Helsingin yliopiston Sopimushallintajärjestelmä pilvipalveluna

Helsingin yliopisto hankkii sopimusten elinkaarenhallintaan tarkoitetun sopimushallintajärjestelmän pilvipalveluna korvaamaan nykyisen Kronodoc-tietojärjestelmän. Hankittava järjestelmä tulee koko yliopiston henkilökunnan käyttöön. Tarjouksen pitää sisältää järjestelmän käyttöönotto, tarvittavat koulutukset, tiedonsiirto nykyisestä järjestelmästä sekä käyttölisenssit ja tuki neljän (4) vuoden ajaksi.

Yliopistossa käytössä oleva Kronodoc-tietojärjestelmä on tarkoitettu yliopiston hallinnon, tiedekuntien, erillisten laitosten ja yksikköjen allekirjoitettujen sopimusten ja sitoumusten tallentamiseen. Järjestelmässä on arvioilta 40 000 sopimusta. Helsingin yliopiston haluaa kehittää sopimushallinnan prosesseja sekä parantaa yliopiston sopimusten valmistelua, hallintaa ja säilytystä. Keskeiset vaatimukset hankittavalle järjestelmälle ovat - järjestelmä tukee yliopiston sopimushallinnan prosessia sekä kaikkia sopimuksen elinkaaren vaiheita. - järjestelmältä odotetaan työkulkujen monipuolista ja joustavaa suunnittelua ja toteutusta - järjestelmä mahdollistaa sopimusluonnosten versioinnin, kommentoinnin, tarkistamisen, puollon ja allekirjoittamisen. - järjestelmä mahdollistaa sopimuksen tilan ja sille tehtyjen toimenpiteiden seuraamisen. - ulkoisella sopimuskumppanilla on mahdollisuus käyttää samaa järjestelmää (lukeminen, kommentointi ja allekirjoittaminen) Hankintakokonaisuus sisältää pilvipalveluna toteuttavan järjestelmän käyttöönottoprojektin sekä pilvipalvelun ylläpito- ja tuki- ja kehityspalvelut tarjouspyynnön liitteissä kuvatun mukaisesti. Yliopisto toteuttaa itse pilvipalveluun tulevat integraatiot, mutta tarjottuun hintaan tulee kuulua Toimittajan tuki pilvipalvelun pään integraatioiden toteutukseen. Migraatiota varten Toimittajalta pyydetään migraation asiantuntijatuki, työkalut ja tarvittavat raportit. Nämä sisältyvät toimitusprojekin hintaan. Lisensointitarpeet ovat seuraavat: - Lukulisenssit: Tarvitsemme yhteensä noin 8 300 lukulisenssiä koko henkilökunnalle. - Muutoslisenssit: Joko 350 pysyvää muutoslisenssiä tai 50 kelluvaa lisenssiä. Pyydämme toimittajia tarjoamaan kummatkin vaihtoehdot erillisinä tarjouksina. Lisäksi tarvitaan toimittajan asiantuntijatukea vanhan tietojärjestelmän migraatioon, johon kuuluu työkalut ja raportointi. Nykyisessä Kronodoc-järjestelmässämme on noin 40 000 sopimusta. Siirrämme noin 30 000 sopimusta uuteen pilvipalveluun ja arvioimme sopimusten määrän kasvavan keskimäärin 100 000 sopimukseen. Pakolliset vaatimukset ovat minimivaatimus pisteytykselle. Toimittajia pyydetään huomoimaan, että useimmissa pisteytettävissä vaatimuksissa on pyydetty kuvaus ominaisuuden arvioimiseksi. Tarjouskilpailun voittajan kanssa aloitetaan sopimusneuvottelut hyödyntämällä tarjouspyynnön liitteinä olevia Tilaajan laatimia sopimusluonnoksia. Tarjouksen voittanut Tarjoaja sitoutuu laatimaan toimitusprojektin projektisuunnitelman, jonka Tilaaja hyväksyy. Projektisuunnitelma kuuluu kiinteään projektihintaan.