Toimittajakumppanin kilpailutus avoimen lähdekoodin eVakan-toiminnanohjausjärjestelmään

Satakunnan mukana olevat kunnat olivat hankkimassa yhdessä varhaiskasvatuksen eVaka-toiminnanohjausjärjestelmän SaaS-palveluna. Ensimmäisessä vaiheessa hankkeeseen ovat sitoutuneet Pori, Merikarvia, Kankaanpää ja Ulvila. Optiona hankkeessa ovat Huittinen, Pomarkku, Karvia, Harjavalta ja Kokemäki. Kokonaisuudessaan järjestelmän käyttäjiksi arvioidaan tulevan: • noin 30 pää-/vastuukäyttäjää • noin 60 yksikön johtajaa ja apulaisjohtajaa • vajaa 900 varhaiskasvatuksen työntekijää • noin 5000 lasta • noin 10 000 huoltajaa Sopimuskausi Sopimuskausi: 3 vuotta, jonka jälkeen sopimuskausi jatkuu toistaiseksi voimassa olevalla optiokaudella. Tilaaja päättää optiokauden käyttöönotosta itsenäisesti ja ilmoittaa siitä toimittajalle kirjallisesti viimeistään kuusi (6) kuukautta etukäteen. Sopimuskauden alkamistavoite on 26.06.2026. Sopimuskausi alkaa kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja molempien allekirjoitettua sopimuksen. Kokonaisuudet jakautuvat kuntakohtaisesti tarkemmin tämän dokumentin lisätiedoissa. Varhaiskasvatuksen palvelut hankkeessa mukana olevissa kunnissa Kunnissa varhaiskasvatus koostuu seuraavista palvelumuodoista: • kunnalliset päiväkodit • perhepäivähoito • ryhmäperhepäivähoito • palvelusetelipäiväkodit Osassa kunnista järjestetään lisäksi aamu- ja iltapäivätoimintaa. Hankkeen organisointi ja aikataulu Pori toimii hankkeen veturina ja vastaa kuntien välisen yhteistyön kehittämisestä myös käyttöönoton jälkeen. Toimittajakumppani valitaan kuntien yhteispäätöksellä, mutta jokainen kunta tekee oman sopimuksensa palveluntuottajan kanssa. Tavoiteaikataulu: • Vaihe 1 -kuntien sopimukset: kesän ja syksyn 2026 aikana • Optiokuntien sopimukset: sopimuskauden (36 kk) aikana siten, että myös käyttöönottoprojekti ehditään toteuttaa sopimuskauden puitteissa. Hankinnan tavoitteet Hankinnan päätavoitteena on saada toimittajakumppani, joka: 1. tarjoaa eVakan toimintavarmana SaaS-palveluna 2. vastaa käyttöönottoprojektista ja ylläpidosta yhdessä kuntien kanssa 3. omaa riittävät resurssit ohjelmiston käytön tukeen ja kehittämiseen Lisäksi hankkeella tavoitellaan: • työn sujuvuuden, tehokkuuden ja mielekkyyden parantamista • järjestelmäkirjon vähentämistä siirtymällä yhteen kokonaisvaltaiseen järjestelmään • manuaalisten työvaiheiden automatisointia • työajan säästöjä ja mahdollisuuksia hyödyntää tekoälyä tulevaisuudessa

Porin kaupungin varhaiskasvatuksen henkilöstömäärä on n. 650 henkilöä, päiväkoteja on 28, lapsien lukumäärä varhaiskasvatuksessa on n. 3000 ja huoltajien arvioitu määrä on 6000. Pääkäyttäjiä / vastuukäyttäjiä on 6 kpl, yksikön johtajia ja apulaisjohtajia 35 kpl. Ulvilan kaupungin varhaiskasvatuksen henkilöstömäärä on n. 130 henkilöä, päiväkoteja on 6 (syksy 2026), lapsien lukumäärä varhaiskasvatuksessa on n. 500 ja huoltajien arvioitu määrä on 1000. Pääkäyttäjiä / vastuukäyttäjiä on 3 kpl, yksikön johtajia ja apulaisjohtajia 4 kpl. Merikarvian kunnan varhaiskasvatuksen henkilöstömäärä on n. 25 henkilöä, päiväkoteja on 1, lapsien lukumäärä varhaiskasvatuksessa on n. 115 ja huoltajien arvioitu määrä on 230. Pääkäyttäjiä / vastuukäyttäjiä on 2 kpl, yksikön johtajia ja apulaisjohtajia 2 kpl. Kankaanpään kaupungin varhaiskasvatuksen henkilöstömäärä on n. 100 henkilöä, päiväkoteja on 7, lapsien lukumäärä varhaiskasvatuksessa on n. 450 ja huoltajien arvioitu määrä on 900. Pääkäyttäjiä / vastuukäyttäjiä on 2 kpl, yksikön johtajia ja apulaisjohtajia 7 kpl. OPTIOKUNNAT: Huittisten kaupungin varhaiskasvatuksen henkilöstömäärä on n. 90 henkilöä, päiväkoteja on 5, lapsien lukumäärä varhaiskasvatuksessa on n. 380 ja huoltajien arvioitu määrä on 750. Pääkäyttäjiä / vastuukäyttäjiä on 2 kpl, yksikön johtajia ja apulaisjohtajia 3 kpl. Pomarkun kunnan varhaiskasvatuksen henkilöstömäärä on n. 20 henkilöä, päiväkoteja on 1, lapsien lukumäärä varhaiskasvatuksessa on n. 80 ja huoltajien arvioitu määrä on 160. Pääkäyttäjiä / vastuukäyttäjiä on 5 kpl, yksikön johtajia ja apulaisjohtajia 2 kpl. Karvian kunnan varhaiskasvatuksen henkilöstömäärä on n. 20 henkilöä, päiväkoteja on 1, lapsien lukumäärä varhaiskasvatuksessa on n. 70 ja huoltajien arvioitu määrä on 140. Pääkäyttäjiä / vastuukäyttäjiä on 2 kpl, yksikön johtajia ja apulaisjohtajia 2 kpl. Harjavallan kaupungin varhaiskasvatuksen henkilöstömäärä on n. 65 henkilöä, päiväkoteja on 3, lapsien lukumäärä varhaiskasvatuksessa on n. 250 ja huoltajien arvioitu määrä on 500. Pääkäyttäjiä / vastuukäyttäjiä on 3 kpl, yksikön johtajia ja apulaisjohtajia 5 kpl. Kokemäen kaupungin varhaiskasvatuksen henkilöstömäärä on n. 75 henkilöä, päiväkoteja on 2, lapsien lukumäärä varhaiskasvatuksessa on n. 225 ja huoltajien arvioitu määrä on 450. Pääkäyttäjiä / vastuukäyttäjiä on 3 kpl, yksikön johtajia ja apulaisjohtajia 3 kpl.