TIETOPYYNTÖ MARKKINAKARTOITUSTA JA -VUOROPUHELUA VARTEN / Varastonhallinnan ja työlaskutuksen ratkaisun uudistaminen

Tämä ilmoitus on tietopyyntö markkinakartoitusta ja markkinavuoropuhelua varten. Ilmoituksen tarkoituksena on kartoittaa markkinoilla olevia ratkaisuja, toimintamalleja ja toimittajia Porin kaupungin varastonhallinnan ja työlaskutuksen ratkaisun uudistamiseen tai korvaamiseen. Tämä ilmoitus: • ei ole hankintailmoitus • ei ole tarjouspyyntö • ei käynnistä hankintamenettelyä • ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa tässä ilmoituksessa kuvatulla tavalla Tietopyyntöön vastaaminen tai markkinavuoropuheluun osallistuminen ei ole edellytys mahdolliseen myöhempään tarjouskilpailuun osallistumiselle. Osallistuneille yrityksille ei makseta korvausta. Tavoiteltu tulevaisuuden ratkaisu Porin kaupunki hakee markkinoilta näkemyksiä ratkaisusta, joka tukee varastonhallinnan, materiaalien käytön, kustannusten kohdistamisen, työlaskutuksen, laskutusaineiston muodostamisen ja raportoinnin sujuvaa kokonaisuutta. Tavoitteena ei tässä vaiheessa ole lukita ratkaisua tiettyyn tuotteeseen, toimittajaan tai tekniseen toteutustapaan, vaan tunnistaa tarkoituksenmukaiset markkinavaihtoehdot ja hankinnan mahdollinen rajaus. Tavoitteena on kartoittaa, millaiset ratkaisut voisivat tukea erityisesti seuraavia kokonaisuuksia: • varastonhallinnan perusprosessit, kuten nimikkeiden hallinta, vastaanotto, käyttöönotto, siirrot, palautukset, poistot, saldoseuranta, inventointi ja varaston arvon seuranta sekä kalustonvuokraus • materiaalien, työn, polttoaineen ja muiden kustannusten kohdistaminen oikeille työmääräyksille, laskutettaville töille, liikelaitoksille, asiakkaille, kustannuspaikoille tai muille sovituille kohteille • laskutusaineiston muodostaminen, tarkistaminen, hyväksyminen, korjaaminen ja siirtäminen taloushallinnon järjestelmiin hallitusti • käsin tehtävän kirjaamisen, paperiprosessien ja Excel-pohjaisen seurannan vähentäminen • integraatiot taloushallintoon, ostolaskuihin, kalustonhallintaan, polttoainekulutuksen tietoihin ja muihin mahdollisiin tietolähteisiin • raportointi, analytiikka, tiedolla johtaminen, virhetilanteiden seuranta ja laskutusaineiston siirtotilanteiden valvonta • käyttöoikeuksien hallinta, lokitus, muutosten jäljitettävyys ja tietojen siirrettävyys • ylläpidettävä ja dokumentoitu palvelumalli, joka ei perustu yksittäisten henkilöiden hiljaiseen tietoon

Toimittaja ilmoittaa kiinnostuksensa, toimittaa vastaukset ja mahdollisen esittelyaineiston Cloudian / Tarjouspalvelun kautta. Porin kaupunki voi kutsua tietopyyntöön vastanneita toimittajia kahdenvälisiin esittelyihin tai markkinavuoropuheluihin ilmoituksen päätyttyä. Esittelytilaisuuksien tavoitteena on: • saada hankintayksikölle parempi käsitys markkinoilla olevista ratkaisuista • arvioida eri lähestymistapojen soveltuvuutta Porin kaupungin tarpeisiin • tunnistaa vaihtoehtoisia toteutusmalleja, rajauksia, vaiheistuksia ja kehittämispolkuja • syventää ymmärrystä integraatioiden, raportoinnin, automaation ja tiedonhallinnan toteutusvaihtoehdoista • arvioida, miten ratkaisut vähentävät manuaalista työtä ja tukevat varastonhallinnan sekä työlaskutuksen prosesseja Porin kaupunki toimittaa osallistuville toimittajille tarvittaessa etukäteen tarkemman ohjeistuksen, jonka pohjalta esittelyn toivotaan käsittelevän erityisesti ratkaisun soveltuvuutta Porin kaupungin toimintaympäristöön, varastonhallinnan ja työlaskutuksen käyttötapauksiin, toteutus- ja käyttöönottomalleihin, integraatioihin, raportointiin, tietoturvaan, palvelumalliin ja migraatioon. Hankintayksikkö pidättää oikeuden tarkentaa esittelyjen rakennetta, sisältöä ja käytännön toteutusta markkinavuoropuhelun edetessä. Alustava aikataulu Alustavan suunnitelman mukaan markkinakartoitus ja mahdolliset kahdenväliset esittelytilaisuudet toteutetaan syksyllä 2026. Hankinnan valmistelua jatketaan markkinakartoituksen tulosten perusteella. Mahdollinen hankintamenettely ja toteutusaikataulu määritellään myöhemmin erikseen. Hankintayksikkö voi muuttaa aikataulua valmistelun edetessä. Ilmoittautuminen / vastaaminen Kiinnostuneita toimittajia pyydetään ilmoittamaan kiinnostuksestaan osallistua markkinavuoropuheluun sekä toimittamaan alustavat vastaukset seuraavasti: • määräaika: 30.9.2026 klo 12 mennessä • toimitustapa: tietopyyntöön vastaamalla • otsikko: Varastonhallinnan ja työlaskutuksen ratkaisun uudistaminen / tietopyyntö Ilmoittautumisen jälkeen Porin kaupunki voi toimittaa tarkemmat tiedot mahdollisten esittelytilaisuuksien käytännöistä sekä toimittajille annettavasta ohjeistuksesta.