Asemakaavaprojektien tietojenhallintaan tarkoitetun Kaavapino-sovelluksen jatkokehittämistä ja ylläpitoa koskevan sopimuksen muuttaminen

Hankinnan kohteena on Kaavapino-sovelluksen jatkokehitys- ja ylläpitopalvelut. Kaavapino on Helsingin kaupungin sisäinen työkalu, jolla tuetaan asemakaavaprojektien valmistelua ja tietojenhallintaa. Sovelluksesta on toteutettu MVP-versio. Kaavapino on työkalu, jolla kaavaprosessin aikana kerätyt ja tuotetut tiedot saadaan rakenteisessa muodossa tietokantaan osana valmisteluprosessia. Kaavapino mahdollistaa, että kaavaprojektien sisällöstä ja etenemisestä on saatavilla tilannetietoa ajantasaisesti. Käyttäjät syöttävät Kaavapinoon tietoja kaavaprosessin eri työvaiheissa. Sovellus generoi tiedoista asiakirjoja ja raportteja. Lisäksi Kaavapinossa on aikataulun hallintanäkymä ja näkymiä, joissa tietoja voidaan suodattaa katseltaviksi visuaalisina tilannekuvina. Kaavapinolla on noin 1700 käyttäjää ja sillä tulee olemaan huomattava vaikutus työarkeen, tiedon kulkuun ja sitä kautta kaupungin suunnitteluun. Jatkokehityspalvelun tarkoituksena on kehittää Kaavapino-sovellukseen uusia toiminnallisuuksia ja integraatioita sekä parantaa sovelluksen käytettävyyttä. Keskeisenä tavoitteena on, että Kaavapino on käytettävyydeltään korkealla tasolla, jotta sovellus aidosti nopeuttaa ja helpottaa toimintaa. Ylläpitopalvelun tarkoituksena on huolehtia sovelluksen ajanmukaisuudesta ja varmistaa, että sovellus toimii suunnitellusti koko sen elinkaarensa ajan.

Sopimustoimittajan vaihtaminen tässä vaiheessa aiheuttaisi hankintayksikölle merkittävää taloudellista ja toiminnallista haittaa, ottaen huomioon erityisesti, että lisätöinä käsiteltävien jatkokehitystoimenpiteiden tavoitteena on turvata tuotantokäyttöön vietävän sovelluksen jatkokehittäminen vastaamaan niitä tavoitteita, mitä nyt laajennettavaksi esitettävälle sopimukselle oli jo alun perinkin asetettu. Sopimuskumppanin vaihtaminen keskeyttäisi meneillään olevan kehitystyön, ja johtaisi siihen, että uuden sopimuskumppanin tulisi perehtyä sovellukseen alusta lähtien. Tästä koituisi huomattavia lisäkustannuksia sekä kehitettävien palveluiden merkittävää myöhästymistä. Mahdollisuudet kokonaan uusien jatkokehitystoimenpiteiden kilpailuttamiseen arvioidaan siinä vaiheessa, kun jatkokehityksessä on saavutettu nyt muutettavaksi esitettävälle sopimukselle asetetut tavoitteet.

Sovelluksen rakenne on työn edetessä osoittautunut odotettua monimutkaisemmaksi, ja sovelluksen toteuttamiseen on liittynyt ennakoitua enemmän työtä. Sovelluksen kehittämistahtia on nähty tarpeelliseksi myös kiihdyttää sovelluksen strategisen merkityksen vuoksi, minkä takia sovelluksen jatkokehitykseen varattua budjettia on kulunut ennakoitua nopeammin. Sovelluksen kehittämiseen liittyvä projekti on priorisoitu kaupunkiympäristön toimialalla prioriteetiltaan tärkeimpien projektien joukkoon. Sopimustoimittajan vaihtaminen tässä vaiheessa aiheuttaisi hankintayksikölle merkittävää taloudellista ja toiminnallista haittaa, ottaen huomioon erityisesti, että lisätöinä käsiteltävien jatkokehitystoimenpiteiden tavoitteena on turvata tuotantokäyttöön vietävän sovelluksen jatkokehittäminen vastaamaan niitä tavoitteita, mitä nyt laajennettavaksi esitettävälle sopimukselle oli jo alun perinkin asetettu. Tästä johtuen hankintayksiköllä on tarve muuttaa sopimusta siten, että alkuperäinen sopimuskumppani suorittaa lisätöitä sopimusmuutoksella kasvatetun budjetin puitteissa. Sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista ilman merkittävää kustannusten nousua ja haittaa kehitystyön loppuunsaattamisen kannalta. Kyse on hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaisesta sallitusta sopimusmuutoksesta. Sopimusmuutoksen arvo on alle 50 prosenttia alkuperäisen hankintasopimuksen arvosta. Linkki sopimusmuutosta koskevaan va. projektitoimisto-yksikön päätökseen 3.4.2024 § 5 :https://paatokset.hel.fi/fi/asia/hel-2024-002400