Tietopyyntö: IT-Palvelunhallintajärjestelmän, käyttöönoton ja ylläpidon hankinta

TÄMÄ EI OLE HANKINTAILMOITUS TAI TARJOUSPYYNTÖ VAAN TIETOPYYNTÖ MARKKINAKARTOITUSTA JA TEKNISTÄ VUOROPUHELUA VARTEN. Tämän tietopyynnön avulla kartoitetaan markkinoita ja saadaan hankintaa koskevaa tietoa. Hankintayksikkö ei aloita tietopyynnön julkaisulla tarjouskilpailua, vaan mahdollinen hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistaan myöhemmin. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista hankintaa. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys myöhempään mahdollisesti järjestettävään tarjouskilpailuun osallistumiselle. Toimittajille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta tai markkinavuoropuheluun osallistumisesta. HUS on julkaissut aiemmin samaa hankintakokonaisuutta koskevan tietopyynnön (Hilma-numero: 2024-013542, TED-numero: 527691-2024). HUS on kuitenkin päättänyt julkaista suunniteltua hankintaa koskien uuden tietopyynnön ja markkinavuoropuhelukutsun, sillä valmistelun edetessä hankittava kokonaisuus on muuttunut olennaisesti. Hankinnan kuvaus HUS uudistaa IT-palvelunhallintansa ja kutsuu järjestelmä- ja palvelutoimittajia markkinavuoropuheluun. Uudistuksen tavoitteena on helpottaa henkilöstön IT-asiointia sekä sujuvoittaa häiriöiden, palvelupyyntöjen ja muutosten käsittelyä HUSin ja sen palveluntuottajien välillä. HUS etsii toimittajilta innovatiivisia ja kustannustehokkaita ideoita siihen, miten kuvatut tarpeet voidaan toteuttaa valmisohjelmistojen toiminnoilla, konfiguroinnilla ja tarvittavilla integraatioilla. Kokonaisuus tarjoaa mahdollisuuden toteuttaa laaja IT-palvelunhallinnan uudistus sekä osallistua järjestelmän ylläpitoon ja jatkokehittämiseen. Ensimmäinen käyttöönotto luo pohjan myöhemmille laajennuksille muihin HUSin sisäisiin palveluihin ja ulkoisten organisaatioasiakkaiden asiointiin. Hankinnan suunniteltua sisältöä on kuvattu tarkemmin tämän ilmoituksen kohdassa "Hankintaa tai osaa koskevat lisätiedot". Ilmoittautuminen HUS pyytää tästä hankinnasta ja siihen liittyvästä markkinavuoropuhelusta kiinnostuneita toimittajia ilmoittamaan kiinnostuksensa hankintayksikölle sähköpostitse viimeistään 22.10.2026 klo 12:00 mennessä osoitteeseen kilpailutus.ict@hus.fi. Viestin aiheeksi maininta "HUS 811-2023 IT-Palvelunhallintajärjestelmä". Ilmoittautumisen yhteydessä pyydetään toimittamaan seuraavat tiedot: - Organisaation nimi. - Yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. - Lyhyt kuvaus tarjonnasta: järjestelmä, käyttöönotto- ja kehityspalvelut, ylläpito- ja tukipalvelut tai useampi näistä. Markkinavuoropuhelun eteneminen Markkinavuoropuhelu tarjoaa toimittajille mahdollisuuden tuoda uusia ideoita ja kustannustehokkaita toteutusvaihtoehtoja hankinnan valmisteluun. HUS toivoo perusteltuja ehdotuksia siitä, miten kuvatut tavoitteet voidaan toteuttaa ja millaisella työnjaolla kokonaisuus toimii parhaiten. Vuoropuhelu on alustavasti suunniteltu kahdelle kierrokselle. Ensimmäisellä kierroksella ilmoittautuneille toimitetaan alustava hankintamateriaali ja erilliset kysymykset toteutuksesta, vastuista ja kustannuksiin vaikuttavista tekijöistä. Toisella kierroksella toimittajat kommentoivat palautteen perusteella tarkennettua hankintamateriaalia ja alustavia tarjouspyyntöasiakirjoja. Tarvittaessa järjestetään toimittajakohtaisia tapaamisia. Aikataulut, vastausohjeet ja liikesalaisuuksien merkitsemisohjeet toimitetaan osallistujille erikseen. Ilmoittautumisen ja ensimmäisen kierroksen vastausten määräajat ovat erillisiä.

IT-palvelunhallinnan uudistuksen mittakaava HUSin vuoden 2025 hankintakuvauksessa esitetyt luvut havainnollistavat toimintaympäristön laajuutta: - Noin 28 000 työntekijää, joilla on pääsy itsepalveluportaaliin. Järjestelmän arvioitu käyttäjämäärä oli noin 700 ja hyväksyviä esihenkilöitä noin 2 500. - Noin 250 000 häiriötä tai palvelupyyntöä vuodessa. - Noin 150 000 laitetta laiterekisterissä ja 400 itsepalvelulomaketta. Luvut ovat vuoden 2025 taustatietoja. Ajantasaiset määrät ja ensimmäisen käyttöönoton laajuus tarkennetaan hankinnan valmistelussa. Ne eivät ole hankittavia lisenssi- tai toimitusmääriä. Hankinnan alustava sisältö Hankintaan kuuluvat palveluna käytettävä valmisjärjestelmä käyttöoikeuksineen, käyttöönottoprojekti sekä ylläpito-, tuki- ja kehityspalvelut. Käyttöönotto kattaa konfiguroinnin, integraatiot, tietojen siirron, testauksen, koulutuksen ja tuotantoon siirtymisen tukineen. Ensimmäisessä vaiheessa nykyinen IT-palvelunhallintajärjestelmä korvataan uudella ratkaisulla. Alustava laajuus kattaa häiriön ja vakavan häiriön hallinnan, palvelupyynnöt, muutoksenhallinnan, ongelmanhallinnan, tietämyksenhallinnan, palvelukatalogin, CMDB:n, itsepalvelun, palvelutasot, raportoinnin ja välttämättömät integraatiot. Ensimmäisen käyttöönoton tarkka sisältö ja vaiheistus täsmennetään hankinnan valmistelussa. Myöhempien laajennusten käyttöönotto ei kuulu ensimmäiseen vaiheeseen. Tavoitteena on vähentää käsityötä järjestelmän vakiotoiminnoilla. Järjestelmän tulee täyttää HUSin tietoturva-, tietosuoja- ja jatkuvuusvaatimukset. Kokonaisuudet on tarkoitus kilpailuttaa samalla kertaa erikseen kuvattuina. Sopimusrakenne täsmennetään vuoropuhelun jälkeen. Ensimmäisen käyttöönoton alustava arvio on 6–9 kuukautta sopimuksen tekemisestä ja käyttöönoton edellytysten täyttymisestä. Arvio ei ole sitova toimitusaika. Helppo asiointi loppukäyttäjälle Uudistuksen onnistuminen näkyy henkilöstölle arjen helppoutena. Käyttäjä löytää tarvitsemansa palvelun tai ohjeen, tekee pyynnön vaivattomasti ja näkee, miten asia etenee. Hänen ei tarvitse tuntea HUSin organisaatiota, valita oikeaa toimittajaa tai selvittää, kuka asiaa käsittelee. Selkeät lomakkeet, helposti löytyvät ohjeet ja ajantasainen viestintä vähentävät turhia yhteydenottoja ja nopeuttavat asiointia. Itsepalvelua kehitetään niin, että käyttäjä saa apua mahdollisimman vähillä vaiheilla ja voi seurata myös useasta palvelusta muodostuvan tilauksen etenemistä. Tekoälystä hyötyä hallituilla kustannuksilla HUS haluaa hyödyntää tekoälyä soveltuvissa kohteissa, joissa se helpottaa käyttäjän tai asiantuntijan työtä ja on kustannustehokasta. Mahdollisia käyttökohteita ovat ohjeiden ja ratkaisutiedon löytäminen, käsittelijän avustaminen sekä häiriöiden ja palvelupyyntöjen luokittelun ja ohjauksen tukeminen. Toimittajilta toivotaan konkreettisia ehdotuksia käyttökohteista, saavutettavista hyödyistä ja kustannusten määräytymisestä. Käyttöä laajennetaan tarpeen ja todettujen hyötyjen perusteella. Lisensointi- ja käyttökustannusten pitää olla ennakoitavia myös käytön kasvaessa. Tekoälyn tulee noudattaa HUSin tietoturva-, tietosuoja- ja käyttöoikeusvaatimuksia. HUSin ja palveluntuottajien yhteinen työskentely Järjestelmän tulee tukea HUSin asiantuntijoiden ja HUSin valtuuttamien palveluntuottajien yhteistä tikettien käsittelyä ja niihin liittyvien tehtävien toteuttamista. Palveluntuottajat voivat työskennellä HUSin ITSM-järjestelmässä myönnetyillä käyttöoikeuksilla tai omissa järjestelmissään tarvittavien integraatioiden kautta. Tiketin käsittelyvastuu, tehtävien eteneminen ja ratkaisutiedot ovat seurattavissa HUSin ITSM-järjestelmässä myös silloin, kun työhön osallistuu useita palveluntuottajia. Tavoitteena on sujuva yhteistyö, tiedon siirtyminen ilman päällekkäistä kirjaamista sekä näkyvyys koko käsittelyketjuun ja palvelutasojen toteutumiseen. Palvelutieto ja toiminnan seuranta Palvelukatalogi ja CMDB muodostavat perustan palvelujen johtamiselle ja vaikutusten arvioinnille. Niiden avulla tunnistetaan, mihin palveluihin häiriö tai suunniteltu muutos vaikuttaa. Ensimmäisen vaiheen tietosisältö, tietolähteet ja ylläpitovastuut rajataan käytännön tarpeiden perusteella. Palvelutasojen ja raportoinnin avulla seurataan käsittelyaikoja, palvelujen toteutumista sekä HUSin ja sen valtuuttamien palveluntuottajien yhteisen työn sujumista. Valmisjärjestelmä HUSin ohjauksessa Ratkaisu perustuu tuotantokäytössä olevaan valmisjärjestelmään, jota käytetään palveluna. Toimittajilta haetaan ehdotuksia siitä, miten valmisohjelmiston kyvykkyydet palvelevat HUSin tarpeita mahdollisimman kustannustehokkaasti. Prosessit, lomakkeet, käyttöoikeudet ja työnkulut sovitetaan HUSin tarpeisiin ensisijaisesti järjestelmän asetuksilla ja vakiotoiminnoilla. Ratkaisun pitää olla helposti ylläpidettävä, päivitettävä ja laajennettava myös tarpeiden muuttuessa. Palvelujen johtaminen ja kokonaisvastuu säilyvät HUSilla. HUS ohjaa toimintamallia ja kehittämistä sekä hallitsee omia tietojaan ja käyttöoikeuksiaan. HUSilla tulee olla käytettävissään järjestelmän hallintaan tarvittavat tiedot, osaaminen ja ajantasainen dokumentaatio. Toteutuksen tulee mahdollistaa ylläpito- tai kehityskumppanin vaihtaminen ilman järjestelmän vaihtamista sekä HUSin oman osaamisen hyödyntäminen.