Kulunvalvontajärjestelmän ja siihen liittyvien palveluiden hankinta

Espoon kaupunki, Espoon Elä ja Asu Oy, Kiinteistö Oy Matinkylän Uimahalli, Kiinteistö Oy Tapiolan Louhi ja Kiinteistö Oy Espoon Keskuskeittiö (myöhemmin myös Tilaaja) pyytävät tarjouksia Kulunvalvontajärjestelmän ja siihen liittyvien palveluiden hankinnasta. Hankinnan kohteena on Espoon kaupungin sekä Espoon Elä ja Asu Oy:n, Kiinteistö Oy Matinkylän Uimahallin, Kiinteistö Oy Tapiolan Louhen ja Kiinteistö Oy Espoon Keskuskeittiön hallinnoimissa rakennuksissa sijaitsevien Esmikko-kulunvalvontajärjestelmien korvaaminen uudella kulunvalvontajärjestelmällä. Lisäksi hankintaan sisältyy Tilaajan käytössä olevan Abloy OS -kulunvalvontajärjestelmän huolto- ja ylläpitopalvelut. Kohteet sijaitsevat Espoon kaupungin alueella. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo ilman arvonlisäveroa 1 610 000 euroa (alv. 0 %) joka jakautuu seuraavasti: Espoon kaupunki 1 410 000 euroa Espoon Elä ja Asu Oy 50 000 euroa Kiinteistö Oy Matinkylän uimahalli 50 000 euroa Kiinteistö Oy Tapiolan Louhi 50 000 euroa Kiinteistö Oy Espoon Keskuskeittiö 50 000 euroa Toimittajan Palvelun tuottamiseen käyttämien henkilöiden tulee olla suorassa työsuhteessa Toimittajaan pois lukien kaapelointityöt. Kilpailutuksen perusteella muodostetaan puitejärjestely, johon valitaan enintään neljä (4) Toimittajaa etusijajärjestyksessä. Puitejärjestelyn tarkempi kuvaus on liitteellä "Hankinnan kohteen kuvaus". Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouspyyntöön liittyvän ensimmäisen Esmikko-korvauskohteen suunnitelma-asiakirja toimitetaan tarjoajalle sähköpostitse. Asiakirja toimitetaan sen jälkeen, kun tarjoaja on toimittanut allekirjoitetun tarjouspyynnön liitteen "Kilpailutuksen aikainen salassapitositoumus (NDA)" osoitteisiin jari.hamalainen@espoo.fi JA tilapalvelut.kulunhallinta@espoo.fi. NDA tulee toimittaa viimeistään tiistaina 22.9.2026. Suunnitelma-asiakirja toimitetaan sähköpostitse noin kahden (2) arkipäivän kuluessa NDA:n vastaanottamisesta. Allekirjoitetun salassapitositoumuksen toimittaminen määräaikaan mennessä ja suunnitelmaan tutustuminen ovat edellytyksenä kilpailutukseen osallistumiselle. Mikäli tarjoaja ei ole toimittanut NDA:ta määräaikaan mennessä, tarjoaja suljetaan pois kilpailutuksesta. Tilaaja järjestää kohdekäynnin ensimmäiseen Esmikko-korvauskohteeseen tiistaina 29.9.2026 klo 12.00 Tuomarilan päiväkodilla (Puistotie 24, 02760 Espoo). Kohdekäynnille osallistuminen on pakollista. Kohdekäynnille ilmoittaudutaan ja se tehdään sähköpostitse tiistaihin 22.9.2026 mennessä osoitteisiin jari.hamalainen@espoo.fi JA tilapalvelut.kulunhallinta@espoo.fi. Kohdekäynnille ilmoittautuminen on pakollista. Tarjoaja joka ei ole ilmoittautunut kohdekäynnille tai ei osallistu pakolliselle kohdekäynnille, poissuljetaan. Tarkempi kuvaus hankinnan sisällöstä on tarjouspyynnön liitteellä "Hankinnan kohteen kuvaus". Espoon kaupunki ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana.

Hankinnan valmistelu Hankintayksikkö on valmistellut hankintaa arvioimalla markkinoilla olevia vaihtoehtoja ja kilpailuolosuhteita sekä hankinnan toteuttamistapoja. Markkinakartoituksessa on kuultu alan toimijoita sekä suullisesti että kirjallisesti, arvioitu hankinnan jakamista osiin sekä eri toteutusmalleja. Markkinakartoitus on toteutettu siten, ettei yksittäistä toimittajaa ole suosittu ja kartoituksessa on toimittu tasapuolisesti ja avoimesti. Hankinnan valmistelua on tuettu laajalla markkinakartoitus- ja markkinavuoropuheluprosessilla vuosina 2024–2026. Kartoituksen keskeisenä havaintona voidaan todeta, että markkinoilla on useita aktiivisia toimijoita. Kaupunki on pyytänyt potentiaalisilta toimittajilta näkemyksiä hankinnan toteutustavasta, markkinatilanteesta sekä teknisistä ja kaupallisista ratkaisuista. Keskeisenä havaintona voidaan sanoa, että kartoituksessa saaduissa kommenteissa korostuivat järjestelmän avoimuus, elinkaaren hallinta, hankintamallin selkeys, tekniset vaatimukset sekä hinnoittelun ja laadun huomioiminen. Lisäksi markkinatoimijat korostivat toimittajan osaamisen ja resurssien merkitystä laajojen kulunvalvontakokonaisuuksien ylläpidossa, selkeiden vastuunjakojen tärkeyttä sekä huolto- ja palvelutasovaatimusten merkitystä palvelun laadun varmistamisessa. Havaintoja on hyödynnetty hankinnan kohteen määrittelyssä, hankinnan rakenteessa ja soveltuvuusvaatimusten asettamisessa. Keskeinen johtopäätös on, että hankinta voidaan toteuttaa ja hankinta tukee sekä laadukasta palvelua että riittävää kilpailua. Hankinnan valmistelussa on huomioitu hankintalain 65 §:n mukaiset markkinakartoitusta koskevat periaatteet ja hankintayksikkö katsoo valmistelun tukevan kilpailun toteutumista. Hankinnan jakaminen osiin Hankintayksikkö on arvioinut hankinnan jakamista osiin ja päätynyt toteuttamaan hankinnan neljän (4) toimittajan puitejärjestelynä. Ratkaisu perustuu hankinnan kohteeseen, markkinatilanteeseen ja tarkoituksenmukaisen kilpailun edistämiseen. Hankinnan jakamisella pyritään edistämään kilpailua ja pk-yritysten osallistumismahdollisuuksia.