Viestinnän ja markkinoinnin palvelut

Osa-alue 1 sisältää strategisen viestinnän ja markkinoinnin kumppanuuden. Tässä osa-alueessa on mukana Asiakasryhmä 1A: - Oulun kaupunki Osa-alueeseen valitaan yksi (1) kumppani/palveluntuottaja. Oulun kaupungin strateginen kumppani vastaa yhteistyössä viestinnän ja markkinoinnin asiantuntijoiden ja kumppaneiden kanssa kaupunkistrategian ja -brändin mukaisesta tulevaisuutta ennakoivasta ja proaktiivisesta viestinnästä ja markkinoinnista, jolla johdetaan kaupungin tavoitteita haluttuun suuntaan (https://www.ouka.fi/oulun-kaupunkistrategia ja https://www.ouka.fi/viestinta/brandi). Strateginen kumppani tekee tiivistä yhteistyötä viestinnän ja markkinoinnin asiantuntijoiden ja kumppaneiden kanssa aina suunnittelusta ja konseptoinnista toteutukseen sekä raportointiin saakka. Strategisen kumppanin tehtäviin kuuluu mm.: - strategisen kaupunkimarkkinoinnin kumppani (sis. kansalliset imagomarkkinoinnin toimenpiteet ja kansainväliset toimenpiteet määritetyillä kohdealueilla) - brändin hallinnan ja kehittämisen kumppani - strategisen PR-, yhteiskunta- ja vaikuttajaviestinnän kumppani (päättäjäviestintä ja edunvalvonta) - kansalliset ja kansainväliset strategisesti merkittävät mediatoimenpiteet ja -suhteet Valittu palveluntuottaja tekee yhteistyötä osana tilaajan kumppaniverkostoa. Palveluntuottajan tulee osallistua palavereihin paikan päällä, koska strategisesti merkittävien toimenpiteiden suunnittelu ja katselmointi edellyttää avainhenkilöiden läsnäoloa. Palveluntuottajalla tulee olla valmius matkustaa tilaajan määrittelemällä tavalla ja ajankohtina tilaajan tiloihin. Matkustamisesta aiheutuvia kustannuksia ei korvata ja ne tulee aina sisältyä palveluntuottajan hintoihin. Palveluntuottajan tulee käydä vähintään kerran kuukaudessa (tai muussa tilaajan määrittelemässä ajassa) tilaajan luona tapaamassa ja keskustelemassa meneillään olevista sekä mahdollisista tulevista asioista. Palveluntuottajalta halutaan tilaajan tasolla strategisesti merkittävien viestintä- ja markkinointitoimenpiteiden suunnittelua ja toteutusta, joiden sisällöt määräytyvät vuosi- ja toimintasuunnitelmista, jotka tehdään yhteistyössä esim. yhdeksi (1) vuodeksi kerrallaan. Kilpailutuksessa määritellyn sopimuskauden aikana ostetaan strategisen tason kumppanuutta ja sparrausta. Oman tekemisen osuus määritellään toimenpidekohtaisesti suunnitelmia tehtäessä. Mikäli tilaaja kokee, ettei yhteistyö strategisen kumppanin kanssa toimi (esim. brändikäsikirjan mukainen toteuttaminen tms.), voi tilaaja perustellusta syystä irtisanoa sopimuksen kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla ja kilpailuttaa sopimuksen uudelleen. Tarjoajan tulee nimetä tarjouspyynnössä pyydetyn mukaisesti vastuuhenkilöistä koostuva vastuutiimi. Katso ”Hankinnan kohteen kriteerit”. Tiimin tulee koostua tilaajan ilmoittaman mukaisesti mm. asiakkuusvastaavasta, joka hoitaa yhteydenpidon asiakkaaseen sekä luovaa työtä tekevistä henkilöistä (ml. vähintään strategi, luova johtaja, visuaalinen osaaja (AD), mediasuhteiden vastaava ja päättäjäviestinnän vastaava). Strategisesti merkittävien toimenpiteiden suunnittelu ja katselmointi edellyttää vastuuhenkilöiden fyysistä läsnäoloa. Tämä osa-alue voi sisältää osia muista osa-alueista, jolloin niitä ei tarvitse kilpailuttaa erikseen. Esim. verkkosivut, sosiaalinen media, valokuvaus. Strategisen kumppanin kilpailutuksessa käytetään kaksivaiheista hankintamenettelyä. Ensimmäinen vaihe - Tarjoajat jättävät avoimena olevaan tarjouspyyntöön tarjouksensa - Tarjoukset arvioidaan tämän tarjouspyynnön ensimmäisen vaiheen mukaisten laadullisten arviointikriteerien perusteella. Jokainen kelpoisuus- ja soveltuvuusvaatimukset täyttävä tarjous pisteytetään ensimmäisen vaiheen osioissa ilmoitetulla tavalla. - Kolme (3) laatupisteiltään parasta tarjousta jatkavat toiseen vaiheeseen. Mikäli kaksi (2) tai useampi saavat sijalla kolme (3) samat pisteet, valitaan toiseen vaiheeseen molemmat/kaikki tasapisteet saaneet tarjoajat. Toinen vaihe - Toiseen vaiheeseen sisältyy jatkotehtävä ja keskustelutilaisuus - Jatkotehtävä ja keskustelutilaisuus arvioidaan ja pisteytetään tarjouspyynnössä toisen vaiheen osioissa ilmoitetulla tavalla - Ensimmäisen ja toisen vaiheen laatupisteet sekä hintapisteet lasketaan yhteen, ja korkeimmat yhteenlasketut pisteet saanut tarjoaja valitaan palveluntuottajaksi.

Sopimusta on mahdollista jatkaa optiokausina ajalle 1.1.2027 - 31.12.2027 ja 1.1.2028 - 31.12.2028. Ratkaisun optio-oikeuden käyttämisestä tekee tilaaja ja sen käytöstä ilmoitetaan Monetra Oulu Oy hankintapalveluiden toimesta viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen kulloinkin edeltävän sopimuskauden päättymistä.

Osa-alue 2 sisältää mainostoimistot / markkinointiviestintäpalvelut. Osa-alueessa palveluntuottajien valinta tehdään asiakasryhmittäin 2A - 2B seuraavasti: Asiakasryhmä 2A: - Oulun kaupunki - Lumijoen kunta - Monetra Oy alueyhtiöineen - Oulun kulttuurisäätiö sr - Oulun Tuotantokeittiö Oy - Pohjois-Pohjanmaan liitto Asiakasryhmä 2B: - Kainuun liitto Osa-alueeseen valitaan asiakasryhmään 2A viisi (5) parhaiten sijoittunutta palveluntuottajaa. Osa-alueeseen valitaan asiakasryhmään 2B seitsemän (7) parhaiten sijoittunutta palveluntuottajaa. Tähän osa-alueeseen ei valita mukaan osa-alueeseen 1 Strateginen kumppani valittua kumppania/palveluntuottajaa. Valintajärjestyksen kuvaus kohdassa "Päätöksenteon perusteet". Osa-alueen sisältö: - Markkinointitoimenpiteiden ideointi, suunnittelu ja toteutus - Sisältösuunnittelu: graafinen suunnittelu ja tekstityöt (copy writing) sekä - Sosiaalisen median sisältösuunnittelu, toteutus ja arviointi eri kanaviin - Markkinointiviestinnän kehittäminen, suunnittelu ja valmentaminen Tarjoajalla tulee olla tilaajien toimintaympäristön ja tilaajien tuottamien palvelujen kohdeyleisön tuntemus. Hankinnat ovat kokonaisuudeltaan strategiselta merkittävyydeltään vähäisempiä ja kestoltaan lyhyempiä kuin osa-alueen 1 Strategisen kumppanuuden sisäiset hankinnat. Tässä osa-alueessa toimeksiannot ovat operatiivisen tason tekemistä, luonteeltaan yksittäisten toimenpiteiden toteutusta, jatkuvaa tuotantoa tai ajallisesti rajatumpien kampanjoiden suunnittelua ja toteutusta. Palvelutuottajat toteuttavat toimeksiannot yhteistyössä tilaajan markkinoinnin ja viestinnän asiantuntijoiden kanssa. TILAUKSET: Alle kynnysarvon (60 000 €) tilaukset tehdään vapaasti sopimuksella mukana olevilta palveluntuottajilta. Tilaaja voi myös halutessaan tehdä minikilpailutuksen alle kynnysarvon alle jäävissä hankinnoissa. Kynnysarvon ylittävät hankinnat minikilpailutetaan. MINIKILPAILUTUS: Tilaaja määrittelee minikilpailutuksessa/hintatiedustelussa hankinnan sisällön ja vaatimukset sekä tekee vertailun ja valinnan niiden perusteella. Minikilpailutuksessa tilaaja erikseen määrittelee tarjottavat hinnat, esim. matkakulujen kuulumisen tarjoushintaan. Minikilpailutus voidaan tehdä hintavertailuna, kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuna, käänteisenä kilpailutuksena, neuvottelumenettelynä tai muulla tilaajan määrittelemällä menettelyllä tai tavalla.

Sopimusta on mahdollista jatkaa optiokausina ajalle 1.1.2027 - 31.12.2027 ja 1.1.2028 - 31.12.2028. Ratkaisun optio-oikeuden käyttämisestä tekee tilaaja ja sen käytöstä ilmoitetaan Monetra Oulu Oy hankintapalveluiden toimesta viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen kulloinkin edeltävän sopimuskauden päättymistä.

Osa-alue 3 sisältää kansalliset ja kansainväliset viestintäpalvelut. Tässä osa-alueessa on mukana Asiakasryhmä 3A: - Oulun kaupunki - Kainuun liitto - Lumijoen kunta - Monetra Oy alueyhtiöineen - Oulun kulttuurisäätiö sr - Pohjois-Pohjanmaan liitto Osa-alueeseen valitaan kaikki soveltuvuus- ja pakolliset vaatimukset täyttäneet palveluntuottajat, lukuunottamatta niitä, jotka ovat tulleet valituksi joko osa-alueeseen 1 Strateginen kumppani tai 2 Mainostoimistot / markkinointiviestintäpalvelut. Valintajärjestyksen kuvaus kohdassa "Päätöksenteon perusteet". Osa-alueen sisältö: - Mediasuhteet ja mediayhteydet, lehdistötilaisuuksien ja mediavierailujen järjestäminen - Tiedotteiden ja erilaisten viestintämateriaalien tuottaminen ja jakelu eri kanavissa Tämä hankinta ei koske journalististen artikkelien kirjoittamista, eikä kansainvälistä messujulkisuutta, joissa mediakontaktit ovat tarjolla messujärjestäjän kautta. TILAUKSET: Alle kynnysarvon (60 000 €) tilaukset tehdään vapaasti sopimuksella mukana olevilta palveluntuottajilta. Tilaaja voi myös halutessaan tehdä minikilpailutuksen alle kynnysarvon alle jäävissä hankinnoissa. Kynnysarvon ylittävät hankinnat minikilpailutetaan. MINIKILPAILUTUS: Tilaaja määrittelee minikilpailutuksessa/hintatiedustelussa hankinnan sisällön ja vaatimukset sekä tekee vertailun ja valinnan niiden perusteella. Minikilpailutuksessa tilaaja erikseen määrittelee tarjottavat hinnat, esim. matkakulujen kuulumisen tarjoushintaan. Minikilpailutus voidaan tehdä hintavertailuna, kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuna, käänteisenä kilpailutuksena, neuvottelumenettelynä tai muulla tilaajan määrittelemällä menettelyllä tai tavalla.

Sopimusta on mahdollista jatkaa optiokausina ajalle 1.1.2027 - 31.12.2027 ja 1.1.2028 - 31.12.2028. Ratkaisun optio-oikeuden käyttämisestä tekee tilaaja ja sen käytöstä ilmoitetaan Monetra Oulu Oy hankintapalveluiden toimesta viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen kulloinkin edeltävän sopimuskauden päättymistä.

Osa-alue 4 sisältää vain valokuvauspalvelut. Osa-alueessa kysytään tuntihintaa Asiakasryhmittäin 4A - 4B seuraavasti: Asiakasryhmä 4A: - Oulun kaupunki - Lumijoen kunta - Monetra Oy alueyhtiöineen - Oulun kulttuurisäätiö sr - Oulun Tuotantokeittiö Oy - Pohjois-Pohjanmaan liitto Asiakasryhmä 4B: - Kainuun liitto Osa-alueeseen valitaan Asiakasryhmittäin 4A - 4B neljä (4) parhaiten sijoittunutta palveluntuottajaa. Vertailu suoritetaan "Hankinnan kohteen kriteereissä" ilmoitetuin perustein, jonka perusteella tarjoajat laitetaan paremmuusjärjestykseen. Osa-alueen sisältö: - Rakennus- ja maisemakuvaus (sis. myös ilma/dronekuvaus) - Henkilökuvaus - Mainoskuvaus - Dokumentaarinen kuvaus, tilanne- ja tapahtumakuvaus (sis. myös ilma/dronekuvaus) - Uutiskuvaus (sis. myös ilma/dronekuvaus) Palveluntuottajien tulee tarvittaessa pystyä reagoimaan nopeatempoiseen uutiskuvaus aikatauluun. Selvyyden vuoksi todetaan, että toimeksianto voi tällöin tulla yhden (1) päivän varoitusajalla. Mikäli toimittaja ei pysty reagoimaan tilaajan edellyttämän aikataulun puitteissa toimeksiantoon, tulee siitä ilmoittaa tilaajalle viipymättä. Kiireellisissä toimeksiannoissa tilaajat kontaktoivat palveluntuottajan puhelimitse. Hankinta ei sisällä koulukuvausta. Oulun kaupungin osalta hankinta ei sisällä hämärä / pimeä kuvausta (esim. Oulun kaupungin Lumo-valofestivaali). Tilaajalla on valokuviin jatkuva ja vapaa käyttöoikeus. Kuvia saa muunnella tai muuttaa ja tilaaja saa luovuttaa kuvia myös kolmannelle osapuolelle (ei kaupalliseen tarkoitukseen). Kuvat tallennetaan tilaajan organisaation omaan mediapankkiin (esim. verkkosivustolle) tai toimitetaan sähköisessä muodossa suoraan tilaajalle. Tarjoajalla tulee olla tilaajien toimintaympäristön ja tilaajien tuottamien palvelujen kohdeyleisön tuntemus. Kuvia tulee voida käyttää laajasti missä julkaisukanavissa ja tilanteissa tahansa, esim. verkkosivuilla. Tilaajalla on oikeus käyttää kuvia ilman erillistä luvan kysymistä. Valokuvaajan tulee olla varmistanut kuvattavilta henkilöiltä, että heiltä on lupa, että tilaaja saa käyttää kuvaa jatkossakin ilman erillistä luvan kysymistä. Kuvia voidaan käyttää esim. julkaisuissa, nettisivuilla, somessa jne. Oulun kaupunki: Kuvat tilataan aina Oulun kaupungin käyttöön vaikka tilaaja olisi esim. BusinessOulu. TILAUKSET: Alle kynnysarvon (60 000 €) tilaukset tehdään vapaasti sopimuksella mukana olevilta palveluntuottajilta. Tilaaja voi myös halutessaan tehdä minikilpailutuksen alle kynnysarvon alle jäävissä hankinnoissa. Kynnysarvon ylittävät hankinnat minikilpailutetaan. MINIKILPAILUTUS: Tilaaja määrittelee minikilpailutuksessa/hintatiedustelussa hankinnan sisällön ja vaatimukset sekä tekee vertailun ja valinnan niiden perusteella. Minikilpailutuksissa tilaaja itse päättää, mihin pienryhmään hankinta kuuluu. Tilaaja saa kilpailuttaa hankinnan myös kahden tai useamman eri pienryhmän palveluntuottajien kesken. Minikilpailutuksessa tilaaja erikseen määrittelee tarjottavat hinnat, esim. matkakulujen kuulumisen tarjoushintaan. Minikilpailutus voidaan tehdä hintavertailuna, kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuna, käänteisenä kilpailutuksena, neuvottelumenettelynä tai muulla tilaajan määrittelemällä menettelyllä tai tavalla.

Sopimusta on mahdollista jatkaa optiokausina ajalle 1.1.2027 - 31.12.2027 ja 1.1.2028 - 31.12.2028. Ratkaisun optio-oikeuden käyttämisestä tekee tilaaja ja sen käytöstä ilmoitetaan Monetra Oulu Oy hankintapalveluiden toimesta viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen kulloinkin edeltävän sopimuskauden päättymistä.

Osa-alue 5 sisältää videotuotannon. Osa-alueessa ja sen pienryhmissä kysytään tuntihintaa Asiakasryhmittäin 5A - 5B seuraavasti: Asiakasryhmä 5A: - Oulun kaupunki - Lumijoen kunta - Monetra Oy alueyhtiöineen - Oulun kulttuurisäätiö sr - Oulun Tuotantokeittiö Oy - Pohjois-Pohjanmaan liitto Asiakasryhmä 5B: - Kainuun liitto Osa-alue 5 on jaettu seuraaviin pienryhmiin: 5.1. Esittelyvideot (esim. video esittelemään palvelun käyttöä, sis. drone) 5.2. Tapahtumakuvaus (kevyt ENG –tuotanto, sis. drone) 5.3. Animaatiovideot Jokaiseen pienryhmään valitaan Asiakasryhmittäin 5A - 5B kolme (3) parhaiten sijoittunutta palveluntuottajaa. Vertailu suoritetaan "Hankinnan kohteen kriteereissä" ilmoitetuin perustein, jonka perusteella tarjoajat laitetaan paremmuusjärjestykseen. Tarjoajalla tulee olla tilaajien toimintaympäristön ja tilaajien tuottamien palvelujen kohdeyleisön tuntemus. Palveluntuottajan tulee säilyttää alkuperäismateriaalit koko tämän sopimuksen voimassaoloajan sekä viimeisten kahden (2) sopimusvuoden aikana tuotetut materiaalit vähintään kaksi (2) vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen. Tilaajalla on ikuinen käyttöoikeus materiaaliin. Materiaalia tulee voida versioida. Tilaajalla on oikeus ottaa käyttöön valmiista materiaalista esim. pätkiä muuhun tarkoitukseen ilman erillistä kustannusta. Videoita tulee voida käyttää laajasti missä julkaisukanavissa ja tilanteissa tahansa, esim. verkkosivuilla. Tilaajalla on oikeus käyttää videoita ilman erillistä luvan kysymistä. Palveluntuottajan tulee olla varmistanut kuvattavilta henkilöiltä, että heiltä on lupa, että tilaaja saa käyttää videoita jatkossakin ilman erillistä luvan kysymistä. TILAUKSET: Alle kynnysarvon (60 000 €) tilaukset tehdään vapaasti sopimuksella mukana olevilta palveluntuottajilta. Tilaaja voi myös halutessaan tehdä minikilpailutuksen alle kynnysarvon alle jäävissä hankinnoissa. Kynnysarvon ylittävät hankinnat minikilpailutetaan. MINIKILPAILUTUS: Tilaaja määrittelee minikilpailutuksessa/hintatiedustelussa hankinnan sisällön ja vaatimukset sekä tekee vertailun ja valinnan niiden perusteella. Minikilpailutuksissa tilaaja itse päättää, mihin pienryhmään hankinta kuuluu. Tilaaja saa kilpailuttaa hankinnan myös kahden tai useamman eri pienryhmän palveluntuottajien kesken. Minikilpailutuksessa tilaaja erikseen määrittelee tarjottavat hinnat, esim. matkakulujen kuulumisen tarjoushintaan. Minikilpailutus voidaan tehdä hintavertailuna, kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuna, käänteisenä kilpailutuksena, neuvottelumenettelynä tai muulla tilaajan määrittelemällä menettelyllä tai tavalla.

Sopimusta on mahdollista jatkaa optiokausina ajalle 1.1.2027 - 31.12.2027 ja 1.1.2028 - 31.12.2028. Ratkaisun optio-oikeuden käyttämisestä tekee tilaaja ja sen käytöstä ilmoitetaan Monetra Oulu Oy hankintapalveluiden toimesta viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen kulloinkin edeltävän sopimuskauden päättymistä.