Vaaranlammen monitoimitalon ensikertaiskalustus

Rovaniemen kaupunki pyysi tarjouksia Vaaranlammen monitoimitalon irtokalusteista. VAARANLAMMEN MONITOIMITALO Vaaranlammen monitoimitalo valmistuu osoitteeseen Koulukuja 2, 96500 Rovaniemi. Monitoimitaloon sijoittuu koulu, päiväkoti, kirjasto, neuvola ja nuorisotilat. Koulu on 3-sarjainen alakoulu, jossa tulee olemaan oppilaita n. 400 ja henkilökuntaa n. 40. Monitoimitalon kerrosala on n. 7000 brm² ja käyttötilat ovat kahdessa (2) kerroksessa. Vaaranlammen koululle ominaista on runsas erityis- ja samanaikaisopetus. Jokaisella luokalla on oppilaita, joilla on tarve mahdollisimman häiriöttömään oppimisympäristöön. Tavoiteltavat oppimisympäristötekijät ovat rauhallisuus, valoisuus ja muunneltavuus sekä NEPSY-ystävällisyys. Kantavina teemoina sisätiloissa ovat muunneltavuus, käytännöllisyys, turvallisuus, hyvinvointi ja puhtaanapito. Koulu on sunniteltu kengättömäksi. Koulun toimintakulttuurin päätavoitteita ovat kiireettömyys ja hyvinvointi. Neuvola, päiväkoti ja kirjasto kilpailutetaan käyttäjäryhmän toimesta omina kokonaisuuksinaan, eikä ne sisälly tähän kilpailutukseen. Rakennus valmistuu elokuussa 2025. HANKINTAMENETTELY Tarjouspyyntö perustui Hansel Oy:n Päiväkoti- ja koulukalusteet 2021–2025 (DPS) dynaamiseen hankintajärjestelmään (jäljempänä ”DPS”). Hankittavien tuotteiden ja palveluiden vähimmäisvaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön liitteissä. Hankinta toteutetaan kaksivaiheisena. 1. Vaihe Ensimmäisessä vaiheessa kilpailutetaan määriteltyjen alueiden (ns. pilottitilojen) kalusteet käänteisenä kilpailutuksena. Tarjoaja antaa tarjouksen pilottitilojen kalustuksesta sekä muiden tilojen suunnitteluprosessista. Valittavalle toimittajalle kuuluu tämän jälkeen toisessa vaiheessa irtokalustuksen kokonaissuunnittelu yhdessä tilaajatahon kanssa sekä kalusteiden toimittaminen laadittuja sisustussuunnitelmia noudattaen. Tilaaja valitsee tarjouksista laadullisilta ominaisuuksiltaan parhaan vaihtoehdon. Tarjoukset arvioidaan kokonaisuutena ja arviot perustellaan sanallisesti. Koko hankinnan (pilottitilat, suunnitteluprosessi, muiden tilojen kalusteet) kattohinta on 580 000€, jonka puitteissa kalustus ja siihen sisältyvät tarvittavat suunnittelut tulee toteuttaa. Tarjouspyynnön liitteessä on listattu ensivaiheen kalustettavat pilottitilat. Liitteissä on kuvattu myös oppilasmäärät, tiloja käyttävä henkilökuntamäärä sekä tilakohtaiset paikkalukumäärät. Tarjoajilta pyydetään suunnitelma pilottitilojen kokonaiskalustuksesta. Tarjouksen liitteenä tulee olla kalusteiden sijoitteluehdotus pohjakuvaan sekä kaikkien tarjottavien kalusteiden kuvallinen esite ja kalustelistaus yksikköhinnoin. Annettuja yksikköhintoja käytetään määrien/kalusteiden muuttuessa, mutta kokonaisbudjetti on kuitenkin esitetty 580 000€, jonka puitteissa hankinta tehdään. Loppukalustuksen sekä ns. täydennyshankintojen hinnoittelun tulee olla linjassa pilottitiloihin annettujen tarjoushintojen kanssa. Hankinnan toteuttajaksi valitaan yksi toimittaja. Valitun toimittajan kanssa laaditaan sopimus koko koulun suunnittelusta ja kalustamisesta. Toisen vaiheen suunnittelun päättyessä tehdään lopullinen tilaus koko koulun kalustamisesta. 2. Vaihe Hankinnan toinen vaihe suunnitellaan ja toteutetaan yhdessä ensimmäisen vaiheen voittaneen tarjoajan kanssa. Hankinnan toinen vaihe toteutetaan osallistavan varhaisen vaiheen -mallilla, jossa huomioidaan loppukäyttäjien osallistaminen suunnitteluvaiheeseen yhteistyössä valitun kalustetoimittajan kanssa. Hankinnan 2. vaiheen toteutus perustuu tarjoajan tekemään projektisuunnitelmaan. Lopullinen toisen vaiheen aikataulutus suunnitellaan yhdessä tilaajan ja valitun tarjoajan kanssa. Huom! Tarjoajia pyydetään kiinnittämään huomiota siihen, että tilaaja on laatinut jo osittaisen sisustussuunnitelman monitoimitaloon esim. värimaailman osalta. Tarjoajan tulee huomioida ko. suunnitelmat tarjousta jättäessään. Suunnitelmat ovat tarjouspyynnön liitteenä. ARVIO AIKATAULUSTA Hankkeessa on monitoimitalon kalustamiseen varattu ajankohta 2.5.2025-31.5.2025. Tarkemmat tilaus- ja toimitusajankohdat sovitaan prosessin edetessä.