Äänekosken kaupungin sähköinen huoltokirjajärjestelmä

Äänekosken kaupunki pyytää tarjousta kiinteistön sähköisen huoltokirjan palveluista Äänekosken kaupungin kiinteistömassan hallitsemiseksi. Sähköisen huoltokirjan tulee sisältää kiinteistöjen olemassa olevien dokumentaatioiden keräämisen yhteen paikkaan ja mistä dokumentit ovat helposti saatavilla myös mobiilisti. mm. pohjakuvat, tarkastusdokumentit, päivittäisien tehtävien huoltokalenterin ym. Kiinteistöjenylläpitoon huolto- ja hoitosuunnitelmat, kiinteistönhoidon palvelupyynnöt, käyttöpäiväkirjan, kunnossapitoon työkalut, pts-suunnitelmat ja tarkistuslistaukset. Kiinteistön tietojärjestelmään pitää pystyä luomaan sähköinen huoltokirja kiinteistökohtaisesti ja jokaisella kiinteistöllä tulee olla sähköinen ylläpidon huoltokirja ja huoltokalenteri tulee olla sellainen mistä pystytään työt kuittaamaan tehdyksi ja ajastamaan työt päivittäisen ylläpidon tarpeisiin. Käytämme sähköistä huoltokirjaa myös työtehtävien tilaukseen kiinteistönhoidon monitoimiryhmältä, joten sen mahdollistaminen mm. työmääräimien avulla pitää onnistua. Sisäilmastoilmoitukset ja niiden prosessit ovat Äänekosken kaupungille tärkeä osa sähköisen huoltokirjan toimintaa. Raportointipalvelut tulee sisältyä kiinteistöntietojärjestelmään mm. huoltokirja raportit, palvelutuotannon arvioinnit. Ohjelmistoa pitää pystyä käyttämään kätevästi mobiililaitteella. Äänekosken kaupungilla on huollettavia ja hoidettavia kiinteistöjä n. 140 kpl ja rakennusmassaa yhteensä n. 180 000 m². Kiinteistönhoidon huollossa kiinteistöjä on noin 80 kpl. Kiinteistöjen tietojärjestelmä tulee käyttöön ensisijaisesti kiinteistönhoidon ylläpidon työt, mutta järjestelmää tulee pystyä hyödyntämään myös puhtauspalveluiden, viheraluepalveluiden, sekä leikkipihojen/puistojen ylläpidon tehtäviin. Huoltokirjajärjestelmän tulee tukea rakentamislain (751/2023) 139 §ä ja sen nojalla annetuissa voimassa olevissa säädöksissä rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeelle asetettujen vaatimusten täyttämistä. Järjestelmän tulee mahdollistaa rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeen laatiminen, ylläpitäminen ja ajantasaisena pitäminen. Järjestelmää käytetään tilaajan kiinteistökannan ylläpidon ja kunnossapidon suunnitteluun ja seurantaan sekä ulkopuolisten palveluntuottajien hallintaan. Järjestelmän ominaisuuksia ovat mm. kohderekisteri, yhteystiedot, laiterekisteri, huolto-ohjelma, huoltopäiväkirja, palvelupyynnöt, korjausohjelma ja dokumentit. Järjestelmän käyttäjiä ovat tilaajan ylläpidon ja kunnossapidon asiantuntijat, ulkopuoliset palveluntuottajat sekä kiinteistöjen käyttäjät osin (esim. vikailmoitusten laatijoina). Hankintasopimus laaditaan toistaiseksi voimassa olevana 6 kuukauden molemmin puolisella irtisanomisajalla.

Käyttöönottoprojekti alkaa hankintasopimuksen tultua voimaan marraskuussa 2026. Järjestelmän tulee olla tuotantokäyttövalmiudessa arviolta 1.2.2026. Palveluntuottajien toiminnanohjaus tulee tapahtumaan huoltokirjajärjestelmän kautta