Sopimusmuutos koskien vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmähankinnan sopimusta

Hankinnan kohteena on laajennus olemassa olevaan Tampuuri-järjestelmään, joka otettiin käyttöön vuoden 2022 helmikuussa KYMPin Asuntoyksikössä osana VUOKA-projektia (HEL 2019-003108, hankintasopimus 22.11.2019 ja sen muutossopimus 15.12.2022). Muutossopimuksella siirretään vuokralaskutus ja vuokrareskontratoiminnot vuokravalvontoineen SAPista Tampuuriin. Integraatio, jossa nykytilassa siirretään Tampuurin vuokratavoitteisiin perustuva kuukausittainen laskuaineisto SAPiin, korvautuu kirjanpitosiirtoliittymällä, joka tulee rakennettavaksi Tampuurin ja SAPin välille. Alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvo on ollut arviolta 832 604 euroa 48 kuukauden ajalta laskettuna. Nyt tehtävän sopimusmuutoksen arvo on noin 120 000 euroa (alv 0 %).

Alkuperäinen hankinta on toteutettu (hankintarenkaana) siten, Helsingin kaupungin asunnot Oy:n (Heka) sopimuskokonaisuus on ollut hankinnan osa-alue 1 ja Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan sopimuskokonaisuus on ollut hankinnan osa-alue 2. Tämä sopimusmuutos koskee vain hankinnan osa-aluetta 2.

Alkuperäisen hankinnan kohteena on ollut monimutkainen, osittain tilaajan yksilöllisiin tarpeisiin räätälöity ja eri järjestelmien kanssa yhteentoimivaksi integroitu järjestelmä, jonka käyttöönotto on vaatinut merkittävän investoinnin ja työmäärän, ja jonka hyödyt ovat alkaneet vasta ajan kuluessa realisoitua. Järjestelmän kilpailuttaminen ja käyttöönotto kokonaisuudessaan uudelleen vaatisi uuden vastaavan investoinnin, mikä ei olisi tässä tilanteessa taloudellisesti järkevää. Teknisesti tai taloudellisesti tarkoituksenmukaista ei olisi myöskään se, että vuokrajärjestelmän rinnalle hankittaisiin tai rakennettaisiin kokonaan erillinen järjestelmä vuokrareskontran hallinnalle. Käytössä olevassa vuokrajärjestelmässä on jo valmiiksi olemassa reskontramoduuli, joka tarvitsee käyttöönoton yhteydessä ainoastaan sovittaa kaupungin yksilöllisiin tarpeisiin.

Vuokrareskontran eriyttäminen Helsingin kaupungin Taloushallintopalveluliikelaitos Talpan hoidettavaksi on alun perin perustunut tavoitteeseen keskittää kaikki kaupungin laskutus Talpalle. Vuokrajärjestelmän kilpailutuksen jälkeen on kuitenkin kyseisten tehtävien järjestämisessä Talpan kautta ollut runsaasti käytännöllisiä haasteita, joita on pyritty vuosien mittaan ratkaisemaan, mutta jotka edelleen jossain määrin haittaavat tehokasta työntekoa. Lisäksi tiiviisti asuntovuokrauksen ydintoimintaan liittyvä, asukasohjaukseen ja vuokrasopimuksenhallintaan liittyvä toiminnon ulkoistaminen pois asianomaisesta ydintoiminnasta ei ole osoittautunut tarkoituksenmukaiseksi ratkaisuksi. Tässä tilanteessa toiminnallisesti ja taloudellisesti tarkoituksenmukaisinta on siirtää vuokrareskontran hoito vuokrajärjestelmän yhteyteen. Nyt tehtävän sopimusmuutoksen arvo on alle 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Linkki sopimusmuutosta koskevaan va. projektitoimisto-yksikön päätökseen 18.4.2024 § 6 : https://paatokset.hel.fi/fi/asia/hel-2024-005271