Sähköisen arkistointipalvelun (Flex/eArkisto) hankkiminen suorahankintana

Oikeusrekisterikeskus (tässä ilmoituksessa myös ”ORK” ja ”hankintayksikkö”) on hankkinut sähköisen arkistointipalvelun (Flex/eArkisto) valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorilta, jonka palveluntuottajana hankinnassa toimii Vivicta Oy. Valtori on ilmoittanut ORK:lle 12.6.2026 päättävänsä kyseisen palvelun tarjoamisen asiakkailleen. ORK on kilpailuttanut Oikeusministeriön hallinnonalan yhteisen säilytysratkaisun (ORK/264/2025, jäljempänä ”SARA”), jonka tarkoituksena on korvata myös hankintayksikön käytössä oleva sähköinen arkistointipalvelu. Uusi palvelu ei ole kuitenkaan automaattisesti käyttöönotettavissa, vaan se vaatii erillisen toimitus- ja käyttöönottoprojektin sekä aineistojen siirtämisen käytössä olevasta ratkaisusta uuteen. SARA-järjestelmän lopullinen soveltuvuus sähköisen arkistointipalvelun korvaamiseen varmistuu lisäksi vasta toimitusprojektin kuluessa, jolloin korvaava ratkaisu voidaan myös joutua vielä kilpailuttamaan markkinoilta. ORK arvioi korvaavan ratkaisun käyttöönoton olevan mahdollista aikaisintaan vuoden 2027 lopussa. Hankinnan kohteena on Flex/eArkisto-palvelun hankkiminen siirtymäajaksi, kunnes uusi korvaava ratkaisu on käyttöönotettu ja aineistot siirretty. Hankinta on väliaikaisratkaisu, jolla mahdollistetaan hallittu siirtymä kohti uutta palveluratkaisua. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on enintään 1 050 000 euroa (alv 0 %). Hankinnasta solmitaan vuoden määräaikainen sopimus, joka on voimassa 1.1.2027-31.12.2027. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintayksikkö ostaa palvelun Valtorilta nykyisen sopimuksen kautta palvelun tarjoamisen päättymiseen eli 31.12.2026 saakka. Hankintaan sisältyy lisäksi kaksi (2) optiota, jotka on kuvattu tarkemmin ilmoituksen osioissa "Kuvaus lisähankintamahdollisuuksista" ja "Sopimuksen optiokausien kuvaus". Hankintayksikkö toteaa, että siirtymäjärjestelyn kestoon vaikuttaa olennaisesti se, että korvaavassa ratkaisussa on kyse laajasta palvelukokonaisuudesta, jonka toimitus ja käyttöönotto sekä palvelun operatiivinen siirtymä on toteutettava hallitusti ja jonka kokonaisaikatauluun liittyy väistämättä epävarmuustekijöitä. Hankintaa ei kuitenkaan jatketa pidempään kuin on välttämätöntä. Suorahankinta on näin ollen rajattu välttämättömään siirtymäaikaan ja järjestetty siten, että uuteen palveluun voidaan siirtyä ilman palveluiden keskeytymistä, josta aiheutuisi vakavaa haittaa oikeushallinnon viranomaisen palvelutuotannolle.

Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä ”hankintalaki”). Hankintalain 40 §:n 2 momentin 4 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi. Hallituksen esityksen HE 108/2026 vp mukaisesti säännöksen vetoavan hankintayksikön on kyettävä näyttämään toteen poikkeamisperusteen soveltumisen edellytysten täyttyminen. Kiireen tulee ensinnäkin johtua hankintayksikön ulkopuolisista syistä. Perusteen on lisäksi oltava äkillinen ja sellainen, jota hankintayksikkö ei ole kohtuudella voinut ennakoida. Edellytyksenä suorahankinnan tekemiselle on lisäksi, että hankinnan tekeminen on ehdottoman välttämätöntä. Oikeusrekisterikeskus on hankkinut sähköisen arkistointipalvelun (Flex/eArkisto) valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorilta, jonka palveluntuottajana hankinnassa toimii Vivicta Oy. Hankintayksikkö on tullut tietoiseksi hankintatarpeesta vasta 12.6.2026 vastaanotettuaan Valtorin ilmoituksen sähköisen arkistointipalvelun tarjoamisen päättymisestä. ORK:n kilpailuttaman korvaavaksi ratkaisuksi suunnitellun SARA-järjestelmän toimitusprojekti on käynnissä, mutta sitä ei ehditä toteuttaa ennen nykyisen palvelun päättymistä 31.12.2026. Kiire ei näin ollen ole johtunut hankintayksiköstä. Aiemman ilmoituksen puuttumisesta johtuen hankintayksikkö ei ole osannut ennakoida palvelun olevan päättymässä eikä siten ole voinut reagoida asiaan sen edellyttämässä ajassa ja laajuudessa. Palvelun jatkuvan tarpeen täyttämiseksi nyt käsillä oleva hankinta on välttämätöntä toteuttaa suorahankintana siihen asti, kunnes uusi korvaava palvelu saadaan käyttöönotettua. Hankinnan toteuttaminen on ehdottoman välttämätöntä Oikeusrekisterikeskuksen lakisääteisen palveluntarjonnan varmistamiseksi oikeusministeriön hallinnonalalle, sillä toiminnan keskeytymisestä aiheutuisi vakavaa haittaa oikeusministeriön hallinnonalan viranomaisen toiminnalle (MAO:16/16). Sähköistä arkistointipalvelua käytetään sovellusten tuottaman sisällön jakamiseen ja arkistoimiseen sähköisessä muodossa. Arkistojärjestelmä lukee ohjelmallisesti arkistoitavan sisällön tarvittaessa sivun tarkkuudella ja indeksoi sen asiakkaan kanssa sovittujen hakuarvojen mukaisesti. Palvelun katkeaminen aiheuttaisi merkittäviä riskejä erityisesti tiedon saatavuuden, eheyden ja säilymisen sekä viranomaisen lakisääteisten velvoitteiden hoitamisen näkökulmasta, aiheuttaisi hallinnollisia ongelmia ja nostaisi kustannuksia. Palvelun katkeaminen voisi pahimmillaan lamauttaa oikeushallinnon viranomaisen toiminnan ja vaarantaa sen asiakkaiden oikeusturvan. Hankintalain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan myös, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on myös, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Hallituksen esityksessä HE 108/2016 vp on lisäksi asetettu hankintayksikön vastuulle osoittaa se, että muun toimittajan olisi teknisesti lähes mahdotonta saavuttaa vaadittu suoritustaso tai että on tarpeen käyttää erityistä tietotaitoa, välineitä tai keinoja, joita ainoastaan yhdellä toimittajalla on käytettävissään. Hankintaan liittyvän teknisen syyn vuoksi muun toimittajan olisi myös teknisesti mahdotonta saavuttaa vaadittu suoritustaso. Sähköisen arkistointipalvelun tuottaminen perustuu toimittajan hallinnoimaan alustaan ja tekniseen ympäristöön, johon muilla toimittajilla ei ole palvelun tuottamisen edellyttämää pääsyä eikä sitä voida myöskään mielekkäästi järjestää. Teknisen yksinoikeuden välttäminen olisi toteutettavissa järkevästi ainoastaan aiemmin kilpailutettua SARA-säilytysratkaisua vastaavilla toimenpiteillä. Kilpailutuksen toistamista ei kuitenkaan voida pitää mielekkäänä asian olosuhteet ja tehtävän hankinnan tarpeet huomioiden. Arkistointiratkaisuun sisältyvien asiakirjojen huomattavan suuri määrä huomioiden ratkaisuun liittyvää migraatiota ei käytännössä ole mahdollista toteuttaa luotettavasti hankinnan edellyttämässä aikataulussa, minkä lisäksi ratkaisun korvaaminen siirtymäajaksi muun toimittajan ratkaisulla aiheuttaisi hankintayksikölle ennakoimattomia ja merkittäviä lisäkustannuksia. Korvaavan sähköisen asiointipalvelun kilpailuttaminen markkinoilta ennen korvaavaksi järjestelmäksi suunnitellun SARA-säilytysratkaisun soveltuvuuden selviämistä puolestaan aiheuttaisi hankintayksikölle ylimääräisten kustannusten lisäksi myös päällekkäistä työtä. SARA-järjestelmän soveltuminen sähköisen arkistointipalvelun korvaamiseen varmistuu vasta toimitusprojektin edetessä, eikä hankintayksikön ole mahdollista yksipuolisesti kiristää toimitusprojektille kilpailutuksen yhteydessä hankinnan vaativuus huomioiden asetettua aikataulua. Näin ollen järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole, eikä hankinnan ehtoja ole tässä yhteydessä kavennettu keinotekoisesti. Suorahankinnalla mahdollistetaan palvelun keskeytymätön toimittaminen siihen asti, kunnes korvaava ratkaisu on käyttöönotettu ja aineistojen siirrot suoritettu. Kyseessä on laaja, keskeinen ja välttämätön palvelukokonaisuus, jota ei ole mahdollista korvata ilman merkittävää valmistelua ja hallittua siirtymää. Siirtymävaiheen alussa palvelujen jatkuvuuden turvaaminen edellyttää, että käytössä oleva palvelukokonaisuus säilyy hallitusti nykyisellä toimittajalla.