Tietopyyntö Maahanmuuttoviraston vastaanottokeskuksen tiloista

Suoritamme tämän tietopyynnön osana asiakkaan toimeksiannosta markkinakartoitusta, jolla selvitämme Maahanmuuttoviraston Helsingin vastaanottokeskuksen ja yksityismajoittujien palvelupisteen toimitilojen saatavuuden markkinatilannetta. Haemme ensisijaisesti yhteisiä tiloja molemmille toiminnoille. HUOMAUTUS: TÄMÄ EI OLE TARJOUSPYYNTÖ. Tiloilta edellytetään muun muassa seuraavia ominaisuuksia: • Tilojen tulee sijaita Helsingin seudulla • Tilojen tulee sijaita sujuvien kulkuyhteyksien varrella. o kts tarkemmin alla ”tilojen sijaintikriteerit”. • Tarjottavien tilojen sisäilmasto tulee olla terveellinen ja tiloihin tulee tehdä Senaatin mallin mukainen sisäilmakatsastus. Asiakkaamme toiminta edellyttää turvallisia ja terveellisiä tiloja. • Tilojen tarkemmassa suunnittelussa sovelletaan Maahanmuuttoviraston vastaanottokeskuksien laitosmallin-, työympäristö- ja toimitilakonseptia Tilat suunnitellaan tämän markkinakartoituksen, liitteenä olevan tilaohjelman (Liite 2) mukaisesti sekä soveltaen Maahanmuuttoviraston vastaanottokeskuksien laitosmallin-, työympäristö- ja toimitilakonseptia. Tilaohjelman mukainen laajuus on arviolta noin 5700 m2, tilaohjelmassa ilmoitetut pinta-alat ovat suuntaa antavia. Tilat koostuvat seuraavista kokonaisuuksista • Vastaanottokeskus noin 300 majoittujalle. • Yksityismajoittujien palvelupiste vähintään 30 kpl vastaanottohuoneita, joissa toteutetaan sosiaali- ja terveys- ja neuvontapalveluja Tilojen sijaintikriteerit ovat: • Alueena etäisimpien kuntien osalta supistettu Helsingin seutu eli pääkaupunkiseudun kunnat Helsinki, Espoo, Vantaa ja Kauniainen + pk-seutua reunustavat kehyskunnat (Kirkkonummi, Vihti, Nurmijärvi, Tuusula, Kerava, Sipoo) sekä • Saavutettavuus julkisin yhteyksin noin tunnissa Helsingin rautatieasemalta ja niin, että lähin julkisen liikenteen pysäkki on kohtuullisen kävelymatkan päässä. Selvyyden vuoksi todetaan, että em. sijaintikriteerien tavoitteena on mahdollistaa kohteen asiakkaille, muiden kohteessa asioiville ja työntekijöille kohteen päivittäinen saavutettavuus. Kohteen päätoiminnot ovat jatkuvasti toiminnassa (”24/7/365”). Tilat tulisi ensisijaisesti sijoittua yhteen kohteeseen. Vaihtoehtoisesti tiloja voidaan jakaa eri suuruisiin kokonaisuuksiin, jolloin tilat voivat sijoittua kahteen kohteeseen. Em. tilojen sijoittuminen lähelle toisiaan katsotaan eduksi. Sellaista vaihtoehtoa, jossa vastaanottokeskuksen sijoittuessa etäämmälle ja yksityismajoittujien palvelupiste olisi sijoitettu erilleen ja keskeisemmälle paikalle, voidaan myös tutkia. Majoitusaluetta on laskennallisesti noin 3000–4000 v-m2. Majoitushuoneissa voi olla wc-tilat, mutta myös käytäville keskitetyt wc-tilat ovat mahdollisia. Asiakaspalveluhuoneiden tarve on vähintään 30 kpl noin 14 v-m2 kokoista tilaa, jotka ovat sellaiset, että ne mahdollistavat tarvittaessa myös luottamuksellisten ja arkaluontoisten asioiden hoitamisen. Osassa huoneista tulisi olla vesipiste. Toimisto- ja taustilat koostuvat yhteisistä toimistotyöskentelytiloista usealle työntekijälle, yksittäisistä työhuoneista sekä neuvottelu, tauko ja sosiaalitiloista. Toimisto- ja palveluhuoneiden tilatarpeiden määrittelyssä tilaohjelman laskennassa käytetty henkilöstön määrä on yhteensä 63 hlöä. Tilaohjelmassa on 50 työpistettä + pistäytymistilat 3 kpl sekä vartijan työpiste ja päivystystoimisto. Tässä tietopyynnössä on yleistasoisesti kuvattu, millaisia ominaisuuksia asiakkaamme tiloilta edellytetään. Mikäli teillä on asiakkaamme tarpeisiin mahdollisesti sopiva kohde tai sopivia kohteita, toivomme teidän vastaavan tähän tietopyyntöön ohjeistuksen mukaisesti. Korostamme, että kyse on vasta markkinoiden kartoittamisesta eikä tavoitteena ole saada virallisia ja/tai osapuolia sitovia tarjouksia tiloista. Alustavat edellytykset vuokrauksen ja sen ehtojen osalta: • Tilojen tulee olla asiakkaamme käytettävissä arviolta viimeistään lokakuussa 2025 alkaen. Toimitilojen vuokralaisena toimii Senaatti-kiinteistöt, joka vuokraa tilat ja edelleenvuokraa ne asiakkailleen eli tilojen käyttäjinä oleville valtion virastoille ja laitoksille. Noin 1–1½ vuoden viivästyksellä käyttöön saatavia olevia kohteita voi myös ilmoittaa, mutta niiden toteutukseen liittyy rajoittavia tekijöitä. • Vuokrasopimus laaditaan ensisijaisesti toistaiseksi voimassa olevana 12 kk irtisanomisajalla ja toissijaisesti määräaikaisena vuokrasopimuksena, jonka kesto neuvotellaan erikseen. • Vuokrasopimuksen pohjana on kiinteä kokonaisvuokramalli ja vuokran on katettava pääomakulujen lisäksi kaikki kiinteistön ylläpitoon, kiinteistönhoitoon ja -huoltoon sekä kunnossapitoon liittyvät kustannukset. • Vuokrauksessa noudatetaan Senaatti-kiinteistöjen vuokrauksen ehtoja (liite 4) sekä valtion ulkopuolisen vuokranantajan turvallisuusvaatimuksia (liite 5). Vuokrauksessa tulee erikseen tarkennettavia turvallisuusvaatimuksia, joita vuokranantajan tulee sitoutua noudattamaan. Lisäksi vuokrauksessa tulee noudattaa valtion toimitilastrategian mukaisia YKV-tavoitteita (Liite 6.) Tarvittaessa sovitaan henkilötietojen käsittelystä. Tietopyyntöön vastaaminen ja aikataulu: Vastaukseen tulee liittää • ”Tiedot kohteesta” -lomake (liite 1). • Kohteen pohjapiirrokset, joihin on merkitty vuokrattava alue (ei tarvitse olla vielä tilasovitusta) • Kuvaus siitä, miten tilojen ominaisuudet vastaisivat tässä tietopyynnössä esitettyihin asiakkaamme tarpeisiin. Vastauksessa tulee myös ottaa kantaa vuokrauksen ja sen ehtojen alustaviin edellytyksiin • Neuvotteluvaltaisen yhteyshenkilön yhteystiedot • Senaatin ja käyttäjän edustajille sovittaessa mahdollisuus tutustua kohteeseen paikan päällä.

Senaatti-kiinteistöissä asiaa hoitaa: Projektipäällikkö Riikka Itäranta riikka.itaranta@senaatti.fi / p. 040 5588 908 Markkinakartoitus ja siihen kuuluvat toimenpiteet, tämä tietopyyntö mukaan lukien, eivät sido Senaatti-kiinteistöjä jatkoneuvotteluihin, tilojen vuokraamiseen, tietopyyntöön vastaamisesta vastauksen antajalle tai tämän käyttämälle kolmannelle osapuolelle aiheutuneiden kustannusten korvaamiseen tai mihinkään muuhun vastaavaan toimeen. Senaatti-kiinteistöt varaa oikeuden muuttaa tai tarkentaa markkinakartoituksessa, mukaan lukien tässä tietopyynnössä, esitettyjä tietoja. Vastaukset liitteineen käsitellään indikatiivisina ja ne tulee toimittaa keskiviikkona 13.3.2024 klo 14.00 mennessä sähköpostilla (otsikkona ”Tietopyyntö Maahanmuuttoviraston Helsingin vastaanottokeskuksen toimitiloista ”) osoitteeseen: riikka.itaranta@senaatti.fi