Ammatillisen koulutuksen toiminnanohjausjärjestelmän yhteiskehittämishanke

Hankinnan kohteena on ammatillisen koulutuksen järjestäjän toiminnanohjausjärjestelmän toteuttaminen ja käyttöönotto. Ratkaisun tarkoituksena on muodostaa koulutuksen järjestäjän koko toimintaa tukeva tietoon perustuvan johtamisen, resurssien hallinnan ja toiminnan suunnittelun kokonaisuus. Järjestelmä tukee muun muassa opiskelijavirtojen hallintaa, opetuksen ja ohjauksen suunnittelua, henkilöstö- ja tilaresurssien hallintaa, talouden seurantaa sekä toiminnan vaikuttavuuden, tuloksellisuuden ja laadun seurantaa. Hankinnan yhteydessä järjestelmä integroidaan hankintayksikön käytössä olevaan opiskelijahallintojärjestelmään. Hankinta sisältää: toiminnanohjausjärjestelmän yhteiskehittämistä koskevan Yhteiskehittämissopimuksen; järjestelmän käyttöä, toimitusta, käyttöönottoa, ylläpitoa ja jatkokehittämistä koskevan Wilma Plan -sopimuksen; sekä hankinnan kohteen toteuttamiseen liittyvät integraatiot, asiantuntijapalvelut ja käyttöönottopalvelut. Hankinnan tavoitteena on toteuttaa toiminnanohjausratkaisu Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riverian strategiakauden 2026–2029 aikana osaksi hankintayksikön digitaalista toimintaympäristöä.

Hankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaista suorahankintaperustetta. Hankinnan kohteena on ammatillisen koulutuksen järjestäjän koko toimintaa ohjaavan toiminnanohjausjärjestelmän toteuttaminen ja yhteiskehittäminen siten, että ratkaisu integroidaan hankintayksikön käytössä olevaan opiskelijahallintojärjestelmään, joka muodostaa toiminnanohjauksen keskeisen tietolähteen. Hankintayksikkö on tehnyt markkinakartoituksen, jossa selvitettiin markkinoilla olevat vaihtoehtoiset ratkaisut sekä mahdollisuudet toteuttaa hankinnan kohde hankintayksikön toiminnallisissa ja teknisissä reunaehdoissa. Selvityksessä tunnistettiin useita tuotteita ja toimittajia, mutta markkinaselvityksen perusteella yksikään muu ratkaisu ei mahdollistanut hankinnan kohteena olevan toiminnanohjausjärjestelmän toteuttamista yhdessä tarvittavien integraatioiden kanssa ilman merkittävää lisäkehitystä, järjestelmämuutoksia tai opiskelijahallintojärjestelmän vaihtamista. Arvioiduista vaihtoehdoista osa ei mahdollistanut integraatiota nykyiseen opiskelijahallintojärjestelmään, osa edellyttäisi opiskelijahallintojärjestelmän vaihtamista ja osa ei mahdollistaisi hankintayksikön edellyttämää koulutustarjonnan suunnittelua tai toteutusta strategiakauden mukaisessa aikataulussa. Markkinaselvityksen perusteella hankintayksikkö on todennut, että yhteensopivuusvaatimukset, tekninen toteutustapa, toimittajan vaihtamisesta aiheutuvat merkittävät lisäkustannukset sekä toiminnalliset ja tekniset riskit johtavat siihen, että hankinnan voi toteuttaa vain yksi toimittaja. Muiden vaihtoehtojen käyttäminen edellyttäisi käytännössä nykyisen opiskelijahallintojärjestelmän korvaamista tai laajamittaista lisäkehitystä, mikä aiheuttaisi merkittäviä kustannuksia, riskejä ja viivästyttäisi hankintayksikön strategisten tavoitteiden toteuttamista. Hankintayksikkö katsoo markkinaselvityksen perusteella, ettei markkinoilla ole hankinnan kohteeseen nähden järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Suorahankinnan edellytykset hankintalain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaisesti täyttyvät.