Etyjin ulkoministerikokouksen v. 2025 kokouspaikan hankinta

Hankinnan kohteena on kokouspaikka vuonna 2025 järjestettävälle Etyjin (Euroopan turvallisuus- ja yhteistyöjärjestö) ulkoministerikokoukselle. Suomi toimii Etyjin puheenjohtajamaana vuonna 2025 ja Etyjin ministerineuvosto kokoontuu kerran vuodessa puheenjohtajana toimivassa maassa. Kokous on järjestettävä Helsingissä, jotta mahdollisimman monen maan ulkoministerit pääsevät paikalle vaivattomasti kiireellisistä aikatauluistaan johtuen. Kokouksen järjestämistä varten on määritelty tarkasti tarvittavat tilajärjestelyt, toimistojen ja kokoushuoneiden määrät ja neliökoot. Ulkoministerikokouksen perinteisen kokousformaatin mukaan kokoustilojen ja muiden tilojen yhteenlasketun neliömäärän tulee olla vähintään 24 000 m2, josta suurimman osan tulee olla pilaritonta tasalattiatilaa. Nyt pidettävä kokous on myös 50-vuotistapahtuma, sillä on kulunut 50 vuotta siitä, kun Suomessa järjestettiin ETYK, josta sittemmin syntyi Ety-järjestö. Kokous pidettiin edellisen kerran Suomessa ja Messukeskuksessa v. 2008. Tuleva kokous on Suomen mittakaavassa yksi suurimpia poliittisia, korkean tason kokouksia.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, ”hankintalaki”) 40 §:n 2 momentin kohdan 2 mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Lain esitöiden (HE 108/2016 s. 134) mukaan hankintayksikön olisi esimerkiksi osoitettava, että muun toimittajan on teknisesti lähes mahdotonta saavuttaa vaadittu suoritustaso tai että on tarpeen käyttää erityistä tietotaitoa, välineitä tai keinoja, joita ainoastaan yhdellä toimittajalla on käytettävissään. Hankinnan kohteena on kokouspaikka Etyjn ulkoministerikokoukselle, joka järjestetään Suomessa vuonna 2025 Suomen puheenjohtajakauden aikana. Suomen ulkoministeriön Etyj-puheenjohtajuussihteeristö on vastuussa kokouksen järjestelyistä. Kokouksen järjestelyt sekä kokouspuitteiden että kokoukseen liittyvien liikenne- ja turvallisuusjärjestelyiden osalta ovat mittavat. Edellisen kerran kokous järjestettiin vuonna 2008 ja siihen osallistui yli 1200 delegaattia ja n. 1000 järjestäjän ja poliisin edustajaa. Vuoden 2025 kokous on järjestettävä Helsingissä, jotta mahdollisimman monen maan ulkoministerit pääsevät paikalle vaivattomasti kiireisistä aikatauluistaan huolimatta. Perinteisen kokousformaatin mukaan kokoustilojen ja muiden tilojen yhteenlasketun neliömäärän tulee olla vähintään 24 000 m2, josta suurimman osan tulee olla pilaritonta tasalattiatilaa. Hankintayksikkö on kartuttanut mahdollisia vaihtoehtoja kokouspaikaksi ja todennut, että Suomen Messut Oyj:n omistama Messukeskus on ainoa mahdollinen tila, joka kykenee vastaamaan vähintään 24 000 m2 tilavaatimuksen tarpeeseen. Etyjn puheenjohtajuussihteeristö katsoo, että ratkaisu tilahankinnasta on tehtävä ensi tilassa. Messukeskuksen ulkoisina palveluina voidaan optioina hyödyntää mm. sisustusarkkitehti- ja puuseppäpalveluita, Messukeskuksen kalustusta ja messumattokapasiteettia, teknistä rakentamispalvelua, olemassa olevia näyttelyrakenteita ja Messukeskuksen hallinnoimia parkkialueita. Kokouksen osallistujat tulevat koostumaan noin 81 delegaation eri kokoisista ajoneuvosaattueista. Mittavien shuttle-bussien ja edustustojen autojen liikkumisen ohjaaminen Helsingin keskustan sijaan sivummalle ja lähelle lentokenttäväyliä on edullista myös kaupungin yleisen viihtyvyyden vuoksi. Näin ollen nyt käsillä olevassa hankinnassa hankintayksikkö katsoo markkinoiden kartoittamisen jälkeen, että Suomen Messut Oyj on edellä selostetusti ainoa markkinoilla oleva toimija, joka teknisestä syystä kykenee toteuttamaan hankinnan edellytettyjen vaatimusten mukaisesti. Järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole.