Ravintolapalvelut sekä kokous- ja konferenssipalvelut Lappeenrannan kaupungintalolla sekä Lappeenrannan kaupunginteatterissa

Osa-alueen hankinnan kohteena on Lappeenrannan kaupungintalon henkilöstöravintolapalveluiden toimittaminen tilaajille tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyillä ehdoilla. Tilaaja ei sitoudu minkäänlaisiin palvelujen käyttäjämääriin. Henkilöstöravintolapalveluja käytti vuonna 2023 kuukausittain noin 1500 henkilöä. Kaupungin oman henkilökunnan lisäksi ravintolassa voi ruokailla vapaasti myös muut asiakkaat. Kaupungintalolla työskentelee noin 250 työntekijää. Tilaaja ei sitoudu minkäänlaisiin henkilöstöravintolapalvelujen käyttäjämääriin eikä mahdollisten organisaatiomuutosten aiheuttamiin muutoksiin ruokailijamäärissä. Ravintolatilan lisäksi käytettävissä on keittiö kolmessa kerroksessa sijaitsevine aputiloineen (käyttöoikeusalue on liitteenä 3). Keittiö- ja ravintolatoiminnassa käytettävät tilat ovat kiinteiden kalusteiden ja laitteiden osalta valmiiksi kalustettuja ja varustettuja. Palveluntuottaja saa käyttöönsä myös varastotilat ja henkilöstön sosiaalitilat. Tilojen puhtaanapidon osalta edellytetään nykyistä tasoa. Selvitys toiminnan vastuunjaosta liite 4. Käyttöoikeusalueen pinta-ala on 552,1 m2. Ravintolassa on keittiö-, ravintola-, varasto-, tauko-, pukuhuone-, lämpiö- ja sosiaalitiloja. Ravintola on lounasravintolakäytössä. Noin 303,50 m2 tiloista on keittiö- ja ravintolatilaa. Loput toimijan käyttöoikeuden piirissä olevasta alasta on sosiaali-, varasto-, ja lämpiötilaa. Kaupungintalon henkilöstöravintolan pitää olla auki arkipäivinä maanantaista perjantaihin klo 8.30 – 14.30 siten, että lounasaika on klo 11.00–13.00. Henkilöstöravintolan aukioloajasta ajalla juhannuksesta koulujen alkuun sovitaan tilaajan ja palveluntuottajan kesken tapauskohtaisesti. Ravintolan tulee kuitenkin olla auki lounastamista varten maanantaista perjantaihin klo 11-12.

Osa-alueen hankinnan kohteena on Lappeenrannan kaupungintalon tiloissa tapahtuvien muiden kuin lounasravintolan tarjoilupalveluiden toimittaminen tilaajille tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyillä ehdoilla. Palveluntuottaja hoitaa kaupungintalon tiloissa tapahtuvaa muuta tarjoilua omana liiketoimintanaan omaan lukuunsa. Tilaaja ei sitoudu minkäänlaisiin palvelujen käyttäjämääriin. Kaksi suurinta tilaa ovat 619 hengen Lappeenranta-sali ja valtuustosali, jossa on yli 150 paikkaa. Eri puolilla taloa on yhdeksän 18–30-paikkaista kokoustilaa sekä muutamia pienempiä ryhmätiloja. Kahvi-, lounas- ja cocktailtilaisuuksia voidaan Lappeenranta-salin aulatiloissa järjestää jopa 700 hengelle. Kaupungintalolla sijaitseva 100 -hengen ravintolasali kabinetteineen on käytettävissä henkilöstöravintolatoiminnan ulkopuolella kokous-, neuvottelu- tai virkistystarkoituksiin. Palveluntuottaja hankkii anniskeluoikeudet niihin kaupungintalolla oleviin tiloihin, joissa ko. toimintaa harjoitetaan. Kaupungintalolla järjestetään ympäri vuoden kokouksia, konsertteja ym. tilaisuuksia, joista osaan liittyy tarjoilua. Kaupunki ei ole tilastoinut kaupunkiorganisaation ulkopuolisten tilaisuuksien järjestäjien tilauksia. Kaupunki itse järjestää pääasiassa kokouksia, joihin liittyy kahvitus sekä kahvi- ja cocktailtilaisuuksia. Lisäksi kaupunki tilaa satunnaisesti muualla toteutettaviin tilaisuuksiin Take Away -tarjoiluja, joista osaan tilataan myös tarjoiluhenkilökunta. Kaupungintalon henkilöstöravintola- ja tilaustarjoilupalvelujen toimittajalta on tavanomaisesti pyydetty tilaustarjoilutarjouksia kaupungintalolla järjestettäviin tilaisuuksiin seuraavasti vuosittain: - kokoustarjoilut n. 30 kpl - kahvitukset n. 100 kpl - kabinettilounaat n. 15 kpl - cocktail- ja iltatilaisuudet 5 kpl. Tarjoilua tilataan tapauskohtaisesti. Osanottajamäärät edellä mainituissa tilaisuuksissa vaihtelevat 2 henkilöstä 700 henkilöön. Esimerkkilistaus tilauksista on liitteenä 5. Lappeenrannan kaupungin konsernihallinto osoittaa vieraanvaraisuutta järjestämällä cocktailtilaisuuden luonteisia vastaanottoja sekä kahvi-, lounas- ja päivällistilaisuuksia. Tilaisuuksia järjestetään myös muualla kuin kaupungintalolla. Kaupunki ostaa henkilöstöravintolasta kaupungintalolla järjestettävässä tilaisuudessa tarjottavat tuotteet, tarjoilun sekä koristelut. Hankinnan palvelukuvaus on liitteessä 6.

Osa-alueen hankinnan kohteena on kahvila- ja ravintolapalveluiden toimittaminen Lappeenrannan kaupunginteatterille tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyillä ehdoilla. Tilaaja ei sitoudu minkäänlaisiin palvelujen käyttäjämääriin. Kaupunginteatterissa on työskentelytilat Lappeenrannan kaupunginteatterin henkilöstölle sekä harjoitushuone, pieni ja suuri näyttämö katsomotiloineen. Lisäksi tilakokonaisuuteen kuuluu yleisölämpiö, jossa on tarjoilujen järjestämistä varten n. 15-metrinen jakelukeittiö/ baaritiski. Lämpiön varustelusta kerrotaan tarkemmin liitteessä 7. Lämpiössä oleva naulakkotila on naulakkopalvelujen tuottajan käytössä. Harjoitushuone mahdollistaa sen, että suurta ja pientä näyttämöä ja yleisölämpiötä voidaan hyödyntää muihinkin tilaisuuksiin kuin teatteriesityksiin. Näyttämötilat on varusteltu niin, että niissä voidaan tarpeen mukaan järjestää erilaisia seminaareja, kokouksia ja muita tilaisuuksia. Suurella näyttämöllä on kiinteä katsomo, jonka enimmäispaikkamäärä on 440. Pienellä näyttämöllä katsojapaikkoja on max. 160. Kaikissa em. tiloissa on nykyaikainen esitystekniikka, joka soveltuu hyvin myös useampiin kokoustarpeisiin. Yleisölämpiö kokoustilana on avoimen rakenteensa vuoksi rajoittuneempi. Tilojen pohjakartta liitteenä 8. Kaupunginteatterin kokonaiskatsojamäärän tavoitteena näytäntövuodella (1.8. – 31.7.) on noin 27 000 katsojaa. Teatteri on tauolla kesä-heinäkuussa. Vuodessa kaupunginteatterin esitysmäärä vaihtelee noin 140 – 170 esityksen välillä. Lisäksi tuotannossa on vierailuja ja ulosvuokrauksia. Teatterissa uskotaan, että kauden 23-24 aikana katsojamäärät hiljalleen palautuvat koronaa edeltäneelle tasolle. Tilaisuudet ajoittuvat pääasiassa torstai- ja perjantai-iltoihin, lauantaipäiviin ja lauantai-iltoihin. Esityksiä voi olla viikollakin, erityisesti vierailuesityksiä tai lastenesityksiä (kohderyhmä: päiväkodit, alakoulut). Viikolla ja lauantaisin iltaesitykset alkavat yleensä iltaisin klo 18.00 - 19.00. Lauantaisin on usein sekä päivä- että iltaesitys. Päiväesitys alkaa yleensä klo 13.00 tai 16.00. Lapsiryhmille suunnatut esitykset arkisin voivat alkaa jo klo 10.00. Näissäkin esityksissä on asiakkaina myös aikuisia, mutta luonnollisesti yleensä vähemmistönä. Arvioitu kahvila- ja ravintolapalvelujen tarve esitystä kohden on 2,5 – 4 tuntia. Tarjoilua tulee olla saatavilla tunti ennen esityksen alkua, väliajalla ja tarvittaessa myös esityksen päätyttyä. Tilaaja ei sitoudu minkäänlaisiin kahvila- ja ravintolapalvelujen käyttäjämääriin. Valitun palveluntuottajan kanssa suunnitellaan tarkemmin tilaisuuksien yksityiskohtia ja toteutusta. Palveluntuottajan tulee hankkia tarvittavat luvat sekä irtaimisto toimintansa harjoittamiseen. Palveluntuottaja huolehtii anniskelualueen järjestyksenvalvonnasta sekä käytössään olevien tilojen siisteydestä (= korjaa pois astiat ja ruokailuvälineet yms. sekä siivoaa roskat ja pyyhkii pinnat). Varsinaisesta siivouksesta vastaa Saimaan Tukipalvelut Oy tai tilaajan osoittama muu taho. Kahvila- ja ravintolapalvelujen tuottaja saa käyttöönsä yleisölämpiön jäljempänä määritellyn esitysaikatauluun sidotun vaatimuksen mukaisesti tai silloin, kun tiloissa järjestetään muuta toimintaa, johon tarvitaan tarjoilua. Muina aikoina em. tilat ovat kaupunginteatterin omassa käytössä. Palveluntuottajalla on käytössään myös pieni varastotila vaatenaulakkotilan vieressä. Varsinaisia ruuanvalmistus- tai säilytystiloja ei ole. Kahvila- ja ravintolapalvelun tuotevalikoiman tulee olla korkealaatuinen ja sisältää vähintään yleisimmät käyttötarkoituksen mukaiset tuotteet, kuten kahvi/tee, virvokkeet, miedot ja väkevät alkoholijuomat sekä makeaa/suolaista syötävää sesongin mukaisesti. Palvelujen tarjonnassa on varauduttava erilaisten ryhmien tarpeisiin ja tuotteiden tulee olla tilattavissa etukäteen. Tarjottavien tuotteiden hinnoittelun tulee vastata IsoKristiinan kahviloiden ja ravintoloiden tavanomaista hintatasoa. Tarkempi palvelunkuvaus liitteessä 9.