KUTSU MARKKINAVUOROPUHELUUN: Lapin hyvinvointialue - Tietosuojajäteastioiden hallinta, toimitus ja tyhjennyspalvelu

Lapin hyvinvointialue suunnittelee tietosuojajätekeräysastioiden hallinnointia, toimitusta ja tyhjennyspalvelua koskevan hankinnan kilpailuttamista kevään 2024 aikana. Hankinnan kohteena olisi tietosuojajäteastioiden hallinnoinnin, toimituksen ja astioiden tyhjennyspalvelun tuottaminen hyvinvointialueen eri toimipaikkojen käyttöön. Toimipaikkoja sijaitsee koko hyvinvointialueen 21 eri kunnan alueella. Hankinnan varsinaisen sopimuskauden kestoksi on suunniteltu 24 kuukautta, ja siihen sisältyisi myös kaksi erillistä 12 kuukauden mittaista optiokautta. Sopimuskausi olisi tällöin yhteensä 48 kuukautta. Hankinnan alustavana kuvauksena on määritelty seuraavaa: palveluntuottaja vastaisi siitä, että hankinnassa asetettavat vaatimukset täyttävät keräysastiat (lukittavia ja jäljitettävissä) toimitetaan hyvinvointialueen toimipaikkoihin ja ne tyhjennetään sovitulla tavalla ja sovitussa aikataulussa. Tietosuojajäte kuljetetaan tuhottavaksi tietoturvalliseen tuhoamispalveluun ja tuhoamisesta tuotetaan asianmukainen raportointi hyvinvointialueelle. Tyhjennykseen noudettavien astioiden tilalle toimitetaan noudon yhteydessä tyhjä vaihtoastia. Keräysastiat ovat Palveluntuottajan omaisuutta. Palveluntuottaja vastaisi hankinnassa siitä, että astioiden ja niiden sisältämän aineiston käsittely- ja kuljetustoimet, tyhjennyspalvelu ja aineiston tuhoaminen toteutetaan asianmukaisella, lainsäädännössä ja muussa viranomaistahojen antamassa ohjeistuksessa esitetyt kriteerit täyttävällä tavalla. Hankinnan kohteena olevassa palvelussa on kyse salaisten, ei-julkisten, henkilötietoja sisältävien ja asiakas- ja potilastietoja sisältävien ja muilla perustein luottamukselliseksi katsotun paperi- ja muovimateriaalien kuljetuksesta ja tuhoamisesta, jonka tulee täyttää lainmukaiset menettelytavat arkaluonteisten tietojen sekä henkilötietojen suojaamiseksi riittävällä tavalla. Hankinta on suunniteltu jaettavaksi neljään (4) osa-alueeseen hyvinvointialueen maantieteellinen alue huomioiden. Osa-alueet ovat: 1. Osa-alue: Pohjoinen palvelualue - Enontekiö, Muonio, Kittilä, Kolari, Pello, Utsjoki ja Inari 2. Osa-alue: Lounainen palvelualue - Ylitornio, Tornio, Tervola, Keminmaa, Kemi ja Simo 3. Osa-alue: Kaakkoinen palvelualue - Rovaniemi, Ranua ja Posio 4. Osa-alue: Itäinen palvelualue - Sodankylä, Savukoski, Pelkosenniemi, Kemijärvi ja Salla Hankittava palvelu tuotetaan samansisältöisenä kaikissa osa-alueissa. Hankinnassa tarjouksen voisi jättää yhdestä tai useammasta osa-alueesta. Osa-aluetta tarjotessaan tarjoaja sitoutuisi toimittamaan ja tuottamaan palvelun koko tarjoamansa osa-alueen mukaiselle alueelle ja alueen toimipaikkoihin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä ilmoitettujen vaatimusten mukaisesti. Jokaiselle osa-alueelle valittaisiin yksi sopimuskumppani Palveluntuottajaksi.

KUTSU MARKKINAVUOROPUHELUUN Lapin hyvinvointialue kutsuu hankinnasta kiinnostuneita potentiaalisia tarjoajia osallistumaan markkinavuoropuheluun suunnitellusta hankinnasta. Markkinavuoropuhelu toteutetaan siten, että hankinnasta kiinnostuneita potentiaalisia palveluntuottajia pyydetään ilmoittautumaan kirjallisesti hankinnan yhteyshenkilölle osoitteeseen: katri.toivola@lapha.fi, viimeistään maanantaina 8.4.2024 klo 14:00 mennessä. Ilmoittautumisessa pyydetään ilmoittamaan: - Ilmoittautumisen otsikoksi "Ilmoittautuminen: Tietosuojajätekeräysastiat" - Vuoropuheluun osallistuvan yrityksen nimi ja y-tunnus - Yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite Markkinavuoropuhelu toteutetaan siten, että ilmoittautuneille toimitetaan sähköpostitse hankinnan alustavia tietoja ja asiakirjoja luonnosversioina kommentoitavaksi kirjallisesti. Hankintayksikkö varaa potentiaalisille tarjoajille mahdollisuuden kommentoida asiakirjoja vapaamuotoisesti sekä vastaten hankintayksikön esittämiin mahdollisiin tarkentaviin lisäkysymyksiin kirjallisesti. Lapin hyvinvointialue varaa mahdollisuuden muuttaa tai siirtää markkinavuoropuhelun ajankohtaa tai peruuttaa markkinavuoropuhelun joko kokonaan tai osittain. Muutoksista ilmoitetaan ilmoittautuneille. Hyvinvointialue varaa mahdollisuuden lähettää asiakirjoja ja hankinnan tiedot kommentoitavaksi jo mahdollisesti ilmoittautumisajan ollessa käynnissä, jos kommentoitavaksi tarkoitetut asiakirjat ja materiaalit valmistuvat ennen ilmoittautumisajan päättymistä 8.4.2024. Kaikille ilmoittautuneille lähetetään kommentoitavaksi samat alustavat tiedot hankinnasta. Tämä ilmoitus ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan kutsu markkinavuoropuheluun. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on saada tarkentavia hankinnan määrittelyä tukevia tietoja hankintayksikön tietoon hankinnan tarkoituksenmukaiseksi toteuttamiseksi. Tämä ilmoitus ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa. Jos hankinta päätetään toteuttaa, hankinnasta tullaan julkaisemaan erillinen hankintailmoitus. Mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistuminen ei edellytä osallistumista tähän markkinavuoropuheluun. Markkinavuoropuheluun osallistumisella tai osallistumatta jättämisellä ei ole vaikutusta tarjoajan asemaan tulevassa tarjouskilpailussa. Markkinavuoropuhelun aikana annetut tiedot eivät myöskään sido hankintayksikköä tai potentiaalisia tarjoajia tulevassa tarjouskilpailussa. Osallistujille ei makseta korvausta markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Hankintayksikkö käsittelee vuoropuheluun osallistuvien yritysten antamia tietoja luottamuksellisesti.