Asianhallintajärjestelmän hankinta

Hankinnan kohteena on asianhallintajärjestelmän rakentaminen ja välttämättömät tukipalvelut määräajaksi. Kallio Software Oy hankkii järjestelmän kahden asiakkaansa, Avoin työttömyyskassa A-kassa ja Korkeasti koulutettujen työttömyyskassa KOKO, käyttöön. Hankinnan kokonaishinta kaikkine kuluineen ilman arvonlisäveroa on enintään 220.000 euroa. Sopimus tehdään määräajaksi ajalle 06/2024 - 12/2026.

Perusteet suorahankinnalle ovat hankintalain 40 §:n 2 momentin 2 kohta ja 4 kohta: ”Hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos: 2) teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta ja 4) sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi.” Kallio Software Oy toteuttaa parhaillaan kolmelle omistajalleen laajaa perustietojärjestelmähanketta, joka muodostuu etuuskäsittely- ja maksatusjärjestelmästä (EKJ), sähköisestä asiointipalvelusta (SA) ja asianhallinnan järjestelmästä (AH). Suorahankinnan kannalta keskeinen yhteys on etuuskäsittely- ja maksatusjärjestelmällä (EKJ) ja asianhallinnan järjestelmällä. EKJ:lle määritelty toteutustapa edellyttää, että asianhallinta toteutetaan itsenäisenä erillisratkaisuna EKJ:sta. EKJ:n tekninen ratkaisu ja sitä koskevan sopimuksen ehtojen mukainen toimitus ja aikataulu edellyttää siten, että kaikilla kassoilla on ensi vaiheessa yhtenäinen asianhallintajärjestelmä. Yhdellä Kallio Software Oy:n perusjärjestelmähankkeen asiakkaana olevalla kassalla on käytössä EKJ:n tarpeisiin teknisesti soveltuva asianhallinnan järjestelmä, jonka käyttöönotolla EKJ-sopimuksen aikataulu ja tekninen sisältö on mahdollista toteuttaa. Ao. järjestelmä otetaan siten nyt määräaikaisesti käyttöön myös kahdelle muulle kassalle. Muunlainen ratkaisu vaarantaisi koko perustietojärjestelmähankkeen onnistumisen ja siten etuuskäsittelyn ja maksatusjärjestelyn toteuttamisen luotettavalla tavalla. Asianhallintajärjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön ainoastaan määräajaksi ja sitä koskeva kokonaisuus kilpailutetaan viimeistään 2026, kun Kallio Software Oy:llä meneillään oleva laaja perusjärjestelmähanke on saatu tuotantoon. Määräaikainen asianhallintajärjestelmää koskeva sopimus tehdään ainoastaan siinä laajuudessa, joka on välttämätöntä nyt rakenteilla olevan perustietojärjestelmähankkeen käyttöönottamiseksi.