Ekonomisystem till Nykarleby stad

Nykarleby stad söker en lösning som ersätter vårt nuvarande ekonomiförvaltningssystem Intime. Vi behöver en lösning för bokföring, ekonomirapportering till Statskontoret, inköpsreskontra, försäljningsreskontra och fakturering. För den dagliga betalningsrörelsen har vi bankkonton i OP, Danske Bank, Aktia och Nordea. För budgetering och rapportering (de budgetansvarigas ekonomirapportering) använder vi programvaran Opiferus (Softwave Ohjelmistot Oy), som vi kan fortsätta använda, men som ett alternativ kan vi överväga att ta ibruk det program som anbudsgivaren erbjuder. För cirkulation av leverantörsfakturor använder vi Approval (Visma Aquila Oy), som vi kan fortsätta använda, men som ett alternativ kan vi överväga att ta ibruk det program som anbudsgivaren erbjuder. För bankförbindelser använder vi Avalo (Avalosys Oy), som vi kan fortsätta använda, men som ett alternativ kan vi överväga att ta ibruk det program som anbudsgivaren erbjuder. För anläggningstillgångars bokföring använder vi Kasperi (Espina Oy), som vi fortsätter att använda, programmet är inte integrerat med övriga system som staden använder. Koncernbokslutet uppgörs med hjälp av Excel, som vi fortsätter att använda på samma sätt. Antalet användare i nuvarande system: * ekonomiförvaltningssystemet, 5 användare * faktureringsmodulen, 5 användare * budgetering och ekonomirapportering, ca 35 användare * inköpsfakturagranskare och -godkännare, ca 130 användare * bankförbindelser/betalningsrörelsen, 3 godkännare och 3 övriga användare dvs totalt 6 användare Antalet försäljningsfakturor är ca 8000 st/år och antalet inköpsfakturor ca 8500 st/år. Vår målsättning är att det nya ekonomiförvaltningssystemet ska tas i produktionsdrift från och med 1.1.2027. Leverantören planerar ibruktagningsprojektet enligt denna tidtabell. Bokslutet samt ekonomirapporteringen till Statskontoret för 2026 görs med hjälp av det nuvarande Intime-system, varefter användningen av systemet upphör. Tidtabellen kan dock på beställarens begäran senareläggas.Vid jämförelse av offerterna prioriteras den lösning som i en helhetsbedömning bedöms som mest fördelaktig för staden. Vid helhetsbedömningen kan programlösningens pris ge max 70 poäng och bedömningsgrunderna max 30 poäng. Vi önskar att anbudsgivaren lämnar projektplan med beskrivning av tidtabellen för ibruktagningsprojektet (projektledning för ibruktagningen, definition av behörigheter, definition av uppföljningsdimensioner samt konton- och kostnadsställeuppgifter, utbildning av huvudanvändare, användarmanualer, överföring av tidigare material till det nya programmet (migrering)), resursbehovet för både leverantören och beställaren samt en plan för utbildningen.