Asiakirjojen digitoinnin puitesopimus- Tampereen kaupunki

Hankinnan kohteena on paperiasiakirjojen digitoinnin puitesopimus, jonka alla Tampereen kaupungin eri yksiköt voivat toteuttaa digitointeja. Kukin yksikkö varaa omaan talousarvioonsa rahoitusta digitointien toteuttamiseen ja toteuttaa digitointeja asiakirjahallinnon tukemana. Paperiasiakirjojen digitointi on yksi Hiilineutraali Tampere 2030 -tiekartan toimenpiteistä. Tampereen kaupungilla käsitellään edelleen tietoja, jotka on tallennettu paperille ja nämä asiakirjalliset tiedot tulee saada käyttöön digitaalisessa muodossa. Arkistoitavaksi (aik. pysyvästi säilytettävien) määriteltyjen asiakirjojen digitointi toteutetaan siten, että digitaaliset kappaleet täyttävät Kansallisarkiston asettamat pysyvän sähköisen säilyttämisen normit. Asiakirjat, joita ei ole määritelty arkistoitavaksi (aik. pysyvästi säilytettäväksi), voidaan digitoida myös kevyemmällä menettelyllä tilaajan niin päättäessä. Kaikista digitoiduista asiakirjoista muodostetaan digitoinnin yhteydessä aktiivikäyttöön soveltuvat pdf-muotoiset käyttökappaleet. Digitoituja asiakirjoja hyödynnetään prosessien ja sähköisten palvelujen kehittämisessä. Digitoinnin yhteydessä pyritään myös tunnistamaan ja poimimaan aineistosta tarvittavat metatiedot, joita voidaan käyttää kaupungin rekistereissä. Digitoitavat asiakirjat sijaitsevat kaupungin eri yksiköiden työpisteissä ja Tampereen kaupunginarkistossa. Aineisto on muodoltaan ja kooltaan vaihtelevaa arkistoaineistoa. Digitoitavat kohteet sisältävät koneella tai käsin kirjoitettua asiakirjoja, kortistoja, sidoksia, piirustuksia, karttoja, todistuksia, mikrofilmejä jne. Digitoitavaksi voi tulla myös muita kaupungin asiakirjoja. Osa-alueen 1 hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä. Osa-alueen 1 digitointien toteuttamisen ehtona on digitointien rahoituksen varmistuminen Tampereen kaupungin seuraavien vuosien investointibudjetissa.

Rakennusten erityissuunnitelmien paperiaineisto (n. 670 hyllymetriä) sisältää rakennussuunnitelmat 1954-asti (9 hm), Rakennussuunnitelmat 1955-alkaen (356 hm), IV-suunnitelmat 1978- asti (8,5 hm) ja LVI-suunnitelmat 1943-alkaen (296 hm), ja siihen kohdistuu vuosittain paljon tietopyyntöjä. Suurin osa asiakirjoista on piirustuksia ts. suunnitelmia (tyypillisimmät koot A0–A4), mutta joukossa on lisäksi koneella tai käsin kirjoitettuja muita asiakirjoja (tyypillisimmät koot A4–A5), kuten lujuuslaskelmia, pohjatutkimuksia, elementtiluetteloita ja lomakkeita, joista suurin osa on niitattu yhteen. Uudemmat suunnitelmat ja tekstiasiakirjat ovat pääsääntöisesti yksipuolisia, mutta vanhemmissa suunnitelmissa ja tekstiasiakirjoissa informaatiota voi olla molemmilla puolilla. Osa-alueeseen 2 valitaan yksi palveluntuottaja. Osa-alueen 2 digitointien toteuttamisen ehtona on rakennusvalvonnan digitointien rahoituksen varmistuminen Tampereen kaupungin seuraavien vuosien investointibudjetissa. Osa-alueen 2 hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin liitteissä.