Haja-asutusalueen rakentamisen lupayksikön lupapäätösten valmistelu, puitejärjestely Sipoon kunnalle 2026-2028

Sipoon kunnan Yhdyskunnan ja ympäristön toimialan Haja-asutusalueen rakentamisen lupayksikkö pyytää tarjouksia haja-asutusalueita koskevien lupapäätösten valmisteluun. Puitejärjestelyyn valitaan kolme (3) palveluntuottajaa.

SOPIMUSKAUDESTA JA PUITEJÄRJESTELYSTÄ: Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta. Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimusta kahdella (2) yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella (1+1). Optioiden käyttämisestä päätetään erikseen, ja option jatkamisesta ilmoitetaan palveluntoimittajalle viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen kulloinkin voimassa olevan sopimuskauden päättymistä. Puitejärjestelyyn valitaan kolme (3) palveluntoimittajaa. Mikäli kelpoisuus- ja tarjouspyynnön vaatimukset täyttäviä tarjouksia on vähemmän kuin kolme (3), tehdään puitejärjestelysopimus näiden tarjoajien kanssa. Sopimus tulee voimaan, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sen, ja se on voimassa kaksi (2) vuotta allekirjoituspäivästä lukien. Sopimuskauden arvioitu ajankohta on 1.12.2026 - 30.11.2028. Optiokausien arvioidut ajankohdat ovat: 1.12. 2028 - 30.11.2029 ja 1.12.2029 - 30.11.2030. ETUSIJAJÄRJESTYKSESTÄ Lähtökohtaisesti toimeksiannot, joissa suunnittelukohteita eli käsiteltäviä hakemuksia on enintään kymmenen (10) kappaletta, annetaan etusijajärjestyksen perusteella. Mikäli etusijajärjestyksen mukainen palveluntoimittaja ei ota toimeksiantoa vastaan tai ei vastaa hankintayksikön tiedusteluun asetetussa määräajassa, on hankintayksiköllä oikeus tarjota toimeksiantoa etusijajärjestyksen mukaisesti seuraavalle palveluntoimittajalle. Hankintayksikkö voi perustellusta syystä poiketa etusijajärjestyksestä, jos toimeksiannon sisältö, laajuus, erityisosaamisvaatimukset tai muu vastaava toimeksiantoon liittyvä seikka sitä edellyttää. Tällaisessa tilanteessa hankintayksikkö päättää tarkoituksenmukaisimmasta menettelystä ja voi joko antaa toimeksiannon etusijajärjestyksessä seuraavalle palveluntuottajalle tai kilpailuttaa toimeksiannon puitejärjestelyn palveluntuottajien kesken. MINIKILPAILUTUKSESTA Lähtökohtaisesti toimeksiannot, jotka sisältävät yksitoista (11) tai enemmän suunnittelukohteita eli käsiteltäviä hakemuksia kilpailutetaan puitejärjestelyn palveluntoimittajien kesken minikilpailutuksella. Hankintayksikkö voi kuitenkin antaa toimeksiannon puitejärjestelyn etusijajärjestyksen mukaisesti, kun toimeksianto sisältää yksitoista (11) tai enemmän suunnittelukohteita, mikäli tämä on toimeksiannon erityispiirteet huomioon ottaen perusteltua. Perusteena voi olla esimerkiksi toimeksiannon kiireellisyys, aikataulullinen tarve, resurssien tehokas käyttö tai muu vastaava syy. Minikilpailutuksessa tarjoajan tulee esittää toimeksiantokohtainen kattohinta, jonka tulee kattaa kaikki toimeksiantoon sisältyvät suunnittelukohteet eli käsiteltävät hakemukset. Tarjoajan tulee laatia työmääräarvionsa ja kattohintansa huolellisesti niin, että toimeksianto toteutetaan hyväksytyn kattohinnan puitteissa. Kattohinta toimii toimeksiannon enimmäishintana, jota ei ilman hankintayksikön etukäteen antamaa kirjallista hyväksyntää tule ylittää. Kattohinta muodostuu tarjoajan laatimasta työmääräarviosta sekä puitejärjestelyssä tarjotuista asiantuntijaluokkakohtaisista tuntihinnoista (SKOL 01-02, SKOL 03-04 ja SKOL 05-06). Tarjoajan tulee myös esittää työmääräarvionsa asiantuntijaluokittain eriteltynä. Työmääräarvion tulee perustua toimeksiannon sisältöön, laajuuteen ja vaativuuteen. Tarjoajan tulee lisäksi esittää kattohinnan jakautumista eri lupatyyppien kesken. Erittely on informatiivista tietoa eikä sitä käytetä tarjousten vertailussa. Lupatyyppikohtainen erittely ei muodosta erillisiä sitovia yksikköhintoja eikä muuta toimeksiannon tarjottua kattohintaa. Toimeksianto annetaan tarjoajalle, jonka tarjous on tarjouspyynnössä ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti kokonaistaloudellisesti edullisin. Mikäli vertailuperusteena on yksinomaan hinta, annetaan toimeksianto tarjoajalle, jonka tarjoama kattohinta on vertailun alhaisin. Työ laskutetaan toteutuneiden työtuntien perusteella käyttäen jo puitejärjestelyssä sovittuja asiantuntijaluokkakohtaisia tuntihintoja (SKOL 01-02, SKOL 03-04 ja SKOL 05-06). Toimeksiannon kokonaislaskutus ei kuitenkaan saa ylittää minikilpailutuksessa hyväksyttyä kattohintaa ilman hankintayksikön etukäteen antamaa kirjallista hyväksyntää. Palveluntuottaja vastaa toimeksiantokohtaisen kattohinnan kertymisen seurannasta. Jokaisen laskun yhteydessä palveluntuottajan tulee esittää tieto toimeksiannon kokonaiskustannuksen kertymisestä sekä kattohinnan vielä jäljellä olevasta, käyttämättömästä osuudesta. Mikäli kattohinnan arvioidaan olevan ylittymässä, tulee palveluntuottajan ilmoittaa asiasta hankintayksikölle viipymättä ennen kattohinnan täyttymistä. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajalta selvitystä kattohinnan perusteista sekä tarkentavia tietoja työryhmän kokoonpanosta, tehtävien jakautumisesta ja työmääräarvion muodostumisesta. Työmääräarvion tulee olla toimeksiannon toteuttamiseen nähden realistinen. Mikäli työmääräarvio tai kattohinnan perusteena esitetyt resurssit ovat hankintayksikön arvion mukaan ilmeisen alimitoitettuja tai muutoin epärealistisia toimeksiannon asianmukaiseksi toteuttamiseksi, voi hankintayksikkö hylätä tarjouksen. MUUT ASIANTUNTIJAPALVELUT JA SELVITYSTEHTÄVÄT: Hankintayksikkö voi erityisissä tilanteissa tilata palveluntuottajalta varsinaista hakemusvalmistelua tukevia asiantuntijapalveluita ja selvitystehtäviä. Tehtävät voivat sisältää esimerkiksi asiakasneuvontaa, alustavia arvioita, kiinteistön kaavallisen tilanteen selvittämistä, emätilaselvitysten laatimista sekä luonto-, kulttuuriympäristö- ja muiden maankäytöllisten reunaehtojen tarkastelua hankkeen toteuttamiskelpoisuuden näkökulmasta. Asiantuntijapalvelut ja selvitystehtävät liittyvät hankinnan kohteena olevaan haja-asutusalueiden lupapäätösten valmisteluun. Tehtäviin voi sisältyä muun muassa selvitysten, lausuntojen, muistioiden ja muiden asiakirjojen valmistelua viranomaisille tai muille tahoille. Tässä kohdassa tarkoitetut toimeksiannot annetaan etusijajärjestyksen mukaisesti. Työ laskutetaan toteutuneen työmäärän perusteella puitejärjestelyssä tarjotuilla ja sopimukseen sisältyvillä asiantuntijaluokkakohtaisilla tuntihinnoilla. SUUNNITTELUTYÖRYHMÄSTÄ: Puitejärjestelyyn ilmoitettuja avainhenkilöitä eli vastuuhenkilöä ja varavastuuhenkilöä ei tule sopimuskauden aikana vaihtaa ilman tilaajan lupaa. Palveluntuottajan tulee nimetä toimeksiantoa vastaanottaessaan tilaajan pyynnöstä toimeksiannon toteuttamiseen osallistuva suunnittelutyöryhmä kokonaisuudessaan riippumatta siitä, annetaanko toimeksianto etusijajärjestyksen perusteella vai minikilpailutuksen kautta. Työryhmän kokoonpanoa ei tule toimeksiannon aikana muuttaa ilman tilaajan etukäteen antamaa kirjallista hyväksyntää. Henkilövaihdoksen yhteydessä palveluntuottajan esittää vaihdokselle perustellun syyn sekä osoittaa, että korvaavan henkilön kokemus, koulutus ja osaaminen ovat vähintään vaihdettavan henkilön tasoiset. Tilaajalla on oikeus hyväksyä tai perustellusta syystä hylätä esitetty työryhmä tai henkilövaihdos. HANKITTAVASTA PALVELUSTA: Palvelun tulee olla asiantuntevaa ja tehokasta, jotta hakemukset saadaan käsiteltyä kohtuullisessa ajassa. Yhteistyön ja vuorovaikutuksen Sipoon kunnan edustajien kanssa on oltava sujuvaa. Tarvittaessa tilaaja voi järjestää Teams-kokouksia valmistelutyöhön, työn sisältöön tai aikatauluihin liittyvien kysymysten käsittelemiseksi. Valmistelun pääasiallisena tehtävänä on saapuneisiin lupahakemuksiin liittyvien päätösehdotusten laatiminen. Valmistelutyön yhteydessä tarkistetaan hakemusten käsittelyyn liittyvät tarpeelliset tiedot ja selvitykset, kuten lausuntotarpeet ja naapurien kuulemiset. Myönteisten lupapäätösten osalta valmistelun yhteydessä määritetään päätöksiin tarvittavat lupaehdot. Mahdollisten kielteisten päätösesitysten yhteydessä valmistellaan vastaukset hakijoiden antamiin vastineisiin. Päätösehdotusten laatimiseen sisältyy lisäksi taustatietojen selvittämistä eri tietolähteistä ja emätilaselvitysten laatimista. Uusien rakennuspaikkojen muodostamisen yhteydessä palveluntoimittaja tekee tarvittaessa emätilaselvityksen ja selvittää, onko kaavan mitoituksen mukaisia rakennuspaikkoja vielä jäljellä. Emätilaselvitys tulee kirjata päätökseen sekä toimittaa tämä vielä erillisenä tiedostona karttakuvineen. Palveluun voi sisältyä myös asiakasneuvonnan tukemista ennakkoneuvonnan ja alustavien arvioiden muodossa. Lisäksi hankintaan voi sisältyä myös puitejärjestelyn piiriin kuuluvien asioiden valmistelua ja lausuntojen laatimista muille viranomaisille ja toimielimille. LUPATYYPEISTÄ: 1. Rakentamisluvan yhteydessä laadittava sijoittamisen arviointi. Alueidenkäyttölain 16 §:n mukaisella suunnittelutarvealueella voidaan käsitellä sijoittamisen edellytyksien arviointi rakentamisluvan yhteydessä. Haja-asutusalueen luvat- yksikkö arvioi sijoittamisen edellytykset ja arvio annetaan lausuntona rakentamislupahakemukselle. Lausunnossa arvioidaan rakentamisen edellytykset RakL 45 § ja 46 § mukaan. 2. Erillisellä sijoittamisluvalla laadittava sijoittamisen edellytyksien arviointi. Alueidenkäyttölain 16 §:n mukaisella suunnittelutarvealueella voidaan käsitellä hakijan halutessa erillinen sijoittamislupa, jossa arvioidaan rakentamisen edellytykset RakL 45 § ja 46 § mukaan. 3. Poikkeamislupa voi olla tarpeellinen rakennushankkeen poiketessa esim. yleis- ja osayleiskaavan tai rakennusjärjestyksen määräyksistä. Poikkeamislupa arvioidaan RakL 57 § mukaan.