Osallistuvan budjetoinnin, Asukasbudjetin, alusta ja takahuone ajalle 1.9.2023 (tavoite)-31.12.2027

Turun kaupungin konserninhallinnon hankintapalvelu pyytää tarjouksia Turun kaupungin konsernihallinnon hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen yksikön puolesta osallistuvan budjetoinnin, asukasbudjetin alustan osalta ajalle 1.1.2024 (tavoite) -31.12.2027 ja takahuoneen osalta ajalle 1.9.2023 (tavoite) -31.12.2027. Varsinaisen sopimuksen päättymisen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot (JIT 2015) - Erityisehtoja palveluista (JIT 2015 -Palvelut) kohdan 9 mukaisin irtisanomisehdoin. Digitaalinen alusta Decidim; Turun kaupunki toteuttaa osallistuvaa budjetointia. Joka toinen vuosi asukkaat ja yhteisöt saavat ehdottaa, kehittää ja äänestää, miten kolme miljoonaa euroa kaupungin budjetista käytetään. Osallistuvaa budjetointia toteutetaan digitaalisella alustalla, jonne asukkaat kirjoittavat ehdotuksensa, äänestettävät, hinnoitellut suunnitelmat kirjoitetaan ja jossa äänestetään vahvasti tunnistautuneena. Alustalta asukkaat pystyvät myös seuraamaan oman ehdotuksensa etenemistä. Tällä hetkellä toteutus on avoimen lähdekoodin Decidim-alustalla, jonka sopimus on voimassa 31.12.2023. Takahuone: Turku on määritellyt rakentavansa Decidim-osallistumisalustan hallinnointiratkaisun Microsoftin Teams-alustalle, jonka tarkoituksena on osallistuvan budjetoinnin prosessin hallinnoinnin helpottaminen. Tavoitteena on helpottaa ja suoraviivaistaa prosessiin liittyvää työtä, jota kunnissatehdään sisäisesti. Keskustelujen ja suunnittelutyön yhteydessä ratkaisua on kutsuttu nimellä ”Takahuone”. Tärkeimpinä piirteinä työkalulle nähdään, että prosessin hallinnoinnissa ei jää asioita käsittelemättä, prosessin läpinäkyvyys organisaation sisällä kasvaa ja hallinnoitaville asioille voitaisiin määrittää vastuuhenkilöitä. Lisäksi kunnan työntekijöiden osallistaminen prosessiin tulisi helpottua alustan avulla, jotta esimerkiksi asiantuntijat saadaan helpommin mukaan asukkailta tulevia ideoiden ja yhdessä kehitettäviä suunnitelmien arviointiin ja kommentointiin. Nykyisin asiantuntijat eivät kovin aktiivisesti käytä osallistumisalustoja, joita asukkaat itse käyttävät, minkä takia kaikki tieto ei ole keskitetysti yhdessä paikassa. Nykyisin prosessia hallitaan pääosin taulukkolaskentaohjelmissa ja verkkolevyillä tai pilviratkaisuissa säilytettävien asiakirjojen avulla. Tämä vaatii paljon manuaalista työtä, kopiointia ja tiedon hallinnointia hajautetusti usean eri henkilön tietokoneilla. Nykytilassa kunnan sisällä ei siis ole aina täysin ajantasaista tietoa siitä, missä tilassa eri asiat ovat ja tietoa pitää kerätä monista eri lähteistä. Tästä syntyy turhaa työtä, ajanhukkaa ja osa tiedoista voi hävitä, koska niitä ei hallita keskitetysti. Osallistuvan budjetoinnin prosessissa kerätään asukkailta ideoita, joita kehitetään yhdessä asukkaiden kanssa suunnitelmiksi. Asukkaat äänestävät näistä suunnitelmista, minkä jälkeen eniten ääniä saaneet suunnitelmat valitaan toteutettaviksi varattujen määrärahojen mukaisesti. Kun suunnitelmat on valittu toteutukseen äänestystuloksen perusteella, toteutettavia hankkeita voidaan myös seurata ja niihin voidaan lisätä merkintöjä ja päivityksiä toteutuksen etenemisestä. Kaikissa vaiheissa asukkaat voivat myös kommentoida ideoita, suunnitelmia ja toteutettavia hankkeita. Kunta voi omalta osaltaan myös vastata näihin kommentteihin.