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistaan myöhemmin. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista hankintaa. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys myöhempään mahdollisesti järjestettävään tarjouskilpailuun osallistumiselle. Toimittajille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta tai markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Tähän tietopyyntöön annettuja vastauksia käytetään suunniteltaessa HUSin riskienhallintaprosessia tukevan ohjelmiston hankintaa. HUSin tarkoituksena on hankkia kokonaisvaltaisen riskienhallintaprosessin toteuttamiseen (ERM, Enterprise Risk Management) ja turvallisuusraportointiin sekä laadunhallintaan (HSEQ) tarkoitettu sähköinen alustaratkaisu, jolla voidaan ylläpitää ja toteuttaa HUSin riskienhallintaa sekä eri poikkeamien ja niihin liittyvien käytäntöjen käsittelyä, raportointia ja seurantaa. ERM + HSEQ-alustaratkaisu tulee olla tehokas työväline koko HUS-organisaation käyttöön ja sen on oltava selkeärakenteinen, käytettävyydeltään korkeatasoinen sekä käyttäjäystävällinen. HUSin tulevan hankinnan tavoitteena on valmis ratkaisu SaaS-ohjelmistopalveluna, joka on räätälöitävissä tietyin osin ja kehitettävissä vastaamaan HUSin tulevia tarpeita. Ohjelmistolla toteutetaan lakisääteisiä velvoitteita ja käsitellään arkaluonteista (mm. henkilökunnan terveys) tietoa. Tietopyynnön tarkoituksena on selvittää markkinatilannetta. Tietopyynnöllä halutaan selvittää löytyykö markkinoilta kokonaisvaltaista ratkaisua, joka olisi modulaarinen ja kattaisi mm. seuraavat osa-alueet: * Riskienhallinta * Poikkeamailmoittaminen sisältäen tutkintaprosessin, automaattilinkitykset ja herätteet * Kyselytyökalu, jolla mahdollista luoda erilaisia kyselyitä * Ilmoittaminen * Pätevyyksien hallinta * Laadunhallinta * Whistleblower (EU) 2019/1937 direktiivinen mukainen anonyymin ilmoittamisen kanava Liitteessä 1 Moduulit on kuvattu alustavia toiveita toiminnallisuuksista eri moduulien osalta. HUSilla on käytössä HUS-riskit järjestelmän lisäksi useita erillisiä riski-, laatu- ja turvallisuussovellusratkaisuja. Tällä hankinnalla pyritään SaaS-alustaratkaisun kautta etsitään kokonaisratkaisua, jonka moduulit voidaan ottaa organisaatiossa käyttöön vaiheittain. Nykyisen riskienhallintajärjestelmän käyttö päättyy 31.12.2024 ja HUS etsii tilalle korvaavaa ratkaisua. Riskienhallinnan ja poikkeamailmoittamisen osalta tullaan toteuttamaan migraatio vanhasta järjestelmästä hetkestä 1.1.2023 alkaen, tartuntatautikyselyn osalta migroidaan kuitenkin kaikki vanhat tiedot uuteen järjestelmään. Datarivien määrä 25.4.2024 n. 1 500 000. Hankittavasta ratkaisusta tulee olla integraatiorajapinnat valmiina FIMEAan ja Protector vakuutusyhtiöön 1.1.2025. Migraation tulee olla myös toteutettu 1.1.2025 mennessä. Tietopyynnön tarkoituksena on selvittää tekniset ratkaisut, järjestelmän tyypilliset keskeiset ominaisuudet, hinnoitteluperiaatteet ja kustannustaso budjettia varten. Pyydämme selvitystänne myös tuotteen eri moduuleiden käyttöönottoprojektien arvioidusta kestoista ja vaiheista sekä kouluttamistarpeista. Pyydämme arvion moduulin toteutettavuudesta, aikataulusta ja kustannuksista, mikäli moduulia ja toiminnallisuuksia ei valmiina löydy. HUS on kiinnostunut miten arkaluontoisen tiedon näkyvyys ja käsittelytasot toteutetaan käyttäjäoikeustasolla tietopyynnön ratkaisussa. HUS on kiinnostunut myös kansallisista ja kansainvälisistä turvallisuuskriittisistä organisaatioista ja SOTE-referenssikohteista, joissa toimittajan järjestelmä on käytössä. HUS hyödyntää toiminnoissaan yleisimpiä riskienhallinnan standardeja ja viitekehyksiä (esim. ISO31000, COSO-ERM) sekä laadunhallinnan määrittelyjä (esim. ISO9001). HUS on luokiteltu turvallisuuskriittiseksi toimijaksi, joten sitä koskee myös CER- ja NIS2-direktiivit. Tietopyynnön vastausten perusteella saatetaan toimittajalle tarjota mahdollisuus esitellä ratkaisujaan myöhemmin ilmoitettavalla tavalla. Tietopyyntöön vastanneet toimittajat saavat mahdollisesti kommentoitavakseen alustavat tarjouspyyntö-asiakirjat. Pyydämme teitä lähettämään vastauksenne tietopyyntöön 24.5.2024 klo 16.00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen kilpailutus.ict@hus.fi. Viestin aiheeksi maininta "HUS 243-2024".