Kuntatietojärjestelmä SaaS ratkaisuksi - Kauniainen

Kauniaisten kaupungin paikkatiedot ja kuntarekisterit ovat tällä hetkellä kaupungin omilla palvelimilla ulkoisen palveluntuottajan –ohjelmistojen kautta käytettävissä. Palvelimet eivät kaikilta osin enää täytä nykypäivän vaatimuksia teknisten ominaisuuksiensa osalta. Kauniaisten kaupunki on suorittanut markkinatutkimusta saatavilla olevista ratkaisuista tilanteeseen. Nykyinen toimittaja tarjoaa SaaS –ratkaisua, joka korottaa kaupungin vuosikustannuksia noin 40 000 eurolla nykyiseen kuntatietojärjestelmäkokonaisuuteen verrattuna. Vuosimaksun lisäksi ratkaisuun kuuluu noin 25 000€ käyttöönottomaksu, joka sisältää olemassa olevan ohjelmiston versiopäivityksen muutostöineen sekä tietokantojen ja muiden aineistojen siirron SaaS-ympäristöön. Kaupungille koituva kokonaiskustannus vuositasolla on kuitenkin tätä pienempi, sillä omasta it-infrasta ja sen ylläpitämisestä luopuminen keventää tietohallinnon kuluja selvästi. SaaS -palvelun kaikki taustalla oleva infrastruktuuri, väli- ja sovellusohjelmistot ja tietoaineistot säilytetään Suomessa sijaitsevassa datakeskuksessa, mikä tietohallinnon näkökulmasta laskee SaaS-ratkaisun tietosuojariskiä. Lisäksi SaaS-ratkaisu mahdollistaa palveluiden lähes ympärivuorokautisen saatavuuden sekä mahdollistaa tietohallinnon resurssien vapauttamisen muihin kaupungin toiminnan kannalta merkittävien toimintojen tukemiseen. Kauniainen on syksyn 2023 aikana neuvotellut myös toisen palveluntarjoajan kanssa. Heiltä saatujen hintatietojen perusteella kilpailevan järjestelmän käyttöönotto ja vuosikustannukset ovat vastaavassa laajuudessa merkittävästi suuremmat. Järjestelmätoimittajan vaihtoon sisältyy myös huomattavasti korkeammat migraatio- ja käyttöönottoriskit kuin nykyisen toimittajan kohdalla, mitkä ovat kaupungin kannalta kriittisen järjestelmän toiminnan osalta otettava huomioon hankinnassa. Jos hankintapäätös ja suorahankintailmoitus saavat lainvoiman ja sopimuksen yksityiskohdista päästään yhteisymmärrykseen, laaditaan hankinnasta sopimus nykyisen järjestelmätoimittajan ja Kauniaisten kaupungin välille.

Kuntatietojärjestelmä on kaupungin toimintojen kannalta erittäin tärkeä. Kauniaisten kaupungilla on välttämätön tarve siirtää kuntatietojärjestelmänsä omasta palvelinympäristöstään ratkaisuun, jossa ohjelmistot, tietokannat, aineistot, palvelimet, tietoturva- ja tietosuojaratkaisut ovat toimittajan ympäristössä ja vastuulla. Kauniaisten kaupunki on suorittanut markkinatutkimusta saatavilla olevista ratkaisuista tilanteeseen. Tehdyn selvityksen perusteella turvallisinta ja nopeinta on tehdä siirtymä saman järjestelmätoimittajan kanssa, jonka kanssa nytkin toimitaan. Tällä mahdollistetaan muutoksen sujuvuus ja minimoidaan kaupungille aiheutuvat riskit, jotka järjestelmäuudistuksessa voisivat johtaa kuntatietojärjestelmään nojaavien toimintojen katkeamiseen.