Rauman kaupungin varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmän hankinta

Rauman kaupunki pyytää tarjouksia varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmästä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo on noin 250.000 – 450.000 euroa, josta kertakustannus käyttöönoton osalta on noin 50.000 – 90.000 euroa ja vuosittainen kustannus on noin 50.000 – 100.000 euroa. Kyseessä ovat arviot, jotka eivät sido hankintayksikköä. Järjestelmä tulee olla täysin testattuna ja toimitettuna, tuotantokäytössä 1.11.2024 alkaen. Valitun toimittajan kanssa solmitaan määräaikainen 48 kuukauden pituinen sopimus, joka jatkuu määräajan jälkeen toistaiseksi voimassaolevana, hankinta-asiakirjoissa esitetyn mukaisesti. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi toimittaja. Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta.

Tarjouskilpailun kohteena on varhaiskasvatuksen tietojärjestelmän hankinta SaaS-palveluna. Hankinnan tavoitteena on varhaiskasvatuspalveluita tehokkaasti ja monipuolisesti palveleva, kokonaistaloudellisesti edullinen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmä. Hankittavan järjestelmän tulee noudattaa varhaiskasvatusta ohjaavaa lainsäädäntöä ja asetusta sekä Opetushallituksen määräyksiä ja mahdollistaa varhaiskasvatuspalveluiden tuottaminen Opetushallituksen ja Rauman kaupungin varhaiskasvatussuunnitelmien mukaisesti. Tarjouslaskennassa seuraavia lukuja voidaan käyttää järjestelmän ylläpidon ja tuen kuukausihinnoittelun perusteena. Luvut ovat tammikuulta 2024. - Kaupungin oman palvelutuotannon päiväkotiyksiköiden määrä 18 kpl ja 9 koululla toimivaa esiopetusyksikköä - Kaupungin oman palvelutuotannon henkilöstön määrä n. 315 (sis. esihenkilöt, ei erityisavustajia), josta perhepäivähoitajia 18 - Kaupungin oman palvelutuotannon lasten määrä n. 1390, joista esiopetuksessa olevia n. 380 lasta ja perhepäivähoidossa n. 70 lasta - Yksityisen palvelusetelillä tuotettavan palveluntuottajien (erilliset yritykset) määrä 4 kpl - Yksityisen palvelusetelillä tuotettavan varhaiskasvatuksen yksiköiden määrä 4 kpl - Yksityisen palvelusetelillä tuotettavan varhaiskasvatuksen henkilöstön määrä n. 38 henkilöä - Yksityisen palvelusetelillä tuotettavan varhaiskasvatuksen lasten määrä n. 219 lasta, joista esiopetuksessa 0 lasta - Yksityisen palvelusetelillä tuotettavaa kerhotoimintaa ei ole. Edellä ilmoitetut tiedot kuvaavat hankintayksikön tarjouspyynnön julkaisuhetken toimintaa. Hankintayksikön toiminta ja palveluiden tarve voi muuttua sopimuskauden aikana, eikä hankintayksikkö sitoudu tiettyyn hankinnan määrään tai arvoon sopimuskauden aikana. Varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmän tulee sisältää tukipalvelun ja kehitystyön, käyttöönottohetkellä lakien edellyttämien/mahdollistamien ulkopuolisten tahojen tai järjestelmien integraatiot, konversiot, koulutukset ja järjestelmän ylläpidon. Järjestelmän avulla tulee voida suunnitella, seurata, ohjata ja arvioida varhaiskasvatuksen toimintaa tehokkaasti, taloudellisesti ja helppokäyttöisesti. Hankittavan järjestelmän tulee kattaa varhaiskasvatuksen keskeisimmät prosessit, kuten hakemukset ja päätökset, lasten hoitoaikavaraukset ja niiden toteutumat, perhepäivähoidon työvuorosuunnittelut ja toteuma, toiminnan suunnittelua ja arviointia tukevat raportit ja tilastot, lapsen hoitoon ja sen suunnitteluun liittyvien dokumenttien hallinta ja ylläpito, varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen pedagoginen asiakirjahallinta, esiopetuksen opetussuunnitelman perusteet sekä viestintä varhaiskasvatuksen ja kodin välillä. Edellä mainitut prosessit tulee olla hallittavissa kokonaan sähköisesti. Tulevaan varhaiskasvatusjärjestelmään tulee voida liittää myös tarvittaessa yksityisen varhaiskasvatuksen palveluntuottajat. Hankittavan järjestelmän tulee toimia siten, että sekä kaupungin oman palvelutuotannon että yksityisen varhaiskasvatuksen asiakkuuksia voidaan käsitellä yhdessä ja samassa järjestelmässä ja että Rauman kaupunki pystyy seuraamaan ja näkemään myös yksityisten palveluntuottajien asiakkuudet ja niissä tapahtuneet muutokset. Avoimella hankintamenettelyllä haetaan kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti siten, että ratkaisu on käyttöönotettavissa 1.10.2024 mennessä. Valitun toimittajan kanssa solmitaan määräaikainen 48 kuukauden pituinen sopimus, joka jatkuu määräajan jälkeen toistaiseksi voimassaolevana, hankinta-asiakirjoissa esitetyn mukaisesti. Tarjouspyyntö sisältää myös migraation nykyisestä Rauman kaupungin käyttämästä ProConsona-järjestelmästä uuteen järjestelmään. Osana käyttöönottosuunnitelmaa tilaaja ja järjestelmän toimittaja määrittävät yhteisesti, mitä tietoja käytössä olevasta järjestelmästä siirretään uuteen järjestelmään. Tilaaja sopii nykyisten järjestelmätoimittajien kanssa tietojen siirrosta ja aikataulusta. Tilaaja ja tietojärjestelmätoimittajat sopivat yhdessä teknisistä yksityiskohdista ja aikataulusta yhteisesti. Tilaaja pidättää oikeuden olla siirtämättä tietoja vanhasta järjestelmästä uuteen.

Rauman kaupunki pyytää tarjoustanne varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmästä. Tarjouskilpailun kohteena on varhaiskasvatuksen tietojärjestelmän hankinta SaaS-palveluna. Hankinnan tavoitteena on varhaiskasvatuspalveluita tehokkaasti ja monipuolisesti palveleva, kokonaistaloudellisesti edullinen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmä. Hankittavan järjestelmän tulee noudattaa varhaiskasvatusta ohjaavaa lainsäädäntöä ja asetusta sekä Opetushallituksen määräyksiä ja mahdollistaa varhaiskasvatuspalveluiden tuottaminen Opetushallituksen ja Rauman kaupungin varhaiskasvatussuunnitelmien mukaisesti. Seuraavia lukuja voidaan käyttää järjestelmän ylläpidon ja tuen kuukausihinnoittelun perusteena. Luvut ovat tammikuulta 2024. • Kaupungin oman palvelutuotannon päiväkotiyksiköiden määrä 18 kpl ja 9 koululla toimivaa esiopetusyksikköä • Kaupungin oman palvelutuotannon henkilöstön määrä n. 315 (sis. esihenkilöt, ei erityisavustajia), josta perhepäivähoitajia 18 • Kaupungin oman palvelutuotannon lasten määrä n. 1390, joista esiopetuksessa olevia n. 380 lasta ja perhepäivähoidossa n. 70 lasta • Yksityisen palvelusetelillä tuotettavan palveluntuottajien (erilliset yritykset) määrä 4 kpl • Yksityisen palvelusetelillä tuotettavan varhaiskasvatuksen yksiköiden määrä 4 kpl • Yksityisen palvelusetelillä tuotettavan varhaiskasvatuksen henkilöstön määrä n. 38 henkilöä • Yksityisen palvelusetelillä tuotettavan varhaiskasvatuksen lasten määrä n. 219 lasta, joista esiopetuksessa 0 lasta • Yksityisen palvelusetelillä tuotettavaa kerhotoimintaa ei ole Varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmän tulee sisältää tukipalvelun ja kehitystyön, käyttöönottohetkellä lakien edellyttämien/mahdollistamien ulkopuolisten tahojen tai järjestelmien integraatiot, konversiot, koulutukset ja järjestelmän ylläpidon. Järjestelmän avulla tulee voida suunnitella, seurata, ohjata ja arvioida varhaiskasvatuksen toimintaa tehokkaasti, taloudellisesti ja helppokäyttöisesti. Hankittavan järjestelmän tulee kattaa varhaiskasvatuksen keskeisimmät prosessit, kuten hakemukset ja päätökset, lasten hoitoaikavaraukset ja niiden toteutumat, perhepäivähoidon työvuorosuunnittelut ja toteuma, toiminnan suunnittelua ja arviointia tukevat raportit ja tilastot, lapsen hoitoon ja sen suunnitteluun liittyvien dokumenttien hallinta ja ylläpito, varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen pedagoginen asiakirjahallinta, esiopetuksen opetussuunnitelman perusteet sekä viestintä varhaiskasvatuksen ja kodin välillä. Edellä mainitut prosessit tulee olla hallittavissa kokonaan sähköisesti. Tulevaan varhaiskasvatusjärjestelmään tulee voida liittää myös tarvittaessa yksityisen varhaiskasvatuksen palveluntuottajat. Hankittavan järjestelmän tulee toimia siten, että sekä kaupungin oman palvelutuotannon että yksityisen varhaiskasvatuksen asiakkuuksia voidaan käsitellä yhdessä ja samassa järjestelmässä ja että Rauman kaupunki pystyy seuraamaan ja näkemään myös yksityisten palveluntuottajien asiakkuudet ja niissä tapahtuneet muutokset. Avoimella hankintamenettelyllä haetaan kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti siten, että ratkaisu on käyttöönotettavissa 1.10.2024 mennessä. Tarjouspyyntö sisältää myös migraation nykyisestä Rauman kaupungin käyttämästä ProConsona-järjestelmästä uuteen järjestelmään. Osana käyttöönottosuunnitelmaa tilaaja ja järjestelmän toimittaja määrittävät yhteisesti, mitä tietoja käytössä olevasta järjestelmästä siirretään uuteen järjestelmään. Tilaaja sopii nykyisten järjestelmätoimittajien kanssa tietojen siirrosta ja aikataulusta. Tilaaja ja tietojärjestelmätoimittajat sopivat yhdessä teknisistä yksityiskohdista ja aikataulusta yhteisesti. Tilaaja pidättää oikeuden olla siirtämättä tietoja vanhasta järjestelmästä uuteen.