TIETOPYYNTÖ – Asianhallintaratkaisu SaaS-palveluna

Tämä tietopyyntö on markkinakartoitus, joka ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus tai tarjouspyyntö. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoita ja kerätä hankinnan kohdetta koskevaa tietoa tulevaa mahdollista tarjouskilpailua varten. Tietopyyntö ei velvoita Rovaniemen kaupunkia (jäljempänä “hankintayksikkö”) toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä tai sen liitteissä kuvatulla tavalla ja tarjouskilpailu voidaan myös jättää toteuttamatta. Tietopyynnössä esitetyt tiedot ovat alustavia ja suuntaa antavia ennakkotietoja, jotka eivät sido hankintayksikköä. Tietopyyntöön vastaaminen ei sido toimittajaa tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä ole myöskään edellytyksenä varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista, eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta toimittajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tulevan tarjouskilpailun onnistumisen varmistamiseksi on tärkeää, että tarjoajat antavat hankintayksikölle mahdollisimman laajasti pyydettyjä tietoja. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta tai mahdollisiin tietopyyntöön liittyviin markkinavuoropuhelutilaisuuksiin osallistumisesta. HANKINNAN KUVAUS Tällä tietopyynnöllä hankintayksikkö selvittää markkinoilla olevia kokonaisvaltaisia asianhallintaratkaisuja SaaS-palveluna hankintayksikön käyttöön. Asianhallintaratkaisun tulee täyttää julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain asianhallinnan vaatimukset ja olla Sähke2-suosituksen (KA/12266/07.01.01.00/2022) sekä tiedonhallintalautakunnan suosituksen Suositus asiankäsittelyn metatiedoista (2023:76) mukainen. SaaS-palvelun toteutuksen tulee perustua yleisesti käytettyihin standardeihin ja järjestelmäriippumattomiin rajapintoihin ja sen tulee toimia osana olemassa olevaa teknistä ja toiminnallista ympäristöä. SaaS-palvelun tulee skaalautua kaupungin organisaatiorakenteisiin ja lainsäädännön tuleviin muutoksiin sekä mahdollistaa vaiheittaisen käyttöönoton ja ratkaisun jatkokehittämisen. SaaS-palvelu sisältää toiminnoiltaan vähintään kaksi erillistä ympäristöä: tuotantoympäristö sekä testi-/koulutusympäristö, jotka ovat perusrakenteeltaan identtiset keskenään. TARKEMPI HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS ON LIITTEESSÄ "Hankinnan kuvaus".

Tietopyyntö on kaksiosainen. Toimittajan tulee ilmoittaa kiinnostuksensa markkinavuoropuhelutilaisuuteen osallistumisesta. Tilaajan markkinavuoropuhelutilaisuuteen valitsemille toimittajille lähetetään kysymykset, jotka liittyvät asianhallintaratkaisuun. Kysymyksiin pyydetään antamaan kirjalliset vastaukset suomen kielellä. Tietopyynnön toinen osa koostuu markkinavuoropuhelutilaisuudesta. Markkinavuoropuhelutilaisuudessa toimittajaa pyydetään esittelemään asianhallintaratkaisua ensisijaisesti tuotanto- tai kehitysympäristössä ja/tai toissijaisesti kirjallisella materiaalilla liitteessä "Hankinnan kuvaus" mainittujen ominaisuuksien ja toiminnallisuuksien osalta. Markkinavuoropuhelutilaisuudessa voidaan käsitellä myös edellä mainittuja kysymyksiä ja niihin annettuja vastauksia, jonka lisäksi niitä voidaan hyödyntää kilpailutuksen valmistelussa, mikäli hankinnan kohteesta järjestetään tarjouskilpailu. Mikäli markkinavuoropuhelutilaisuudet toteutuvat, hankintayksikkö kutsuu enintään kuusi (6) toimittajaa markkinavuoropuhelutilaisuuteen ja ne toteutetaan suomen kielellä. Hankintayksikkö on varannut seuraavat ajankohdat markkinavuoropuhelutilaisuuksiin: 7.6.2024 kello 9.00-11.00 7.6.2024 kello 11.45-13.45 7.6.2024 kello 14.00-16.00 10.6.2024 kello 9.00-11.00 10.6.2024 kello 11.45-13.45 10.6.2024 kello 14.00-16.00. Markkinavuoropuhelutilaisuuksiin valituille toimittajille soitetaan erikseen ja tiedustellaan edellä esitetyistä ajankohdista soveltuvimpia ajankohtia. Tämän jälkeen hankintayksikkö lähettää toimittajille tarkemman aikataulun ja Google Meet -kokouslinkin. Pyydämme toimittajia ilmoittamaan halukkuutensa osallistua markkinavuoropuheluun 17.5.2024 kello 12.00 mennessä osoitteeseen hankinnat@rovaniemi.fi. Ilmoituksen jälkeen hankintayksikkö lähettää toimittajalle ennakkoon määritellyt kysymykset, joihin toimittajan tulee antaa vastaukset ja lähettää ne takaisin osoitteeseen hankinnat@rovaniemi.fi 31.5.2024 kello 16.00 mennessä. Tietopyynnöllä saadut tiedot ovat luottamuksellisia ja niitä tullaan käyttämään ainoastaan hankinnan suunnitteluun ja valmisteluun, mikäli hankinta toteutuu.