TIETOPYYNTÖ: Asiakkuudenhallinta- ja asiakaspalvelujärjestelmä Helsingin Asumisoikeus Oy:n käyttöön

Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan hankintalain 65 §:n mukainen markkinakartoitus, jonka hankintayksikkö toteuttaa tässä tietopyynnössä kerrotun mukaisesti. Tällä tietopyynnöllä on tarkoitus selvittää otsikon mukaiseen hankintaan liittyviä kysymyksiä. Tietopyynnön tavoitteena on saada kattavasti hankinnan kohdetta koskevaa tietoa tukemaan hankinnan valmistelua, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. Hankintayksikkö ei sitoudu toteuttamaan hankintaa. Päätökset mahdollisen hankintaprosessin käynnistämisestä tehdään markkinakartoituksen jälkeen. HANKINNAN ALUSTAVAN KUVAUKSEN TIIVISTELMÄ Hankinnan kohteena on uusi asiakkuudenhallinta- ja asiakaspalvelujärjestelmä Helsingin Asumisoikeus Oy:n käyttöön. Järjestelmän on tarkoitus tukea ja tehostaa Hason asiakkuudenhallinnan kokonaisprosessia myynnistä ja vuokrauksesta asumisenaikaiseen asiakaspalveluun sekä palvelupyyntöjen, yhteydenottojen ja kumppaniverkoston tehtävien käsittelyyn. Uudella ratkaisulla tavoitellaan nykyistä läpinäkyvämpää, mitattavampaa ja tehokkaampaa toimintamallia sekä nykyisen palvelupyyntöjen käsittelyjärjestelmän korvaamista. Hankittavan järjestelmän tulee palvella Hason sisäisiä käyttäjiä, asukkaita, hakijoita, asumisoikeuden haltijoita sekä ulkoisia palvelukumppaneita. Järjestelmän avulla käsitellään muun muassa asiakaspalveluun, asumiseen, myyntiin, vikailmoituksiin, reklamaatioihin, tilavarauksiin, muutostöihin, laskutukseen ja kumppaneiden toimenpiteisiin liittyviä asioita. Järjestelmän tulee tukea palvelupyyntöjen ohjaamista Hason palvelurakenteessa pyynnön tyypin, sisällön ja kiireellisyyden perusteella. Hankinnan tavoitteena on saada käyttöön helppokäyttöinen, kustannustehokas ja skaalautuva ratkaisu, joka tukee monikanavaista asiointia, asiakaspalvelun ja myynnin työskentelyä, prosessien automatisointia, tekoälyn hyödyntämistä sekä tiedolla johtamista. Ratkaisun tulee mahdollistaa asiakas- ja palvelutietojen hallinta, tarvittavat integraatiot muihin järjestelmiin, käyttöoikeuksien hallinta eri käyttäjäryhmille sekä tietoturvallinen henkilötietojen käsittely. Hankinnan kohteen alustava kuvaus on Liitteessä 1 Hankekuvaus, HASO-asiakaspalvelujärjestelmä-määrittely.

MARKKINAKARTOITUKSEN TAVOITTEET Osana valmistelua hankintayksikkö toteuttaa markkinakartoituksen, joka perustuu julkisten hankintojen ja käyttöoikeussopimusten lain (1397/2016) 65 §:ään. Markkinakartoituksen tavoitteena on tiedottaa toimittajille tulevan hankinnan suunnitelmista ja vaatimuksista. Hankintayksikön tavoitteena on käydä vuoropuhelua toimittajien kanssa, jotta hankinta voidaan toteuttaa tarkoituksenmukaisesti. Tämän tietopyynnön liitteenä on luonnos tarjouspyynnön keskeisimmistä liitteestä. Pyydämme teitä perehtymään materiaaliin huolellisesti ja vastaamaan liitteessä "Kysymys-vastauslomake toimittajille" esitettyihin kysymyksiin. Vastauksianne hyödynnetään hankinnan valmistelussa sekä tarjouspyynnön ja sen liitteiden viimeistelyssä. Kaikki vastaukset käsitellään luottamuksellisesti. Tietoja ei jaeta muille toimittajille ilman kirjallista suostumusta tiedon luovuttamiseen, kuten suostumuksessa on määritelty. MARKKINAKARTOITUKSEN PROSESSI Markkinakartoitus on tarkoitus toteuttaa seuraavasti: 1. Hankintayksikkö julkaisee markkinakartoitusta koskevan ilmoituksen. 2. Toimittajat lähettävät vastauksensa ja kommenttinsa hankintayksikölle määräaikaan mennessä. 3. Hankintayksikkö käsittelee toimittajien kommentit ja pyrkii ottamaan ne huomioon hankinnan valmistelussa ja tarjouspyynnön viimeistelyssä. 4. Hankintayksikkö päättää markkinakartoituksen julkaisemalla hankintailmoituksen ja osallistumispyynnön liitteineen. Hankintayksikkö voi tarvittaessa jatkaa markkinakartoitusta ensimmäisen kommenttikierroksen jälkeen. Markkinavuoropuhelun kieli on suomi. ALUSTAVA AIKATAULU JA MENETTELY Hankintayksikön tarkoitus on toteuttaa tarjouskilpailu hankintalain tarkoittamana kilpailullisena neuvottelumenettelynä. Käytettävä menettely voi muuttua ennen hankintailmoituksen julkaisua. - Markkinakartoituksen toteutus: 9/2026. - Osallistumispyynnön viimeistely ja tarjouskilpailun käynnistäminen ja hankintailmoituksen julkaisu: syys-lokakuussa 2026. - Osallistumishakemusten jättämisen määräaika ja tarjoajavalinta: loka-marraskuussa 2026. - Neuvottelut tarjoajiksi valittujen kanssa alkaen vk 2/2027 Mahdollisen tarjouskilpailun tarkempi aikataulu täsmentyy hankintailmoituksen julkaisuhetkellä. Toimittajilla on mahdollisuus esittää kommentteja aikataulusta osana markkinakartoitusta. OSALLISTUMINEN MARKKINAKARTOITUKSEEN Toimittajan, joka on kiinnostunut osallistumaan markkinakartoitukseen, tulee ilmoittaa osallistumisensa toimittajaportaalissa (Tarjouspalvelu). Ilmoituksen yhteydessä toimittajan tulee ilmoittaa omat tietonsa (esim. liikesalaisuudet) myöhemmin annettavien ohjeiden mukaisesti. Markkinakartoitukseen vastaaminen ei sido potentiaalista toimittajaa eikä ole edellytys osallistumiselle varsinaiseen tarjouskilpailuun myöhemmin. Markkinakartoitukseen vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei vaikuta potentiaalisen toimittajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa.