OSALLISTUMISPYYNTÖ: Laboratoriotutkimusten kokonaistuotantoratkaisun hankinta

HANKINNAN TAUSTA JA TARKOITUS Varsinais-Suomen hyvinvointialue (jäljempänä "VARHA") järjestää tarjouskilpailun laboratoriotutkimusten kokonaistuotantoratkaisun hankinnasta ja pyytää tällä osallistumispyynnöllä hankinnasta kiinnostuneita toimijoita osallistumaan tarjouskilpailuun, joka toteutetaan neuvottelumenettelynä siten kuin jäljempänä on tarkemmin kuvattu. HANKINNAN KOHDE Hankinnassa on tarkoitus uusia Tyks Kantasairaalan Päivystys- ja automaatiolaboratorion automaatiojärjestelmä (sisältäen kaksisuuntaisen automaatiolinjaston sekä pre- ja postanalyyttiset vaiheet), johon on liitetty kemian ja immunokemian analytiikka. Lisäksi hankinnassa uusitaan HbA1c-analytiikka, Tyks Salon sairaalan laboratorion kemian ja immunokemian analytiikka, Tyks Loimaan ja Vakka-Suomen sairaaloiden kemian analytiikka. Hankintaan sisältyy lisäksi pakollisena optiona liitteessä "Vaatimukset tutkimusvalikoimasta ja menetelmäspesifikaatioista" listatut infektioserologian tutkimukset analysoituna Päivystys- ja automaatiolaboratorion automaatiojärjestelmällä. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin osallistumispyynnön liitteissä ja sitä tullaan täsmentämään sekä täydentämään lopullisessa tarjouspyynnössä. Hankinnan kohdetta, vähimmäisvaatimuksia ja alustavia vaatimuksia sekä alustavia sopimusehtoja on kuvattu osallistumispyynnön liitteinä olevissa seuraavissa asiakirjoissa: Liite 1: Hankinnan kohteen kuvaus Liite 2: Kuvaus verifiointi- ja validointimenettelyistä Liite 3: Koulutettavien määrät Liite 4: Vaatimukset koulutuksesta Liite 5: Vaatimukset käyttöönotosta Liite 6: Vaatimukset laiteasennuksille ja tilankäytölle Liite 7: Vaatimukset laitehuollosta ja tuesta Liite 8: Vaatimukset laitteiston teknisistä ja toiminnallisista ominaisuuksista Liite 9: Vaatimukset materiaalipalveluista Liite 10: Vaatimukset ohjelmistolle, liitännälle ja IT-tuelle Liite 11: Vaatimukset tutkimusvalikoimasta ja menetelmäkohtaisista spesifikaatioista Liite 12: Vertailuhinta- ja laatupisteytysliite Liite 13: CV-Lomake Liite 14: Näytevirrat yhteenveto Liite 15: Varhan yleiset tietosuoja- ja tietoturvaehdot Liite 16: Sopimusluonnos Liite 17: Jyse-ehdot tavarat 2025 Liite 18: Jyse-ehdot palvelut 2025 Osallistumispyynnön liitteisiin sisältyy myös seuraava tarjouskilpailuun liittyvä asiakirja, jolla pyydettyjä tietoja tarvitaan arvioitaessa osallistumishakemuksen jättäneitä: Liite 19: Referenssilomake (palautetaan osallistumishakemuksen liitteenä) HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2016 (jäljempänä "hankintalaki") 34 §:n mukaista neuvottelumenettelyä siten kuin osallistumispyynnön kohdassa "Hankintaa tai sen osaa koskevat lisätiedot" on tarkemmin kuvattu. Selvyyden vuoksi todetaan, että neuvottelumenettelyn tarkoituksena on neuvotella hankinta-asiakirjoissa asetetuista vaatimuksista, ehdoista ja määrittelyistä. Neuvotteluiden perusteella hankinta ei kuitenkaan voi muodostua olennaisesti muuksi kuin tässä osallistumispyynnössä ja sen liitteissä on esitetty. Neuvotteluissa voidaan neuvotella esimerkiksi hankintaa koskevista sopimusehdoista sekä hankinnan kohteen vaatimuksista. Selvyyden vuoksi todetaan, että vähimmäisvaatimuksia voidaan neuvotteluiden myötä lisätä, mutta ei poistaa. Hankintamenettelyyn osallistumisesta tai tarjouksen laadinnasta ei makseta ehdokkaille korvausta. EHDOKKAIDEN VALINTA NEUVOTTELUMENETTELYYN Neuvottelumenettelyyn valitaan enintään 3 ehdokasta. Mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin 3, valitsee hankintayksikkö ehdokkaan neuvottelumenettelyyn osallistumispyynnön liitteenä olevassa referenssilomakkeessa mainituin arviointiperustein. HANKINNAN JAKAMINEN OSIIN Hankintayksikkö on arvioinut, ettei tässä hankinnassa ole mahdollisuutta toteuttaa hankintaa erillisinä osina (ts. jakaa osiin), koska hankinnan kohde muodostaa teknisesti, toiminnallisesti ja laadullisesti yhteen liittyvän palvelukokonaisuuden, jonka jakaminen usealle toisistaan riippumattomalle palveluntuottajalle aiheuttaisi merkittäviä toiminnallisia ja sopimuksellisia riskejä sekä olennaisesti lisäisi hankintakokonaisuuden hallinnan ja koordinoinnin tarvetta.

NEUVOTTELUMENETTELYN KULKU Hankinnassa käytetään hankintamenettelynä hankintalain 34 §:n mukaista neuvottelumenettelyä. Neuvottelumenettely on hankintalain mukaisesti sallittu, kun hankinnan luonne tai olosuhteet täyttävät lain 34 §:ssä säädetyt edellytykset. Tässä hankinnassa täyttyvät seuraavat käyttöedellytykset: - Hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää olemassa olevia ratkaisuja mukauttamatta, tai hankinnan tekniset vaatimukset eivät ole riittävän tarkasti määriteltävissä ilman vuoropuhelua toimittajien kanssa. - Hankintaan liittyy sellaisia teknisiä tai oikeudellisia riskejä ja yhteentoimivuusvaatimuksia, joiden hallinta edellyttää ratkaisuvaihtoehtojen arviointia ja täsmentämistä neuvotteluissa. Hankinnan tavoitteena on löytää sellainen ratkaisu, jonka mukainen toteutus täyttää neuvottelujen aikana täsmentyvät tavoitteet sekä korvaa hankintayksikön nykyisen ratkaisun. Neuvottelumenettelyn vaiheet ovat pääpiirteissään seuraavat: A. Osallistumisvaihe 1. Hankintayksikkö pyytää tällä osallistumispyynnöllä hankinnasta kiinnostuneita toimijoita jättämään osallistumishakemuksen hankintamenettelyyn 2. Hankinnasta kiinnostuneet ehdokkaat jättävät Hankintayksikölle osallistumishakemuksen 3. Hankintayksikkö valitsee osallistumishakemuksen jättäneistä ehdokkaista 3 ehdokasta neuvottelumenettelyyn jäljempänä esitettyjen arviointiperusteiden mukaisesti. Mikäli soveltuvia ehdokkaita on vähemmän kuin kolme, hankintayksikkö valitsee kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät ehdokkaat. B. Neuvotteluvaihe 4. Hankintayksikkö lähettää alustavan tarjouspyynnön sekä neuvottelukutsun neuvottelumenettelyyn valituille tarjoajille 5. Neuvottelumenettelyyn valitut tarjoajat lähettävät alustavan tarjouksen alustavassa tarjouspyynnössä kuvatun mukaisesti 6. Hankintayksikkö pitää valittujen tarjoajien kanssa neuvottelut (1 - 4 neuvottelukierrosta). Selvyyden vuoksi todetaan, että Hankintayksikkö varaa oikeuden tarjouspyyntöä koskeviin ja muihin tarjousmenettelyn muutoksiin edellä kuvatun hankintamenettelyn neuvotteluvaiheen osalta, kuitenkin siten, että hankintamenettely on hankintalain 3 §:n 1 momentissa tarkoitettujen periaatteiden mukainen sekä noudattaa neuvottelumenettelyn kulkua siten kuin hankintalain 35 §:ssä on määritelty. Neuvottelujen kuluessa valmistellaan lopullista tarjouspyyntöä ja sen liitteitä. C. Lopullinen tarjousvaihe 7. Hankintayksikkö pyytää neuvotteluiden jälkeen lopulliset tarjoukset lopullisen tarjouspyynnön perusteella. 8. Hankintayksikkö tekee hankintapäätöksen lopullisten tarjousten perusteella lopullisessa tarjouspyynnössä esitettyjen arviointi- ja vertailuperusteiden mukaisesti. Alustavat vertailuperusteet ja niiden painoarvojen vaihteluvälit on kuvattu tarkemmin osallistumispyynnön liitteessä 12. OSALLISTUMISHAKEMUSTEN KÄSITTELY Osallistumishakemusten käsittelyn vaiheet ovat pääpirteissään seuraavat: 1. Osallistumishakemusten avaaminen 2. Ehdokkaiden soveltuvuuden alustava tarkistaminen 3. Tarjoajien valinta neuvottelumenettelyyn (ks. jäljempänä) 4. Neuvottelumenettelyyn valituksi esitettyjen ehdokkaiden soveltuvuuteen liittyvien todistusten ja selvitysten sekä ehdokkaan (yritys) ja sen vastuuhenkilöiden rikosrekisteriotteiden tarkistaminen TOIMITETTAVAT SELVITYKSET Hankintayksikkö tulee pyytämään neuvottelumenettelyyn valituksi esitettäviä tarjoajia toimittamaan seuraavat selvitykset: 1. Rikosrekisteriotteet 2. Mikäli tarjoaja ei kuulu Vastuugroup.fi -palvelun Luotettava kumppani -palveluun, tai tiedot eivät käy sieltä ilmi, tulee erikseen toimittaa: - rekisteröitymistä koskevat selvitykset, - kaupparekisteriote, - todistus verojen ja sosiaaliturvamaksujen suorittamisesta, - todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta, - todistus tapaturmavakuutuksen ottamisesta, - selvitys sovellettavista työehtosopimuksista, - selvitys työterveyshuollon järjestämisestä - todistus vastuuvakuutuksen ottamisesta TARJOAJIEN VALINTA NEUVOTTELUMENETTELYYN Neuvottelumenettelyyn valitaan 3 soveltuvuusvaatimukset täyttävää ehdokasta. Mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin Hankintayksikkö valitsee neuvotteluvaiheeseen, valitsee Hankintayksikkö ehdokkaat neuvottelumenettelyyn osallistumispyynnön liitteenä olevassa referenssilomakkeessa mainituin arviointiperustein. Mikäli soveltuvia ehdokkaita on vähemmän kuin kolme, hankintayksikkö jatkaa menettelyä pyytämällä kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät ehdokkaat esittämään alustavan tarjouksen. NEUVOTTELUVAIHE Neuvotteluvaiheessa Hankintayksikkö käy toimittajakohtaiset neuvottelut valittujen ehdokkaiden kanssa. Neuvottelut keskittyvät pääasiassa asioihin, jotka ovat lopullisen tarjouksen antamisen kannalta keskeisiä, kuten: - hankinnan kohteen vaatimukset - lopullisen tarjouksen hinnoittelumekanismit - olennaiset sopimusehdot - käyttöönottoprojekti Kaikki neuvottelut käydään läsnäneuvotteluna, etäyhteydellä tai hybridineuvotteluna. Neuvotteluihin on alustavasti varattu aikaa noin 2-4 tuntia per tarjoaja / neuvottelukierros. LOPULLISTEN TARJOUSTEN KÄSITTELY Neuvotteluvaiheen jälkeen annetuiden lopullisten tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: - Tarjousten avaaminen - Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen - Tarjousten vertailu - Hankintapäätöksen tekeminen - Hankintasopimuksen tekeminen (valitus- ja odotusajan jälkeen) Tarjoukset avataan tarjousten jättöajan päättymisen jälkeen. Avaustilaisuus ei ole julkinen.