Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan liittyvät asiantuntijapalvelut

Osa-alueeseen 1 kuuluvien työpakettien sisältö on kuvattu alla. Työpaketti 1: Tietoturva-, kyberturva- ja tietosuojavaatimuksiin liittyvät selvitykset ja suunnitelmat 1. Selvitykset koskevat määrittelyitä/vaatimusmäärittelyitä, ohjelmistovaatimuksia ja toimittajavaatimuksia 2. Vaatimukset henkilö- ja terveystietojen käsittelylle järjestelmissä (normisto, lainsäädäntö) 3. Miten mahdollistetaan henkilö- ja arkaluontoisten henkilötietojen käsittely ERP-järjestelmässä (sis. integraatiot ja käyttöoikeudet)? 4. TLIV ja TLIII käsittely-ympäristöjen tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset 5. Miten tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset huomioidaan ERP-järjestelmässä? 6. Tiedonsiirtoratkaisun toteuttaminen työterveyshuollon ja ERP-järjestelmän välillä 7. Tietoturva- ja tietosuojakuvausten laatiminen hankinta-asiakirjoihin (ohjelmisto- ja toimittajahankinnat) 8. Tietoturvariskien arviointi 9. Kyberturvallisuuteen liittyvät suunnitelmat Työpaketti 2: Järjestelmä- ja integraatioselvitykset 1. Järjestelmävaihtoehtojen muodostaminen ja kuvaaminen (nykytila ja tavoitetila, omat/ulkoiset järjestelmät, tietokannat ja integraatiot) 2. Integraatiotarpeiden selvittäminen ja kuvaaminen 3. Vaihtoehtojen vertailu, vaihtoehdon valinta ja perusteleminen 4. Järjestelmävaihtoehdon toteuttamisen selvittäminen (mahdollista, hinta, aika, vastuut) 5. Integraatioiden toteuttamisen selvittäminen (mahdollista, hinta, aika, vastuut) 6. Toiminnan ja talouden hallinnan järjestelmäselvitys 7. Henkilöstön, osaamisen ja virkamieshallinnan järjestelmäselvitys 8. Työ- ja toimintakyvyn hallinnan järjestelmäselvitys 9. Koulutuksen hallinnan järjestelmäselvitys 10. Viestinnän hallinnan järjestelmäselvitys Työpaketti 3: ERP-määrittelyt 1. Toiminnallisten lisäkuvausten määrittäminen ja ohjaustyö (konsultin näkemyksen mukaisesti) 2. Teknisten lisäkuvausten määrittäminen ja ohjaustyö (konsultin näkemyksen mukaisesti) 3. Tarkempien toiminnallisten ja teknisten kuvausten laatiminen (tekniset vaatimusmäärittelyt, käyttötapauskuvaukset, tietokuvaukset) 4. ERP-määrittelyjen tarkempien kuvausten asiantuntija- ja fasilitointipalvelut sekä muut mahdolliset erikseen sovittavat määrittelyyn/toteuttamiseen liittyvät tehtävät Työpaketti 4: Järjestelmä- ja integraatiosuunnitelmat 1. ERP-järjestelmäkokonaisuuden kuvaaminen (tietokannat, tietojärjestelmät, suunnittelujärjestelmät, palvelujärjestelmät, integraatiot, RVL omat ja ulkoiset järjestelmät) 2. Suunnitelmat järjestelmien sisältämistä tiedoista (omat ja ulkoiset järjestelmät, ERP-järjestelmä; siirrettävät, poistuvat ja uudet tiedot) 3. Suunnitelmat nykyisten tietojen siirtämisistä ERP-järjestelmään (omat ja ulkoiset järjestelmät, ERP-järjestelmä; kuinka siirrot suoritetaan) 4. Suunnitelmat uusien tietojen luomisesta ERP-järjestelmään (esim. osaamiseen liittyvät tietokokonaisuudet) 5. Suunnitelmat järjestelmien välisistä integraatioista (integraatioiden toteuttamissuunnitelmat, tarkemmat tieto- ja tiedonsiirtomäärittelyt)

Osa-alueeseen 2 kuuluvien työpakettien sisältö on kuvattu alla. Työpaketti 5: ERP-ohjelmistovertailu ja soveltuvuus 1. Markkinakartoitus ERP-ohjelmistoista 2. ERP-ohjelmistojen vertailuperusteiden määrittäminen 3. ERP-ohjelmistojen vertailu (ohjelmistoja vähintään 5 kpl, valituista ohjelmista) 4. Ohjelmistoteknologiavertailut 5. Soveltuvuus Henkilöstöalan ja Teknillisen alan tarpeisiin 6. On-Premise-/pilviratkaisujen vertailut 7. Ohjelmistoratkaisujen turvallisuusvertailu 8. Ominaisuuksien/toiminnallisuuksien vertailu 9. RVL:n lisenssimäärän arviointi 10. Hintavertailu, sisältäen myös moduulikohtaisen hintavertailun (lisenssihinta, toteuttamishinta, ylläpitokustannukset ja arviot integraatioiden aiheuttamista kustannuksista) 11. Markkinakartoitus ERP-ohjelmistoihin erikoistuneista ja soveltuvista ohjelmistotoimittajista (joilta RVL voi pyytää tarjouksia) 12. Soveltuvien ERP-ohjelmistotoimittajien vertailu (vähintään 5 kpl) 13. Valintakriteeristö hankinnassa 14. Soveltuvuusarviointi RVL:n tarpeisiin 15. Investointiesitys: Markkina-analyysit 16. Investointiesitys: Vaikutusarvioinnit 17. Investointiesitys: Kustannus-hyötyanalyysit 18. Investointiesitys: Vaihtoehtoislaskelmat (herkkyyslaskelmat) 19. Ohjelmistojen eri hankintamallit ja niiden vertailu (ohjelmiston ja toimittajan kilpailuttaminen, hankintamenettely, toimittajamallit, tuotevalinta) Teknillisen alan osuus (mm. materiaalinhallinta) tulee ottaa huomioon ERP-ohjelmistovertailussa (työpaketti 5), vaikka hankittava konsulttityö ensisijaisesti koskee henkilöstöalan osuutta (ks. osallistumispyynnön kohta Muut tiedot -> Hankinnan taustaa). Työpaketti 6 (OPTIO): ERP-ohjelmistohankinta-asiakirjat 1. Hankinta-asiakirjojen sisällön määrittäminen ja tarkastaminen 2. Tarjousasiakirjojen sisällön määrittäminen 3. Sopimuksen sisällön määrittäminen ja hankintaehtojen valinta 4. Ohjelmistohankinta-asiakirjojen laatiminen (sisältää Henkilöstöalan ja Teknillisen alan osuudet) 5. Valintakriteeristön tarkistaminen 6. Hankintapäätöksen valmistelu ohjelmistohankinnan osalta 7. Hankintasopimuksen valmistelu ohjelmistohankinnan osalta 8. Sopimusehtojen laatiminen Työpaketti 7 (OPTIO): ERP-toimittajahankinta-asiakirjat 1. Hankinta-asiakirjojen sisällön määrittäminen ja tarkastaminen 2. Tarjousasiakirjojen sisällön määrittäminen 3. Tarjoukseen sisältyvien suunnitelmien määrittäminen (esim. testaus-, koulutus-, käyttöönotto-, viestintä- ja vaikuttavuusarviointisuunnitelmat) 4. Sopimuksen sisällön määrittäminen ja hankintaehtojen valinta 5. Toimittajahankinta-asiakirjojen laatiminen (sisältää Henkilöstöalan ja Teknillisen alan osuudet) 6. Toimittajan valintakriteerien laatiminen 7. Teknologiakuvausten laatiminen valitusta teknologiasta (=ohjelmisto ja moduulit, On-Premise-/pilviratkaisu, ympäristöt, Valtori) 8. Tietoturva- ja tietosuojakuvausten tarkistaminen (TP1) 9. Hankintapäätöksen valmistelu toimittajahankinnan osalta 10. Hankintasopimuksen valmistelu toimittajahankinnan osalta 11. Sopimusehtojen laatiminen 12. Teknologia-asiantuntijapalvelut hankintavaiheessa