Kirjastojärjestelmä

Hämeenlinnan seudun Vanamo-kirjastoissa on tällä hetkellä käytössä Axiell Finland Oy:n Mikromarc-kirjastojärjestelmä. Järjestelmä on ollut käytössä vuodesta 2017 ja sen elinkaari on päättymässä, koska järjestelmä on jo yli 20 vuotta vanha. Järjestelmätoimittaja on ilmoittanut, että ohjelman kehittäminen on lopetettu. Tavoitteena on, että uusi kirjastojärjestelmä saadaan käyttöön vuoden 2024 aikana. Vanamo-kirjastoihin kuuluvat Hämeenlinnan kaupunginkirjasto, Hattulan kunnankirjasto ja Janakkalan kunnankirjasto. Yhteinen tietokanta sisältää myös Hämeenlinnan Lyseon ja Hämeenlinnan kaupunginmuseon ja taidemuseon kokoelmat. Alueella toimii yhteensä kolme pääkirjastoa, seitsemän lähikirjastoa ja neljä kirjastoautoa. Hämeenlinnan kaupunki julkaisi 24.11.2023 kirjastojärjestelmän hankintaa koskevan tietopyynnön/markkinakartoituksen (2023-139783) HILMA-ilmoituskanavassa selvittääkseen markkinoilla olevia korvaavia järjestelmiä, jotka vastaisivat nykyisiä teknisiä ja toiminnallisia vaatimuksia. Tietopyyntöön saatiin vain yksi vastaus, joka oli Axiell Finland Oy:ltä. Jos hankintapäätös ja suorahankintailmoitus saavat lainvoiman ja sopimuksen yksityiskohdista päästään yhteisymmärrykseen, laaditaan hankinnasta sopimus Axiell Finland Oy:n sekä Hämeenlinnan kaupungin, Hattulan kunnan ja Janakkalan kunnan välille. Hankintalain 131 §:n mukaan hankintayksikkö voi julkaista vapaaehtoisesti ilmoituksen aiotusta suorahankinnasta ennen hankintasopimuksen tekemistä. Mahdollinen valitus aiotusta suorahankinnasta on tehtävä 14 päivän kuluessa ilmoituksen julkaisemisesta. Mikäli asiasta ei valiteta 14 päivän kuluessa, suorahankinnasta tulee lainvoimainen, eikä hankintasopimuksen sitovuuteen voida enää muutoksenhaulla puuttua. Suorahankinnan ilmoitusmenettely ei ole hankintayksikön velvollisuus, vaan vaihtoehto hankinnan avoimuuden lisäämiseksi ja oikeussuojakeinojen tehokkuuden ohjaamiseksi. Hämeenlinnan kaupunki haluaa vapaaehtoisesti ilmoittaa suorahankinnasta, jonka perusteet se on hankintaa valmistellessaan huolellisesti selvittänyt. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta Hämeenlinnan kaupungin, Hattulan kunnan ja Janakkalan kunnan sekä valitun tarjoajan välille. Sopimus syntyy vasta, kun hankintapäätös ja suorahankintailmoitus ovat saaneet lainvoiman ja kun hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Edellytyksenä hankintasopimuksen allekirjoittamiselle on, että valittu tarjoaja toimittaa hankintayksikölle erikseen hankintapäätöksen jälkeen pyydettävät tilaajavastuulain mukaiset selvitykset, rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyotteet), todistuksen vastuuvakuutuksesta ja pakotteita koskevan vakuutuksen. Suorahankinnasta on Hämeenlinnan kaupungin hankintapäällikön viranhaltijapäätös 48 / 19.12.2023. Hankintalain 102 §:n 1 momentin 1-5 kohdassa mainitut tiedot: 1) hankintayksikön virallinen nimi ja yhteystiedot: Hämeenlinnan kaupunki, Kaupungintalo Wetteri, Wetterhoffinkatu 2, 13100 Hämeenlinna, puhelin 040 869 6303 (johtava informaatikko Jaana Käki), sähköposti: hameenlinnan.kaupunki@hameenlinna.fi 2) hankintayksikön luonne: kunta (kaupunki), alue- tai paikallistason viranomainen, yleinen julkishallinto (tämä ilmoitus koskee erityisesti kirjastotoimea) (Hämeenlinnan kaupungin, Hattulan kunnan ja Janakkalan kunnan yhteishankinta) 3) hankintayksikön hankinnalle antama nimi ja hankinnan kuvaus: kirjastojärjestelmä, hankinnan kuvaus tässä ilmoituksessa 4) hintahaarukka tai ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa taikka tieto siitä, onko hankinnan ennakoitu arvo vähintään 25 §:ssä tarkoitetun kansallisen kynnysarvon suuruinen: neljän vuoden kokonaisarvoksi arvioitu noin 180 000 - 220 000 euroa (alv 0 %) (arvio kertakustannuksista noin 40 000 - 60 000 euroa ja arvio vuosikustannuksista noin 35 000 - 40 000 euroa), josta Hämeenlinnan kaupungin osuus noin 70-80 % 5) hankintalaji: palveluhankinta

Hattulan kunta ja Janakkalan kunta ovat valtuuttaneet Hämeenlinnan kaupungin tekemään hankintapäätöksen ja julkaisemaan hankintailmoituksen. Hämeenlinnan kaupunginkirjasto, Hattulan kunnankirjasto ja Janakkalan kunnankirjasto ovat yhdessä todenneet, että tässä hankinnassa on peruste käyttää suorahankintaa. Hankintasopimusta ei ole tehty. -- Yllä oleva tieto koskee suorahankintailmoitusta. Nyt hankintasopimus on tehty.

Markkinakartoituksessa selvisi, että tällä hetkellä on vain yksi palveluntarjoaja, joka vastaa kirjaston tarpeisiin riittävällä laajuudella ja teknisillä ominaisuuksilla. Axiell Finland Oy:n Quria on uusi selainkäyttöinen, pilvipalvelupohjainen ja käyttöjärjestelmäriippumaton järjestelmä, joka vastaa kansallisiin vaatimuksiin ja tulevaisuuden tarpeisiin. Selainpohjainen ratkaisu skaalautuu ja toimii myös mobiililaiteilla. Järjestelmässä on suomenkielinen käyttöliittymä ja tukipalvelu on saatavilla suomen kielellä. Palveluun sisältyy tarvittavat järjestelmäintegraatiot, kuten valmiit rajapintaratkaisut Vanamo-Finna-verkkokirjastoon, omatoimikirjastojärjestelmään, aineistontoimittajien verkkokauppoihin ja verkkomaksupalveluun. Suomalainen kirjastosektori on siirtymässä bibliografisen kuvailussa linkitetyn datan tietomalliin, mikä tulee vaikuttamaan käytössä oleviin kirjastojärjestelmiin. Kansalliskirjasto on käynnistänyt valmistelutyön ja tavoitteena on siirtyä uuteen tietomalliin lähivuosina. Axiellin Quria-järjestelmä rakentuu jo linkitetyn datan tietomallin periaatteen mukaisesti, joten se vastaa jo nykymuodossaan tulevaisuuden tarpeisiin eikä isoja rakenteellisia lisäkustannuksia vaativia muutoksia ole enää tarpeen tehdä varsinaisessa siirtymävaiheessa. Hämeenlinnan kaupunginkirjasto on tutustunut Quria-kirjastojärjestelmän perusominaisuuksiin ja todennut sen vastaavan kirjaston tarpeita. Hämeenlinnan kaupunginkirjasto on selvittänyt myös avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmän Kohan soveltuvuutta Vanamo-kirjastoille. Järjestelmää hallinnoi Suomessa kuntien omistama yhtiö Koha-Suomi Oy, joka toimii non-profit -periaatteella eli tavoitteena ei ole tuottaa taloudellista voittoa. Kunnat voivat liittyä Koha-Suomi Oy:hyn lunastamalla asukasluvun mukaisen määrän osakkeita. Järjestelmän palvelumaksu perustuu asukaslukuun ja käyttöönoton kustannukset määräytyvät tarvittavan työmäärän mukaan (konversio ja migraatio). Lisäksi järjestelmän ylläpito vaatii kirjastoilta teknisiä lisäresursseja, laajempaa tietoteknistä osaamista ja asiantuntemusta. Vanamo-kirjastokimpassa tämä tarkoittaisi 1-2 henkilötyövuotta lisää. Kun kaikki kustannukset otetaan huomioon, Koha-järjestelmän käyttöönotto- ja ylläpitokustannukset ylittävät kaupallisen järjestelmän vastaavat kustannukset. Lisäksi järjestelmän ikä on jo 20 vuotta ja siirtyminen uuteen tietomallirakenteeseen tulee vaatimaan kehitystyötä. Avoimen lähdekoodin järjestelmän kustannustason, henkilöstöresursointitarpeiden ja toiminnallisten ominaisuuksia takia on todettu, että kaupallinen järjestelmä soveltuu paremmin Vanamo-kirjastojen tarpeisiin. Toisekseen koska kyseessä on hankintalain mukainen sidosyksikkö, niin se ei osallistuisi kirjastojärjestelmän julkiseen kilpailutukseen, jolloin hankintayksikön tarpeisiin vastaava tarjous saataisiin hankintayksikön arvion mukaan vain Axiell Finland Oy:ltä. Koska vaihtoehtoisia palveluntarjoajia ja tietojärjestelmiä ei ole tarjolla, on Hämeenlinnan kaupunki päättänyt tehdä kirjastojärjestelmän hankinnan suorahankintana. Hankintalain (1397/2016) 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.